Паливо в обліку загальносистемника: норми витрат, первинні документи, підстави для списання

ЗАПИТАННЯ. Підприємець на загальній системі займається будівництвом і їздить на об’єкти на власному автомобілі. Як правильно списувати паливо? За якими нормами? Чи потрібно застосовувати поправочні коефіцієнти? Чи потрібно списувати бензин за подорожніми листами (їх відмінили)? Чи потрібний наказ про затвердження норм витрат палива?

ВІДПОВІДЬ. Якщо власний автомобіль використовується в господарській діяльності, загальносистемник має право відносити до витрат паливо та інші паливно-мастильні матеріали (далі — ПММ). Цю тезу підтверджують прямі норми ПКУ.

Так, відповідно до пункту 177.4 ПКУ до переліку витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, належать документально підтверджені витрати, що включаються до операційної діяльності згідно з розділом III ПКУ.

У свою чергу, згідно з підпунктом «в» підпункту 138.10.2 ПКУ до складу витрат уключаються адміністративні витрати, спрямовані на обслуговування та управління, до яких належать і витрати на придбання ПММ.

Витрачені ПММ списуються на витрати звітного періоду:

— у розмірі фактичної вартості використаних ПММ;

— з урахуванням Норм № 43, які «прив’язані» до пробігу автомобіля.

При цьому норми витрат палива застосовуються з урахуванням поправочних коефіцієнтів, наведених також у  Нормах № 43 залежно від:

— пори року;

— їзди містом або трасою тощо.

Про застосування загальносистемниками Норм № 43 і поправочних коефіцієнтів для списання ПММ також зазначають і податківці у своєму роз’ясненні в розділі 180.04 ЄБПЗ.

Щодо запитання, чи потрібний наказ про затвердження норм витрат палива, зауважимо таке. Норми №  43 — офіційний нормативний документ, затверджений наказом Мінтрансу. Дублювати його норми в окремому наказі підприємця немає необхідності, однак і заборони на його видання теж немає. Тому якщо підприємець вбачає необхідність у такому наказі, йому ніхто не забороняє скласти його, затвердити та довести до відома працівників. На практиці такий наказ може бути зручний, якщо в нім відображено норми витрат палива та поправочні коефіцієнти лише щодо тих автомобілів, які використовує в роботі підприємець (власні чи орендовані). Тоді на підставі наказу і бухгалтеру легко відображати витрати на паливо і ПММ в обліку, і самому підприємцю контролювати ці витрати.

Оскільки норми використання ПММ залежать від пробігу автомобіля, для обліку пробігу підприємцю потрібно вести окремий документ. Раніше таким документом був подорожній (маршрутний) лист. Однак з 14.08.2011 р. згадку про подорожні листи виключено із Закону про автотранспорт, у зв’язку з чим наявність цього документа у водія та пред’явлення його представникам органів внутрішніх справ перестали бути обов’язковими. Інакше кажучи, перевіряти його наявність при перевезенні автомобілем вантажів і пасажирів працівники ДАІ вже не повинні. Також була скасована відповідальність за відсутність подорожніх листів у водіїв. І, нарешті, наказом № 95 Держстат розпорядився скасувати типову форму № 3 «Подорожній лист службового легкового автомобіля» і Інструкцію про порядок її застосування.

Проте, як ми зазначили вище, підприємцю для відображення витрат необхідно мати документ, де фіксується кілометраж для списання палива та ПММ. Ураховуючи викладене вище, можна використовувати скасовані бланки подорожніх листів за формою № 3 — для легкових автомобілів, або взяти їх за зразок для розробки документа довільної форми, який загальносистемнику зручно буде застосовувати в обліку. При цьому більшість даних можна запозичити зі скасованої форми подорожнього листа.

Крім того, підприємцю обов’язково потрібні документи, що підтверджують витрати на ПММ (розрахункові документи: чеки, квитанції тощо).

Суму вхідного ПДВ, сплачену при придбанні ПММ у межах підприємницької діяльності, можна включати до податкового кредиту в повному обсязі (за наявності податкової накладної).

Тепер декілька слів про заповнення Книги ОДВ при купівлі ПММ. Якщо заправка здійснюється за паливною карткою, водій, як правило, отримує чек спеціалізованого РРО із зазначенням найменування, кількості та вартості фактично відпущених нафтопродуктів. Таким чином, вартість ПММ потрапляє до витрат (відобразиться у графі 5 Книги ОДВ) у дні заправки авто, що підтверджується таким чеком і документом про здійснену раніше передоплату (реквізити документів зазначаються у графі 4 Книги ОДВ). Уключити до витрат (відобразити у графі 6 Книги) можна вартість фактично використаного бензину, визначену на підставі подорожніх листів з одночасним відображенням у графі 4 реквізитів подорожніх листів.

Якщо купівля ПММ здійснюється за готівку, то на підставі:

— чека РРО заповнюється графа 5 Книги ОДВ з одночасним відображенням реквізитів чека у графі 4 Книги;

— подорожнього листа довільної форми вносяться дані до графи 6 Книги про фактичну вартість використаних ПММ, а дані подорожнього листа (дата, номер) відображаються у графі 4 Книги.

Документи консультації

ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

Норми № 43  — Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43.

Закон про автотранспорт  — Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.

Наказ № 95 — наказ Держстату «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державного комітету статистики України від 17 лютого 1998 року № 74 «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 19.03.2013 р. № 95.