Штатний розпис: основні моменти

Що це за документ?

На жаль, ані в КЗпП, ані в інших нормативних документах немає визначення такого поняття, як «штатний розпис». Фахівці Мінсоцполітики в листі від 13.09.2019 № 1127/0/204-19, а фахівці Мінекономіки в листі від 16.12.2020 № 3512-06/74414-09 роз’яснили, що

Розробляється такий документ з урахуванням особливостей кожного окремого підприємства, установи, організації, його структури та Положення про оплату праці і містить у собі:

— найменування професій (посад);

— чисельність персоналу;

— оклади для кожної професії (посади).

Звісно, окрім цієї інформації, в штатному розписі доречно прописувати також найменування структурних підрозділів, розмір надбавок та доплат (за наявності), а також визначати місячний та річний фонд зарплати для працівників відповідної посади (професії) та в цілому по підприємству. Але докладніше про це ми поговоримо у статті «Штатний розпис: як скласти та затвердити» // «Оплата праці», 2024, № 24.

Чи він обов’язковий?

Зауважте, що чинне трудове законодавство не містить вимоги мати штатний розпис кожному суб’єкту господарювання. Водночас у ч. 3 ст. 64 ГКУ* зазначено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

* Господарський кодекс України від 16.01.2003 № 436-IV.

Тому контролюючі органи завжди наполягали на тому, що затверджувати штатний розпис повинно кожне підприємство (лист Мінсоцполітики від 27.06.2007 № 162/06/187-07). На необхідності мати штатний розпис наполягає і Мінекономіки (лист Мінекономіки від 16.12.2020 № 3512-06/74414-09).

Виняток — ФОП. На думку Мінсоцполітики, мати штатний розпис таким суб’єктам господарювання не обов’язково (листи Мінсоцполітики від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133). А отже, складати цей документ чи ні, кожен з підприємців-роботодавців вирішує самостійно.

Проте, на нашу думку, наявність штатного розпису у ФОП дозволить їм безпечніше проходити перевірки Держпраці.

Форма штатного розпису

Одразу скажемо, єдиної уніфікованої форми штатного розпису для усіх підприємств, установ, організацій не існує.

Ба більше, на сьогодні форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних підприємств, установ і організацій, зокрема наказом Мінфіну № 57* (загальна та типова**).

* Наказ МФУ «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 № 57.

** У примітці до загальної форми штатного розпису зазначено, що її складають органи державного управління та місцевого самоврядування. Всі інші організації та установи застосовують форму типового штатного розпису.

Будьте уважні: для бюджетних установ окремих галузей може бути затверджена своя форма штатного розпису. Як це зроблено, наприклад, для установ, що фінансуються з держбюджету і належать до сфери управління Мінкультури (див. наказ Мінкультури від 12.03.2014 № 142).

Інші суб’єкти господарювання мають розробити форму штатного розпису самостійно (у довільній формі), виходячи зі структури підприємства, чисельності працівників тощо. При цьому за основу вони можуть узяти, наприклад:

— або «бюджетну» форму (лист Мінсоцполітики від 25.04.2013 № 336/13/155-13);

— або уніфіковану форму штатного розпису, наведену у Збірнику № 7*.

* Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.

Строк дії

Для комерційних підприємств періодичність затвердження штатного розпису, а також його оновлення та внесення змін до нього законодавством не регламентована. Тому в цьому питанні такі підприємства діють на власний розсуд (на підставі ст. 64 ГКУ).

Щодо бюджетних установ, організацій, то вони мають затверджувати свої штатні розписи у місячний строк з початку кожного бюджетного періоду (п. 45 Порядку № 228*). Тобто щорічно.

* Порядок складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 № 228.

До речі, такої періодичності Мінсоцполітики радить притримуватись й комерційним підприємствам (див. лист від 28.12.2016 № 1812/0/101-16/284).

Строк зберігання

Штатні розписи та переліки змін до них зберігаються (п. 37 Переліку № 578/5*):

— підприємствами, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду (НАФ), — постійно;

— підприємствами, у діяльності яких НЕ створюються документи НАФ, — 75 років;

— в інших організаціях — 3 роки.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Проєкти штатних розписів та інші документи з їх розроблення (довідки, пропозиції, висновки) зберігають 3 роки (ст. 38 Переліку № 578/5).

Відповідальність

Відсутність на підприємстві, в установі, організації затвердженого штатного розпису може бути розцінена фахівцями Держпраці як порушення вимог законодавства про працю (лист Мінсоцполітики від 25.04.2013 № 336/13/155-13).

А раз так, то за таке порушення:

— підприємству, установі, організації загрожують фінансові санкції у вигляді штрафу у розмірі 1 МЗП (у 2025 році — 8000 грн) (ч. 2 ст. 265 КЗпП). Хоча у період дії воєнного стану, якщо роботодавець виконає у повному обсязі та у встановлений строк приписи про усунення порушень, виявлені органом Держпраці під час перевірки, то цей штраф не застосовуватиметься (ст. 16 Закону № 2136);

— посадовим особам підприємства, установи організації — адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП*).

* Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X.

Тому складанням цього документа нехтувати не слід.