Условия временного заместительства
Единственный документ, регулирующий вопрос временного заместительства, — это Разъяснение № 30/39*. И хотя этот документ принят еще в советское время, отдельные его положения продолжают действовать в части, не противоречащей законодательству Украины (постановление ВРУ от 12.09.91 № 1545-ХІІ и письмо Минэкономики от 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).
* Разъяснение Госкомтруда и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 № 30/39.
Временное заместительство (замещение) возможно:
— при условии выполнения служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника с освобождением от своих основных обязанностей (абз. 1 п. 1 Разъяснения № 30/39), но это не перевод, работник формально остается в своей должности;
— если обязанности выполняются по более ответственной должности (см. письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 № 590/13/84-11);
— когда это вызвано производственной необходимостью;
— когда работник — временный заместитель не является штатным заместителем или помощником отсутствующего работника (см. письмо Міинсоцполитики от 27.01.2015 № 73/13/84-15).
Работник — временный заместитель выполняет исключительно чужие обязанности. При этом должность, на которую он принят по основному рабочему месту, сохраняется
Не считается временным заместительством назначение выполнения обязанностей работника по вакантной должности (см. письмо Минсоцполитики от 19.04.2011 № 126/06/186-11). Исключение — случай, когда для назначения работника на должность нужно согласие вышестоящего органа. При этом процедура утверждения в должности не должна превышать двух месяцев.
Порядок оформления
Выполнение обязанностей по должности временно отсутствующего работника возлагается на другого работника соответствующим приказом (распоряжением), с которым он ознакомляется под подпись (абз. 2 п. 1 Разъяснения № 30/39). В приказе, как правило, указывают должность, на которую назначают временного заместителя, срок заместительства, условие о том, что работник освобождается от основной работы на период заместительства, порядок оплаты заместительства и т. п.
Имейте в виду: без согласия работника заставить его выполнять работу, не предусмотренную его основным трудовым договором, нельзя. Самым лучшим вариантом для установления заместительства будет написание работником, который будет временным заместителем, заявления о своем желании выполнять обязанности на период отсутствия другого работника.
Данные о временном заместительстве не вносят в личную карточку работника и табель учета использования рабочего времени.
Оплатные нюансы
Временному заместителю выплачивается разница между его фактическим должностным окладом и окладом работника, которого он замещает (абз. 2 п. 1 Разъяснения № 30/39).
Что касается доплат и надбавок, то о них, к сожалению, в Разъяснении № 30/39 ничего не сказано. Но, как уже было указано, поскольку работник остается в своей должности, то доплаты и надбавки должны сохраняться за ним в том же размере. Подтверждают указанный факт и специалисты Минсоцполитики в письме от 21.07.2011 № 590/13/84-11.
Доплаты и надбавки, установленные работнику, который временно выполняет обязанности по более ответственной должности, выплачиваются в том размере, в котором выплачивались до временного заместительства
Также работодатель имеет право премировать временных заместителей по условиям и в размерах, установленных по должности работника, которого он замещает. При этом премию начисляют на должностной оклад заместителя и на разницу в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Разъяснения № 30/39).
Рассмотрим пример по условиям нашего вопроса.
Пример. Начальник отдела (оклад — 5699 грн) в порядке временного заместительства выполнял обязанности заместителя руководителя бюджетного учреждения (оклад — 8823 грн). Замена длилась с 7 по 20 августа 2023 года (10 рабочих дней). Начальнику отдела установлена надбавка за сложность и напряженность в работе в размере 50 % должностного оклада.
Разница в окладах составляет 3124 грн (8823 грн - 5699 грн).
Но начальник отдела был освобожден от своих основных обязанностей для выполнения обязанностей заместителя руководителя в течение 10 раб. дн. Поэтому разницу между окладами следует рассчитать пропорционально отработанному им времени.
Покажем в таблице ниже начисление зарплаты начальника отдела за август 2023 года (23 раб. дн. в месяце) с учетом временного заместительства.
Начисление зарплаты временному заместителю
| Вид начислений | Сумма (расчет), грн |
| Должностной оклад | 5699,00 |
| Надбавка за сложность и напряженность (50 %) | 2849,50 (5699,00 х 50 %) |
| Разница в окладах за 10 раб. дн. | 1358,26 (3124,00 : 23 раб. дн. х 10 раб. дн.) |
| Всего начислено: | 9906,76 |
Выводы
- В случае временного заместительства работник освобождается от выполнения обязанностей по постоянной должности и выполняет исключительно обязанности временно отсутствующего работника.
- Возложение обязанностей на условиях временного заместительства допускается только с согласия работника.
- Доплаты и надбавки, установленные работнику, который временно выполняет обязанности по более ответственной должности, выплачиваются в том размере, в котором выплачивались до временного заместительства.
