Оформлення грошових розрахунків підприємця з простими фізособами

Оформлення грошових розрахунків підприємця з простими фізособами

Підприємці можуть працювати з фізичними особами — громадянами (непідприємцями): купувати в них товари та сільгосппродукцію, брати в оренду нерухомість і транспортні засоби, виплачувати їм авторську винагороду, придбавати в них роботи/послуги тощо. Про нюанси укладення договорів з фізособами та їх оподаткуванням ми детально говорили у статті на с. 18 цього номера.

Проте під час роботи з фізособами є ще одна важлива проблема, яку також слід розглянути детально. Річ у тім, що фізособа, на відміну від юросіб та підприємців, не має повноважень видавати розрахунковий документ для підтвердження витрат покупця (чек, квитанцію, касовий ордер).

То якими ж документами підприємець може підтвердити свої витрати при роботі зі звичайними фіз­особами? Докладніше про це й поговоримо у статті.

Анастасія хмелевич, консультант газети «Власне Діло»

Підтвердження витрат при їх відображенні в Книзі ОДВ

Підприємці на загальній системі оподаткування та єдиноподатники групи 3 (5) мають право включити суму витрат на придбання товарів/робіт/послуг/творів у фіз­осіб (непідприємців) до витрат за наявності документів, що підтверджують сплату грошових коштів. При цьому включення до витрат означає їх відображення в Книзі обліку доходів та витрат (далі — Книга ОДВ).

Так, загальносистемники роб­лять запис про витрати в Книзі ОДВ після оплати та отримання товару/роботи/послуги/твору від постачальника/виконавця/автора, тобто в день сплати коштів (але обов’язково після підписання акта приймання­передачі або видаткової накладної), оскільки передоплату до витрат уключати не можна (підпункт 139.1.3 ПКУ).

Єдиноподатники групи 3 (5) відображають витрати в Книзі ОДВ за касовим методом, тобто за фактом сплати грошей.

У будь­якому випадку факт оплати (передачі коштів) має бути підтверджено документально.

Розрахунки зі звичайними фіз­особами, як правило, здійснюються готівкою.

З одного боку, зрозуміло, що звичайна фізособа не може видати підприємцю документ, який підтверджує факт передачі коштів в оплату за товари/роботи/послуги/твір. З іншого боку, єдиноподатникам групи 3 (5) та загальносистемникам такий документ просто необхідний для підтвердження записів у Книзі ОДВ.

Як бути в такій ситуації? Давайте поміркуємо на цю тему та пошукаємо варіанти вирішення проблеми.

Приймання­передача товару/робіт/послуг/твору відбувається одночасно з їх оплатою

Нагадаємо, що при закупівлі сільгосппродукції необхідно складати закупівельний акт.

Його форму наведено в додатку 5 до пункту 2.1 Методичних рекомендацій № 157. І хоча цей акт має рекомендаційний (не­обов’яз­ковий) характер, його використання набуло достатньо широкого розповсюдження на практиці.

Сама форма закупівельного акта (див. с. 32) містить такий реквізит: «Гроші отримав і далі підпис та П. І. Б. продавця. Гроші сплатив і далі підпис та П. І. Б. покупця». Цей реквізит дає покупцю­підприємцю всі підстави для підтвердження не тільки факту отримання сільгосппродукції, а й факту сплати грошових коштів за неї.

При закупівлях сільгосппродукції зрозуміло, що факт приймання­передачі товару та розрахунки за нього відбуваються одночасно, що й підтверджує форма акта.

За аналогією із закупівельним актом, якщо, наприклад, роботи/послуги виконано/надано і в цей же момент покупець­підприємець сплатив, а продавець­фізособа отримав гроші, то пропонуємо складати акт приймання­передачі, зразок форми якого наведемо на рис. 1 (див. нижче).

Рис. 1. Акт приймання­передачі наданих послуг із підтвердженням факту оплати за них

Як бачимо, такий акт підтверджує водночас і факт приймання­передачі наданих послуг, і факт їх оплати.

Аналогічний акт можна складати і в разі приймання­передачі:

— виконаних робіт;

— послуг оренди (нерухомості та транспортних засобів);

— твору за авторським договором.

Також аналогічний акт підприємець може оформляти й у разі купівлі­продажу товарів у простих фізосіб, наприклад на ринку.

Головне, щоб дати приймання­передачі (купівлі­продажу) та оплати збігалися. Саме для цього в акті вважаємо за необхідне додавати такий реквізит: «Гроші отримав і далі підпис та П. І. Б. продавця/виконавця/підрядника/автора. Гроші сплатив і далі підпис та П. І. Б. покупця/замовника/автора». А якщо у підприємця є печатка, її, відповідно, також необхідно поставити в акті.

Передоплата або наступна оплата за товари/роботи/послуги/твір

А як бути, якщо за умовами договору підприємця та фізичної особи (непідприємця) передбачено передоплату або подальшу оплату за товари/роботи/послуги/твір, тобто коли не збігаються дати оплати та приймання­передачі товару/робіт/послуг/твору?

Адже очевидно, що звичайна фізособа не може видати ані чек РРО, ані корінець прибуткового касового ордера, загалом, жодний загальноприйнятий платіжний документ, який видають суб’єкти господарювання і який може підтвердити факт оплати грошових коштів підприємцем. Та й розписка звичайної фізособи в тому, що вона отримала гроші від підприємця в оплату за товари/роботи/послуги/твір, підтверджуючим документом бути не може.

За такої ситуації пропонуємо складати акт приймання­передачі грошових коштів (приклад див. на рис. 2). І, звичайно, якщо у підприємця є печатка, її також необхідно поставити в цьому акті.

Рис. 2. Акт приймання­передачі грошових коштів (якщо договором між фізособою
(громадянином) та підприємцем передбачено передоплату або наступну оплату)

Зверніть увагу! Ми вважаємо за доцільне в договорі (купівлі­продажу, оренди, надання послуг, виконання робіт, авторському, відповідно) передбачати:

— спосіб оплати (передоплата, наступна оплата або оплата у момент передання товару/робіт/послуг/твору);

— можливість оформлення розрахунків актом приймання­передачі грошових коштів (у разі передоплати або наступної оплати).

Форму акта приймання­передачі грошових коштів можна зробити додатком до договору. І тоді таким актом підприємець на законних підставах зможе підтвердити свої витрати і той факт, що розрахунки з контрагентом (простою фізособою) дійсно проведено. Адже, по­перше, акт має всі реквізити первинного документа, а по­друге, є додатком до договору.

Документи консультації

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755­VI.

Методичні рекомендації № 157 — Методичні рекомендації щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування і побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами, затверджені наказом Мінекономіки від 17.06.2003 р. № 157.