Трудовые медосмотры работников: как оплатить и обложить налогами

Гарантии для работников

Общие моменты. На период прохождения медосмотра работодатель сохраняет за работниками (ст. 123 КЗоТ, п. 2.21 Порядка № 246*):

— место работы (должность);

— средний заработок.

* Порядок проведения медицинских осмотров работников определенных категорий, утвержденный приказом Минздрава от 21.05.2007 № 246.

Обратите внимание на следующие моменты:

— ст. 123 КЗоТ не указывает на то, что средний заработок сохраняется только в течение рабочих дней. Поэтому если работника направили на медосмотр, который осуществляется в выходные дни работника, за ним также нужно сохранять средний заработок;

— лицам, проходящим предварительный медосмотр при приеме на работу, средний заработок выплачивать не нужно.

Среднюю зарплату рассчитывают в соответствии с Порядком № 100* исходя из выплат за последние 2 календарных месяца работы перед прохождением медосмотра.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

В табеле учета использования рабочего времени дни прохождения медосмотра помечают кодом «ІН» (или числовым кодом «22»), а время отстранения работника от работы в случае уклонения от прохождения медосмотра — с кодом «І» (или числовым кодом «30»).

Налогообложение. Средняя зарплата за время медосмотра входит в фонд оплаты труда (п.п. 2.2.12 Инструкции № 5*), а значит, облагается НДФЛ, военным сбором и ЕСВ в составе заработной платы в общем порядке.

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

Оплата медосмотра

За чей счет? Работодатель организует и проводит обязательные трудовые медосмотры за свой счет. Это указано в ст. 169 КЗоТ и ч. 1 ст. 17 Закона об охране труда*.

* Закон Украины «Об охране труда» от 14.11.92 № 2694-XII.

В то же время в ч. 2 ст. 45 Закона № 2573* (введен в действие с 01.10.2023) указано, что за счет работодателя проводятся только периодические медицинские осмотры. А вот обязательств по оплате предварительного (до приема на работу) медицинского осмотра у работодателя нет.

* Закон Украины «О системе общественного здоровья» от 06.09.2022 № 2573-IX.

Обратите внимание, что средства на оплату периодического медосмотра работодатель будет направлять непосредственно медзаведению, которое проводит такой медицинский осмотр, а не самому работнику. Возникнет ли в этом случае доход у работников?

Налогообложение. НДФЛ и ВС. В соответствии с п.п. 165.1.19 НКУ стоимость услуг, предоставляемых в качестве помощи на лечение и медицинское обслуживание налогоплательщика, в том числе в части расходов работодателя на обязательный профилактический осмотр работника согласно Закону № 1645, не включается в общий месячный налогооблагаемый доход такого плательщика налога. А значит, и не должна облагаться НДФЛ.

Конечно, при наличии документов, подтверждающих понесенные расходы (договоров, заключенных между работодателем и медзаведением, платежных и расчетных документов и т. п.).

Однако поскольку в п.п. 165.1.19 НКУ нет прямой ссылки на Закон об охране труда и Порядок № 246, в соответствии с которым проводятся трудовые медосмотры, существует две точки зрения в отношении обложения НДФЛ таких выплат:

— фискальная. Налоговики в своем письме от 15.03.2019 № 1067/6/99-99-13-02-03-15/ІПК заявили, что стоимость трудовых медосмотров, оплаченных работодателем, является дополнительным благом работников. Соответственно, по их мнению, следует облагать НДФЛ (с применением «натурального» коэффициента) стоимость медосмотров и указывать в приложении 4ДФ Объединенной отчетности с признаком дохода «126»;

— нефискальная. По нашему мнению, в п.п. 165.1.19 НКУ речь идет об оплате услуг, предоставляемых в качестве помощи на любое медицинское обслуживание (ведь перечень, приведенный в указанной норме, не является исчерпывающим).

Поэтому стоимость трудовых медосмотров не должна включаться в общий месячный налогооблагаемый доход работника. И как следствие, не облагаться НДФЛ.

В этом случае в приложении 4ДФ сумму, потраченную на обязательный медосмотр конкретного работника, работодатель отражает с признаком дохода «143».

Кстати, эту точку зрения недавно поддержали и в Главном управлении ГНС в Одесской области (см. разъяснение от 03.11.2023). Надеемся, что все налоговики прислушаются к нашим аргументам и изменят свою позицию.

Сейчас мы бы рекомендовали работодателям, которые решили не облагать НДФЛ стоимость трудовых медосмотров, получить индивидуальную налоговую консультацию по этому поводу.

Предупреждаем: если речь идет о возмещении работнику стоимости оплаченного им предыдущего медосмотра, то здесь все однозначно: сумма такого возмещения включается в налогооблагаемый доход работника как дополнительное благо и облагается НДФЛ на общих основаниях (категория 103.04 ЗІР).

Что касается ВС, то согласно п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ, если доходы освобождены от обложения НДФЛ, то и ВС их не нужно облагать.

ЕСВ. Оплата стоимости обязательных трудовых медосмотров работников не указана в п. 2 Инструкции № 5 как составляющая фонда оплаты труда. Следовательно, под ЕСВ-обложение эти выплаты не подпадают. Соответственно в приложении Д1 не отражаются.