Ищем основание
В ч. 1 ст. 6 Закона об отпусках* установлено: ежегодный основной отпуск предоставляется работникам за рабочий, а не календарный год. Отпуска за второй и следующие годы работы могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года. При этом очередность предоставления отпусков определяется графиком. Поэтому на практике встречаются случаи, когда ежегодные отпуска предоставляются наперед.
* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.
Если работник увольняется, то может возникать ситуация, когда он отгулял часть отпуска, которую еще не заработал.
Отпускные за незаработанные дни ежегодного отпуска удерживаются при увольнении
Так, в ст. 127 КЗоТ установлено, что отчисления из зарплаты работника для покрытия его задолженности предприятию, где он работает, осуществляются при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил отпуск, за неотработанные дни такого отпуска. Аналогичная норма есть в ч. 1 ст. 22 Закона об отпусках.
В то же время в ч. 2 и 3 ст. 22 Закона об отпусках приведен перечень случаев, когда выплаты за неотработанные дни отпуска не удерживаются. Это, в частности, увольнение в связи с переводом на другое предприятие, изменениями в организации производства и труда, выходом на пенсию и т. п. Но это не наш случай, поэтому идем далее.
Фиксируем факт отчисления
О самом факте отчисления «перегулянных» отпускных из заработка работника нужно указать в приказе (распоряжении) руководителя предприятия (ст. 127 КЗоТ). На наш взгляд, лучший вариант для этого — приказ об увольнении. Делать отдельный приказ нет необходимости. Также не нужно согласие работника на отчисление излишне выплаченных отпускных.
Имейте в виду: ограничение на отчисление из зарплаты, установленное в ст. 128 КЗоТ (не более 20 % процентов зарплаты), здесь не действует (см. Постановление Днепропетровского окружного административного суда от 27.07.2023 по делу № 160/11779/23).
Определяем «перегулянные» дни
Для расчета количества дней неотработанного ежегодного отпуска предлагаем следующий алгоритм действий.
Шаг 1. Исчисляем стаж работы для ежегодного основного отпуска в периоде 12.10.2022 — 14.08.2023. За этот период у нас получается 307 к. дн. (20октябрь + 30ноябрь + 31декабрь + 31январь + 28февраль + 31март + 30апрель + 31май + 30июнь + 31июль + 14август).
Праздничных и нерабочих дней в этот период нет (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136*), поэтому ничего не вычитаем.
Шаг 2. Рассчитаем количество дней ежегодного основного отпуска, приходящихся на один календарный день:
24 : 365 = 0,0658 (к. дн.),
где 24 — количество календарных дней ежегодного основного отпуска за полностью отработанный рабочий год;
365 — количество календарных дней полного рабочего года (12.10.2022 — 11.10.2023).
Шаг 3. Определим количество дней ежегодного основного отпуска за второй рабочий год:
307 х 0,0658 = 20,2006 ≈ 20 (к. дн.).
Шаг 4. Определим количество дней незаработанного ежегодного отпуска:
24 - 20 = 4 (к. дн.).
Далее рассмотрим, как рассчитать сумму «перегулянных» отпускных, подлежащих удержанию с работника, который увольняется.
Исчисляем сумму перегулянных отпускных
Для расчета суммы отпускных за неотработанный рабочий год не нужно определять новую среднедневную зарплату на время увольнения.
В расчете участвует средняя зарплата, по которой были рассчитаны отпускные на момент их предоставления
К условиям нашей ситуации добавим суммовые значения и рассмотрим пример.
Пример. Работник увольняется 14.08.2023. За рабочий год с 12.10.2022 по 11.10.2023 ему был предоставлен ежегодный основной отпуск полной продолжительности (24 к. дн.) в июне 2023 года. Сумма отпускных — 12480 грн. Среднедневная зарплата для начисления отпускных — 520 грн.
Как мы уже выяснили выше, работник использовал лишние 4 дня ежегодного отпуска.
Рассчитаем сумму отпускных за эти дни на момент увольнения. Для этого старый среднедневной заработок (на момент ухода работника в отпуск в июне 2023 года) умножим на количество лишних дней ежегодного отпуска:
4 к. дн. х 520 грн = 2080 грн.
Обратите внимание! Это сумма начислений со знаком «минус», которую проводим в учете. Не забудьте из этой суммы сторнировать НДФЛ и ВС.
О том, как отразить сторнированные отпускные в Объединенном отчете, читайте в статье «Перегулянный» отпуск: как отразить в Д1?» // «Оплата труда», 2022, № 20.
Если не хватает средств
Может произойти так, что в день увольнения работнику не начисляются прочие выплаты (или начисленной суммы не хватает, чтобы перекрыть «отпускной» долг). Тогда работник должен самостоятельно вернуть незаработанные отпускные на счет предприятия. При этом возвращению подлежит «чистая» сумма, то есть полученная работником на руки (уменьшенная на сумму НДФЛ и ВС).
Если же работник отказывается вернуть необходимую сумму, то предприятие вправе обратиться в суд, и тогда уже суд обяжет его вернуть соответствующие средства.
Выводы
- В случае увольнения работника по собственному желанию «перегулянные» отпускные нужно удержать на основании ст. 127 КЗоТ и ст. 22 Закона об отпусках.
- Новую среднедневную зарплату на момент увольнения не рассчитываем. В расчете участвует средняя, исчисленная на момент предоставления отпуска.
