07.07.2008
Довіреність на отримання ТМЦ: чи потрібна вона підприємцю
Нещодавно ми писали про те, що бланки довіреностей на отримання ТМЦ тепер уже не суворі, у зв’язку з цим Мінфін своїм наказом уніс деякі зміни до Інструкції про порядок реєстрації довіреностей № 99. Ці події підігріли інтерес читачів до порядку застосування довіреностей у цілому. Про це — наша сьогоднішня розмова.
Олеся александрова, консультант газети «Власне Діло»
Документи статті
ЦКУ
— Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV.КУпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X.Інструкція № 99
— Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернених і використаних довіреностей на отримання цінностей, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 16.05.96 р. № 99.Інструкція № 20/5
— Інструкція про порядок учинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджена наказом Мін’юсту України від 03.03.2004 р. № 20/5.
Чи потрібна підприємцю довіреність (якщо він сам отримує ТМЦ)
Якщо підприємець
сам отримує ТМЦ у постачальника, то довіреність йому не потрібна. Так, у листі Мінфіну від 31.10.2000 р. № 053-29151 зазначено, що відпуск цінностей фізичній особі — підприємцю не потребує подання довіреності в разі, якщо ця фізична особа особисто отримує цінності і має при собі паспорт або інший документ, що посвідчує особу. Крім паспорта, при собі треба мати й Свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності. При цьому дані пред’явлених документів (номер, орган, дата видачі) зазначаються в первинних документах, якими оформляється відпуск цінностей (накладна, товарно-транспортна накладна).А ось якщо підприємець доручає отримати цінності іншій особі — працівнику, який перебуває з ним у трудових відносинах, то разом з паспортом або іншим документом, що посвідчує особу, така особа повинна надати довіреність. При цьому така довіреність може бути оформлена або:
— відповідно до вимог
ЦКУ, із зазначенням у ній даних про Свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності;— у вигляді звичної довіреності типової форми № М-2 довідка 1 з підписом і печаткою фізичної особи.
Для підприємців, які вирішать користуватися довіреністю, що оформляється відповідно до
ЦКУ, зауважимо, що форма довіреності має відповідати формі договору, за яким отримують ТМЦ. Інакше кажучи, якщо ТМЦ отримують за довіреністю в рамках договору, засвідченого нотаріально, довіреність на отримання ТМЦ теж має бути засвідчена нотаріально.
У яких випадках потрібна довіреність, якщо ТМЦ отримує працівник
Як зазначено в
Інструкції № 99, товарно-матеріальні цінності (далі — ТМЦ): сировина, матеріали, паливо, запчастини, інвентар, худоба, насіння, добрива, інструменти, товари, основні засоби та інші ТМЦ, а також грошові документи та цінні папери відпускаються покупцям або передаються безкоштовно тільки за довіреністю одержувачів.Тобто, якщо підприємець посилає свого найманого працівника отримати ТМЦ у іншого суб’єкта підприємництва, на такого працівника потрібно виписати довіреність.
При цьому слід мати на увазі:
якщо працівник придбаватиме товар за готівку, то довіреність не потрібна.А якщо між фактом оплати ТМЦ та їх отриманням існує часовий розрив, то в цьому разі отримання ТМЦ обов’язково має супроводжуватися пред’явленням продавцю товарів довіреності на їх отримання.
Так, обов’язково потрібна довіреність і в тому разі, коли ТМЦ отримують
за безготівковим розрахунком або в рамках бартерних операцій.Довіреність на отримання ТМЦ треба пред’являти навіть тоді, коли товар суб’єкт підприємництва отримує за договорами, що не передбачають переходу права власності (за договором
комісії , договором на переробку давальницької сировини тощо). Якщо підприємець доручає найманому працівнику забрати ТМЦ з ремонту, відповідального зберігання, такому працівнику і в цьому разі знадобиться довіреність, щоб пред’явити її тому СПД, у якого треба буде отримати цінності.Тобто довіреність видається практично при будь-якому відпуску цінностей.
Коли не потрібна довіреність
Довіреність на отримання цінностей не потрібна при:
— придбанні цінностей за готівковим розрахунком. Виняток становлять бланки суворого обліку і суворої звітності, придбання яких за готівку вимагає пред’явлення довіреності на їх отримання покупцем;
— централізовано-кільцевих перевезеннях (за умови, що одержувач цінностей за підписом керівника (підприємця) і головного бухгалтера (або інших осіб, уповноважених підписувати довіреності) повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), якою довірена особа, що приймає цінності, засвідчуватиме свій підпис на супровідних документах про отримання цінностей;
— отриманні цінностей особисто приватним підприємцем, що пред’явив при цьому паспорт (або інший документ, що посвідчує особу) і Свідоцтво про держреєстрацію (
листи Мінфіну України від 31.10.2000 р. № 053-29151 та від 06.11.2000 р. № 053-4154);— перевезенні вантажу стороннім автоперевізником (оскільки в цьому разі роль довіреності виконуватимуть подорожній лист і ТТН);
— придбанні цінностей звичайними громадянами — кінцевими споживачами (несуб’єктами підприємницької діяльності) незалежно від форми розрахунків (оскільки дія
Інструкції № 99 на звичайних громадян не поширюється).
Чи потрібно підприємцю вимагати довіреність?
Вище ми говорили про випадки, коли підприємець виписує працівнику довіреність на отримання ТМЦ.
А якщо до підприємця приходять працівники інших підприємств (підприємців), чи потрібно в цьому разі підприємцю вимагати від них довіреність? З цього приводу в Інструкції № 99 (з урахуванням останніх унесених до неї змін) зазначено таке:«
Відпуск фізичною особою — підприємцем підприємству цінностей, розрахунки за які проводяться в безготівковій формі, а також таких, які передаються безоплатно або за товарообмінними операціями, здійснюється за умови надання підприємцю довіреності підприємства».Отже,
підприємець у свою чергу теж повинен вимагати надання довіреності на отримання ТМЦ від працівників підприємств (підприємців), які отримують у нього (підприємця) ТМЦ за договорами купівлі продажу, дарування, у межах бартерних операцій, за договором зберігання, виконання робіт тощо, тобто в усіх випадках, про які йшлося вище.
Порядок виписування довіреності
Якщо в результаті діяльності в підприємця виникає необхідність виписувати своїм працівникам довіреність на отримання ТМЦ, то він повинен дотримуватися умови їх обліку, реєстрації, виписки, які передбачені
Інструкцією № 99.Ще раз зауважимо, що з
17.04.2008 р. бланки довіреностей на отримання матеріальних цінностей типової форми № М-2 перестали бути бланками суворої звітності (постанова КМУ від 17.04.2008 р. № 381, див. «ВД», 2008, № 9, с. 9).Незважаючи на це, усі видані довіреності, як і раніше, повинні
реєструватися в спеціальному Журналі реєстрації довіреностей типової форми № М-3. Цей Журнал має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою та підписами підприємця і головного бухгалтера підприємця (якщо він у нього є).Підприємець, який не збирається сам займатися виписуванням довіреностей на отримання ТМЦ для найманих працівників, може своїм розпорядженням покласти цей обов’язок на іншу особу (свого найманого працівника), яка здійснюватиме виписування і реєстрацію виданих, повернених і використаних довіреностей. При цьому видана найманому працівнику довіреність має бути підписана підприємцем і особою, відповідальною за її виписування.
Окремо хотілося б розглянути питання, що стосується заповнення колонки «Найменування цінностей» у табличній частині довіреності. Як вимагає
Інструкція № 99, при виписуванні довіреності перелік цінностей, які належить отримати за нею (графа «Найменування цінностей» у бланку довіреності), заповнюється обов’язково із зазначенням назви і кількості цінностей для отримання, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпуск цінностей (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо). Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.Під табличною частиною ставиться підпис особи, яка одержує довіреність.
Нумерація виданої протягом року довіреності є крізною
(вимога про крізну нумерацію довіреності протягом року діє з 1 червня 2008 року).Тепер такий момент. Якщо найманий працівник підприємця повинен отримувати ТМЦ з одного складу або в одному місці, але за декількома відпускними документами, то згідно з
Інструкцією № 99 підприємець має право виписати йому одну довіреність із зазначенням у ній номерів і дат видачі всіх нарядів, рахунків та інших таких документів. Якщо ж ТМЦ мають бути отримані на різних складах, то дозволяється одночасно видавати декілька довіреностей.Після відпуску ТМЦ довіреність залишається у продавця. Якщо відпуск проводиться частинами, то довіреність залишається у продавця при першому відпуску, а в накладній на всі частини цієї партії товару зазначаються серія і номер однієї довіреності.
Забороняється видавати довіреність, яка повністю або частково не заповнена, не має зразків підписів осіб, на ім’я які вони виписані.
Тепер відповімо на таке запитання: чи завжди в графі довіреності «Документ, що посвідчує особу» наводяться виключно паспортні дані довіреної особи — одержувача цінностей? Чи можуть у ній зазначатися реквізити інших документів, що посвідчують особу?
Як передбачено
пунктом 12 Інструкції № 99, при отриманні цінностей довірена особа підприємця повинна пред’явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу, вид і реквізити якого зазначаються в довіреності.Роз’яснення про те, що розуміти під такими документами, які посвідчують особу, наводилися в
листі Мінфіну України від 19.01.2005 р. № 31-04200-20-10/821. Зокрема, в ньому Мінфін роз’яснювало, що при заповненні довіреності, крім паспорта громадянина України, документами, котрі посвідчують особу, можна вважати документи, які визначені Інструкцією № 20/5. Нагадаємо, що згідно з пунктом 13 цієї Інструкції такими документами є:— паспорт громадянина України для виїзду за кордон (закордонний паспорт);
— дипломатичний або службовий паспорт;
— посвідчення особи моряка;
— посвідка на проживання особи, яка проживає в Україні, але що не є громадянином України;
— національний паспорт іноземця або документ, що його замінює;
— водійське посвідчення;
— посвідчення учасника ВВВ;
— посвідчення, видане за місцем роботи фізичної особи, тощо.
Чи може підприємець виписати довіреність не своєму працівнику
Ситуація, коли підприємцю треба буде виписати довіреність особі, яка не є його найманим працівником, може виникнути, коли, наприклад, отримувані за довіреністю цінності знаходитимуться на зберіганні не в підприємця, а на складі в іншого підприємства (підприємця), і отримувати їх буде найманий працівник цього підприємства. У цьому разі підприємець (або відповідальна за виписування довіреності особа з дозволу підприємця) має право виписати довіреність «чужому» працівнику, але
тільки за умови, що підприємство (підприємець), на якому працює ця особа, видало йому довіреність на отримання тих же цінностей і в тій же кількості.У решті випадків довіреність на отримання цінностей підприємець може виписати тільки своєму найманому працівникові.
Термін дії довіреності
Термін дії довіреності встановлюється залежно від можливості отримання і вивезення відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, проте не більше ніж на 10 днів. Відлік цих 10 днів проводиться з дня видачі.
Як звітувати про використання довіреності
Найманий працівник підприємця, якому видана довіреність, повинен не пізніше наступного дня після кожного випадку доставки отриманих за довіреністю цінностей (причому незалежно від того, отримані цінності за довіреністю повністю чи частково), надати працівнику підприємця, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, документ про отримання цінностей та їх здавання на склад (комору) або матеріально відповідальній особі.
Невикористану довіреність має бути повернуто працівнику, призначеному підприємцем відповідальним за їх виписування, реєстрацію та облік, не пізніше наступного дня після закінчення терміну дії довіреності.
Особа, відповідальна за виписку, реєстрацію та облік бланків довіреностей, повинна зробити відповідну відмітку в Журналі реєстрації довіреностей про її використання або повернення. При цьому в Журналі робиться відмітка про номери документів (накладних, актів тощо) на отримання цінностей або про дату повернення довіреності. Повернена невикористана довіреність погашається написом «Не використана» і зберігається протягом терміну, встановленого для зберігання первинних документів (три роки).
Працівникам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану довіреність, термін дії якої закінчився, нову довіреність видавати не можна.
У яких випадках забороняється відпуск ТМЦ за довіреністю
Згідно з
Інструкцією № 99 забороняється відпуск ТМЦ за довіреністю:— виданою з порушенням установленого порядку заповнення або з незаповненими реквізитами;
— що має виправлення і помарки, не підтверджені підписами осіб, які її підписали;
— з терміном дії, що минув;
— про анулювання якої є повідомлення суб’єкта підприємництва — одержувача;
— у разі якщо особа, що пред’являє довіреність, не може надати документ, що посвідчує особу.
Нюанси виписування довіреності за договорами комісії
При укладенні договору комісії на продаж передача ТМЦ від комітента комісіонеру здійснюється на підставі довіреності комісіонера (одержувача ТМЦ). При цьому адреса і реквізити комісіонера наводяться у верхній частині такої довіреності. Що стосується адреси та банківських реквізитів підприємства (підприємця), що оплачує ТМЦ, то оскільки покупець, який придбаватиме й оплачуватиме такі ТМЦ, комісіонеру, як правило, ще не відомий, то вважаємо, що в цьому разі комісіонер має право ці рядки довіреності не заповнювати, а поставити в них прокреслення.
У разі коли укладено договір комісії на купівлю, передача придбаних цінностей від комісіонера комітенту здійснюється за довіреністю комітента. При цьому у верхній частині такої довіреності зазначаються адреса і реквізити комітента (одержувача цінностей), після чого наводяться адреса та банківські реквізити СПД, що оплачує цінності (також комітента). Далі зазначаються дата видачі довіреності і дата закінчення терміну її використання, а також наводяться відомості про особу, на яку покладається відповідальність отримати цінності. У нижній частині такої довіреності зазначається підприємство (підприємець), що видає цінності (у цьому разі комісіонер), і документ (документи, якщо їх декілька), на підставі якого здійснюється відпуск ТМЦ (при укладенні договору комісії такими документами, наприклад, можуть бути: акт приймання-передавання ТМЦ і сам договір комісії).
У відносинах між комісіонером і продавцем (покупцем) ТМЦ довіреність виписується в загальному порядку.
Довіреність при централізовано-кільцевих перевезеннях
Як передбачено
пунктом 8 Інструкції № 99, довіреність на отримання цінностей, доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, може видаватися строком на 1 календарний місяць.Разом з тим при дотриманні певних умов для отримання цінностей, що доставляються централізовано-кільцевими перевезеннями, довіреність можна не виписувати. Такі особливі умови застережено в
пункті 13 Інструкції № 99.Так, при централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей їх відпуск постачальниками може здійснюватися без довіреності, якщо одержувач цінностей за підписом керівника (підприємця) і головного бухгалтера (або інших осіб, уповноважених підписувати довіреності) повідомив постачальника про зразок печатки (штампа), яким матеріально відповідальна особа, яка приймає цінності, засвідчуватиме свій підпис на супровідних документах про отримання цінностей (накладній, акті, ордері тощо). Таке повідомлення, як правило, оформляється у вигляді доповнення або додатка до договору на поставку цінностей.
Зауважимо, що
централізовано-кільцеві перевезення — це перевезення, за якими вантажовідправником (товаровиробником, товаропостачальником тощо) здійснюється систематичне завезення товарно-матеріальних цінностей за узгодженими на певний період параметрами (кількість, асортимент, час тощо) за адресою одного або більше замовників (лист Мінфіну України від 05.03.2002 р. № 053-2930).Водночас слід зауважити, що немає жодних роз’яснень щодо тлумачення таких критеріїв, як «систематичне завезення» й «узгодження на певний період». Зважаючи на таку невизначеність, наприклад, уже третя поставка цінностей через певний проміжок часу може розглядатися як систематичне завезення. Тому для обґрунтування відпуску цінностей без довіреності доцільніше безпосередньо в договорі зазначити про те, що поставка цінностей здійснюватиметься централізовано-кільцевим завезенням. При цьому на підтвердження критерію узгодженості можна заручитися листом (або іншим документом) СПД-покупця про попереднє замовлення.
Яка відповідальність загрожує за невикористання довіреностей
Невиписування довіреності на отримання цінностей є порушенням порядку ведення бухгалтерського обліку, що тягне за собою адміністративну відповідальність — накладення адмінштрафу згідно зі
статтею 1642 КУпАП у розмірі від 136 до 255 грн. (від 8 до 15 нмдг громадян). За те ж саме правопорушення, вчинене повторно протягом року, розмір адмінштрафу становить від 170 до 340 грн. (від 10 до 20 нмдг). Разом з тим згідно зі статтею 2341 КУпАП такий адмінштраф можуть накладати тільки органи державної контрольно-ревізійної служби (ДКРС).Виходить, що приватним підприємцям штрафні санкції за невиписування довіреності не загрожують. Адже приватні підприємці бухгалтерського обліку не ведуть, а отже, покарати їх за порушення правил його ведення неможливо. Щоправда,
Мінфін у листі від 31.10.2000 р. № 053-29151 указувало на те, що невиконання підприємцями вимог Інструкції № 99 тягне за собою порушення встановленого в Україні порядку ведення бухгалтерського обліку та звітності, за які передбачено адмінвідповідальність за статтею 1642 КУпАП. Проте з Мінфіном у цьому разі ми не можемо погодитися з огляду на те, що, як уже наголошувалося, підприємці відношення до бухгалтерського обліку не мають.Та все ж ставитися недбало до довіреності не варто. По-перше, якщо підприємець не випише довіреність своєму працівнику, то інше підприємство просто не видасть такому працівнику без довіреності ТМЦ. Крім того, довіреність, по суті, дозволяє суб’єкту господарювання забезпечити збереження свого майна.
Не потрібно також забувати, що наслідком відпуску цінностей без довіреності можуть стати різні розкрадання. І тоді вже до підприємця, що відпустив цінності без довіреності, матимуть претензії його контрагенти. Зокрема, підприємство-покупець у такій ситуації напевно вимагатиме від підприємця-постачальника повторної поставки цінностей або відшкодування збитків (сплати неустойки тощо), а при невиписуванні довіреності довести їх неотримання в постачальника буде непросто. У свою чергу підприємцю-продавцю, що відпустив цінності без довіреності, буде проблематично зобов’язати оплатити покупця нібито отримані цінності зважаючи на відсутність доказів їх поставки.
До того ж відпуск ТМЦ без довіреності може викликати інтерес і в контролюючих органів. Адже відсутність або невиписування довіреності може стати причиною проведення зустрічних перевірок (абзац п’ятий частини шостої статті 111 Закону України «Про державну податкову службу в Україні» від 04.12.90 р. № 509-XII).
Висновки
Якщо підприємець
сам отримує ТМЦ у постачальника, то довіреність йому не потрібна.А ось якщо підприємець доручає отримати цінності іншій особі — працівнику, який перебуває з ним у трудових відносинах, то разом з паспортом або іншим документом, що посвідчує особу, така особа повинна подати довіреність. При цьому така довіреність може бути оформлена або:
— відповідно до вимог
ЦКУ, із зазначенням у ній даних про Свідоцтво про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності;— у вигляді звичної довіреності типової форми № М-2з підписом і печаткою фізичної особи.
Якщо працівник придбаватиме товар
за готівку, то довіреність не потрібна. Обов’язково потрібна довіреність у тому разі, коли ТМЦ отримують за безготівковим розрахунком, безкоштовно або в рамках бартерних операцій, за договорами, що не передбачають переходу права власності (за договором комісії, договором на переробку давальницької сировини тощо), при отриманні ТМЦ з ремонту, відповідального зберігання.Усі видані довіреності, як і раніше, повинні
реєструватися в спеціальному Журналі реєстрації довіреності типової форми № М-3.Нумерація виданої протягом року довіреності є крізною
(вимога про крізну нумерацію довіреності протягом року діє з 1 червня 2008 року).Довідкова інформація (довідка)
1
Раніше існували дві форми довіреностей: форма № М-2 і форма № М-2б. Наказом Мінфіну України від 05.05.2008 р. № 647 «Про внесення змін до наказу Міністерства фінансів України від 16.05.96 р. № 99» форму довіреності № М-2б скасовано.