16.03.2009
Щодо термінів зберігання та знищення документації приватними підприємцями
Лист Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва від 27.02.2009 р. № 1899
Державний комітет України з питань регуляторної політики та підприємництва розглянув <…> запит <…> щодо термінів зберігання та знищення податкової і бухгалтерської документації приватними підприємцями та відповідно до компетенції повідомляє наступне.
Строки зберігання та порядок знищення первинних документів, документів податкової звітності та іншої документації підприємцями — фізичними особами визначено в положеннях
Наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. № 41 «Про затвердження Переліку типових документів» (далі — Перелік № 41).Відповідно до
Переліку № 41 документи, які приватний підприємець використовує у своїй господарський діяльності, мають термін зберігання відповідно 3 роки, 5 років, 75 років (за період до 01.07.2000) та протягом невизначеного терміну.Обчислення термінів зберігання документів
провадиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодства. Винятки становлять зазначені в підпункті 2.12 частини ІІ Переліку № 41 випадки, а саме:— у випадку зберігання документів податкової звітності необхідно керуватись нормами
підпункту 15.1.1 пункту 15.1 статті 15 Закону України від 21.12.2000 р. № 2181-ІІІ «Про порядок погашення зобов’язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами» та обчислювати відлік терміну з дати подання податкової декларації (розрахунку) (абзац 4);— для різних видів договорів, угод відлік терміну починається з дати закінчення строку дії договору (
абзац 5).У
підпункті 2.12 частини ІІ Переліку № 41 визначено також додаткові обмеження і уточнення термінів зберігання документів, які є обов’язковими до виконання.Зокрема, в
абзаці 4 даного підпункту зазначено:— знищення первинних документів і документів податкової звітності дозволяється лише за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Тобто, всі документи податкової звітності підприємця незалежно від терміну їх зберігання знищувати до податкової перевірки (планової) не можна;
— у разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ, такі документи потребують зберігання (понад встановлений термін) до прийняття остаточного рішення відповідних інстанцій.
Положення
Переліку № 41 регулюють також порядок знищення документів підприємцями — фізичними особами.Відповідно до
пункту 3.6 Переліку № 41 знищення документів, термін зберігання яких минув та які не підлягають обов’язковій передачі до архіву, повинно відбуватись за погодженням з державними архівними установами. Документи, які не мають певної історичної цінності та постійного терміну зберігання, підприємець має право знищити, але з дотриманням установленої законодавством процедури, а саме: скласти акт на знищення документів та погодити його із відповідною архівною установою.
Голова О. Кужель
коментар редакції
З огляду на те, що закінчився ще один рік, Держкомпідприємництва нагадав підприємцям про документи, точніше — про терміни їх зберігання. Детально про це ми писали у «ВД», 2008, № 3, с. 7 і наводили таблицю з термінами зберігання кожного виду документа.
Нагадаємо найважливіше.
По-перше,
відлік терміну зберігання документа починається з 1 січня року, наступного за датою його складання (наприклад, документ було складено 16.05.2005 р., отже, відлік терміну зберігання піде з 01.01.2006 р. і якщо термін — 3 роки, то він закінчиться 01.01.2009 р.). Але є два винятки:— термін зберігання податкових звітів (декларацій, розрахунків) починається з дати їх подання. Прямої вказівки на це в
Переліку № 41 немає. Проте, як випливає з підпункту 15.1.1 Закону № 2181, строк позовної давності, протягом якого податківці мають право пред’явити претензію за податковим зобов’язанням, становить 1095 днів з дня подання декларації. Тому відлічувати термін зберігання потрібно саме з граничного терміну подання звіту (а якщо звіт подано із запізненням — починаючи з дати фактичного його подання).Крім податкових звітів, ми б радили так само відлічувати термін зберігання і для всіх документів, на підставі яких такі звіти складаються. Наприклад: для обґрунтування показників декларації про доходи необхідні документи, що підтверджують здійснення витрат (виписки банку, платіжні доручення), а також документи, які підтверджують, що витрати були пов’язані з підприємницькою діяльністю (договори, акти виконаних робіт), для звіту зі збору за забруднення навколишнього середовища за автомобіль — подорожні листи, для ПДВ-декларації — податкові накладні тощо;
— термін зберігання кожного конкретного
договору відлічується з дати закінчення терміну його дії.По-друге, не всі документи можна знищити відразу після закінчення терміну їх зберігання:
— податкові звіти та інші документи,
які мають відношення до визначення податкового зобов’язання (див. вище), необхідно зберігати доти, доки податківці не проведуть планову (саме планову, а не позапланову!) перевірку за той період, якого зазначені документи стосуються. Той факт, що термін зберігання таких документів відповідно до Переліку № 41 може вже закінчитися, значення не має. Водночас, якщо перевірка пройшла, а термін зберігання, зазначений у Переліку № 41, ще не закінчився, документи знищувати теж не можна (потрібно чекати, поки скінчиться термін зберігання);— документи, які є
доказом у процесі судового розгляду або іншого спору, не можна знищувати доти, доки спір не буде вирішено (знову ж таки, незважаючи на те, що згідно з Переліком № 41 термін їх зберігання може вже закінчитися).І насамкінець важливе зауваження: коли документи своє «відлежали», тобто перевірка пройшла, і термін їх зберігання закінчився, їх можна знищити. Причому підприємці, на відміну від юридичних осіб, не зобов’язані створювати експертну комісію для проведення експертизи цінності документа. Проте
самостійно знищувати документи теж не можна. Є дві вимоги:1)
необхідно скласти акт на знищення документів;2) цей
акт потрібно погодити з відповідною державною архівною установою.Лише після погодження з архівом документи можна знищити. Здійснюється це шляхом здавання їх організаціям із заготівлі вторсировини (на підставі приймально-здавальної накладної) або шляхом спалювання (якщо документів небагато).