Поштова скринька. Як використовувати комп’ютер працівника в діяльності підприємця

ЗАПИТАННЯ. Підприємець має намір використовувати у своїй роботі комп’ютер, що належить працівнику, на якому встановлено ліцензійну бухгалтерську програму. Чи обов’язково оформляти використання підприємцем комп’ютера працівника та яким чином? Якщо підприємець застосовуватиме цю бухгалтерську програму для власного обліку, чи не буде таке використання вважатися порушенням законодавства у сфері авторських прав?

ВІДПОВІДЬ . Отже, насамперед розглянемо нюанси легальності використання комп’ютерних програм (далі — КП). Згідно зі статтею 18 Закону про авторське право вони є об’єктами авторського права та охороняються як літературні твори, тому за порушення в цій сфері передбачено адміністративну, кримінальну, а також цивільно-правову відповідальність (відшкодування шкоди). Останні два види відповідальності можуть загрожувати за такі серйозні порушення, як незаконне тиражування, реалізація КП тощо, а ось за незаконне використання КП або баз даних передбачено адміністративну відповідальність згідно зі статтею 51² КУпАП у вигляді штрафу від 170 до 3400 грн. (від 10 до 200 нмдг), який теоретично і може загрожувати підприємцю в цій ситуації.

Зауважимо, що перевірити, чи не порушуються права власників виключних майнових прав на КП, можуть представники Державного департаменту інтелектуальної власності, Державної служби боротьби з економічною злочинністю МВС, ДПСУ, у тому числі за участі розробників КП.

У цілому законність використання КП визначається ліцензійною угодою, укладеною між розробником програми та її користувачем. Як правило, для бухгалтерських програм достатньо, щоб кожний примірник КП було законно встановлено на окремий комп’ютер. Причому якщо суб’єкт, якому належить примірник (ліцензійна копія) КП, веде в ній податковий облік інших суб’єктів, це не вважається порушенням. Крім того, розробники бухгалтерських програм лояльно ставляться і до «переоформлення» КП на іншу особу або суб’єкта підприємництва.

Тому, якщо в офісі підприємця буде виявлено комп’ютер працівника з ліцензійною бухгалтерською КП, а працівник, у свою чергу, на ньому виконуватиме свої трудові функції, то питань щодо легальності КП не повинно виникати.

Якщо ж працівник надав у користування комп’ютер з КП, але фактично на ньому не працює, наприклад працює в іншому місці, то тоді все залежатиме від лояльності перевіряючих або розробників. Підприємець, який віддасть перевагу повній легальності, повинен буде оформити використання комп’ютера одним з наведених далі способів і попросити працівника переоформити права користування КП на іншого суб’єкта. Переваги такої легалізації ще й у тому, що у підприємця з’явиться можливість відносити на витрати деякі витрати, пов’язані з модернізацією та обслуговуванням комп’ютера. Для правового оформлення відносин щодо використання комп’ютера можливі такі варіанти:

а) укладення договору оренди між підприємцем і працівником (статті 759 — 786 ЦКУ), в якому буде застережено, що підприємець тимчасово орендує у працівника комп’ютер за певну плату (її розмір установлюється за домовленістю сторін). У податковому обліку сума орендної плати включається до витрат за наявності підтверджуючого платіжного документа. При цьому, будучи податковим агентом, підприємець із суми орендної плати утримує податок на доходи;

б) укладення договору позички комп’ютера (статті 827 — 836 ЦКУ), за яком одна сторона (працівник) безоплатно передає іншій стороні (підприємцю) річ (комп’ютер) для користування протягом установленого строку (див. «ВД», 2010, № 17, с. 29).

Доходи та витрати підприємця на загальній системі при цьому не збільшуватимуться. Для працівника податкові наслідки з податку на доходи в цьому випадку не виникають, оскільки він не отримує доходу;

в) компенсацію витрат за користування майном працівника передбачено також трудовим законодавством — статтею 125 КЗпП. У ній зазначено, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право на отримання компенсації за їх знос (амортизацію), розмір якої може встановлюватися власником. Незважаючи на те що у статті 125 КЗпП ідеться про трудові відносини з юридичною особою (підприємством), ми вважаємо, що норми трудового законодавства повинні рівною мірою поширюватися і на працівників фізичних осіб — підприємців.

Якщо підприємець обере такий шлях, то йому слід видати наказ (розпорядження) про виплату компенсації працівнику за використання для власних потреб його комп’ютера, в якому зазначатиметься, для яких цілей, на який строк використовується комп’ютер, а також розміри компенсації. На нашу думку, підприємець не зобов’язаний для визначення розміру компенсації дотримуватися сум амортизації, які розраховуються згідно зі статтями 144 — 146 ПКУ, а може встановити її суму на власний розсуд, наприклад 100 грн. на місяць. У податковому обліку суму компенсації підприємець зможе віднести до витрат на підставі платіжної відомості та пункту 142.2 ПКУ (як компенсаційну виплату працівнику, передбачену законодавством). З її суми утримується податок на доходи (15 %), а ЄСВ сума компенсації не обкладається.

Водночас можливий варіант, коли сторони віддадуть перевагу негласному використанню комп’ютера, коли працівник і підприємець юридично не оформлятимуть його передачу. Мінусом такого «напівлегального» положення буде те, що у підприємця не буде права на витрати, пов’язані з використанням комп’ютера. А в разі перевірок законності використання КП підприємцю доведеться пояснити перевіряючим, що комп’ютер належить його працівнику, який легально використовує КП, і забезпечити його присутність в офісі.

Документи консультації

КЗпП

ЦКУ

КУпАП

ПКУ

Закон про авторське право