Перехідні відпускні в Д1 не розбили за місяцями — виправляємося

Відпускні в Д1

Правила відображення відпускних в Об’єднаній звітності встановлені в Порядку № 4*.

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4.

При відображенні відпускних у Д1 є важливі нюанси. Для більшого розуміння нагадаємо правила відображення відпускних у Д1.

Відпускні в Д1 відображають:

— у тому місяці звітного кварталу, в якому вони нараховані в бухобліку;

— в окремих від зарплати рядках;

— з особливим для відпустки КТН «10» у графі 09;

— з розбивкою за місяцями, на які ці відпускні припадають. При цьому у графі 10 проставляють місяць і рік, на дні якого припадає частина відпустки та нараховані відпускні.

Чому важливо в Д1 правильно показати перехідні відпускні?

По-перше, щоб не порушувати правила, передбачені Порядком № 4.

По-друге, щоб «посадити» до персоніфікованого обліку в реєстр застрахованої особи суму відпускних у той місяць, за який вона нарахована.

По-третє, щоб уникнути проблем у подальшому. Адже якщо працівник захворіє і до розрахункового періоду ввійде місяць перехідної відпустки (де її відображено неправильно), матимемо викривлені дані щодо виплат у розрахунку. Тут можуть виникнути складнощі в поданні заяви-розрахунку до ПФУ (не зійдеться сума). І при перевірці контролерами ПФУ така помилка може привести до штрафів.

Наведемо приклад відображення в Д1 перехідних відпускних.

У Д1 за травень відображаємо суму відпускних з розбивкою за місяцями та окремо від зарплати. Тобто на працівника формуємо три рядки: один для зарплати і два інших для відпускних відповідно за травень і червень. У Д1 за червень показуємо тільки зарплату за червень (див. рис. 1).

Рис. 1. Класика відображення перехідних відпускних у Д1

Зауважте, у Д1 за червень зарплата менша за мінімалку, але тут не потрібно виконувати вимогу про сплату ЄСВ з МЗП і визначати додаткову базу. Оскільки в підсумку загальна фактична база нарахування ЄСВ за червень становить 16162,70 грн (зарплата за червень 6125,00 + відпускні за червень 10037,70).

Далі розглянемо, як виправити помилку, якщо відпускні не розбили за місяцями.

Перехідні відпускні в Д1 не розділили за місяцями

Помилку треба виправити. Як діятимемо? Шляхом видалення одного рядка і додавання двох із застосуванням у графі 25 «1» та «0»? Ні! Так не вийде. Ця ситуація не належить до несумової помилки, а строк звітування за перший квартал уже сплив.

Можливо, із застосовуванням КТН «2» та «3» у графі 09? Ні, обійдемося без штрафонебезпечних кодів. Як же тоді виправити помилку?

Потрібно просто зняти помилково відображені квітневі відпускні з березня шляхом відображення їх зі знаком «мінус» (Порядок № 4 дозволяє відображати відпускні в Д1 з від’ємним значенням) і додати таку ж суму відпускних у квітень.

Отже, щоб виправити помилку в наведеній ситуації, виправлятимемося в Д1 з типом «Звітний» за II квартал 2024 року. Оскільки помилка виявлена на стадії його формування, то відкоригуємо відпускні в Д1 за квітень 2024 року.

1. Спочатку зменшимо суму відпускних за березень 2024 року. Для цього вводимо рядок, в якому, серед іншого:

— у графі 09 проставляємо код «10»;

— у графі 10 — місяць, за який зніматимемо суму відпускних, — у нашому випадку це березень 2024 року;

— у графах 16 і 17 — суму, яку знімаємо, зазначаємо з мінусом. У березні було зазначено всю суму відпускних 9172,80 грн. Нам треба залишити без змін тільки березневу суму 2675,40 грн за дні відпустки березня, а 6497,40 грн за дні відпустки квітня зняти. Отже, віднімаємо квітневі відпускні (-6497,40 грн).

2. Введемо суму відпускних за квітень. Для цього формуємо рядок, в якому заповнюємо, зокрема:

— у графі 09 — код «10»;

— у графі 10 — місяць, за який відпускні нараховані, — квітень 2024 року;

— у графах 16 і 17 суму відпускних за квітень — 6497,40 грн.

Отаким нехитрим способом відпускні працівника спрямовуємо у свої місяці, як це має бути. На рис. 2 зображено приклад виправлення в Д1 з типом «Звітний» за квітень 2024 року нерозподілених у березні 2024 року перехідних відпускних.

Рис. 2. Виправлення відображених без розбиття за місяцями перехідних відпускних у Д1

До речі, виправляти нерозподілені відпускні в Д1 наведеним способом можна в будь-якому місяці наступних звітних Д1. Наприклад, якщо б у ситуації, яку ми розглядали, помилка була б виявлена у вересні 2024 року, то виправити її можна в будь-якому з місяців Д1 III кварталу 2024 року аналогічно до виправлення, наведеного у прикладі 2.