Правила подачи Уведомления
Требование о подаче Уведомления находим в ст. 24 КЗоТ, которая требует допустить к работе нового работника только при условии:
— заключения с ним трудового договора, оформленного приказом или распоряжением работодателя;
— подачи уведомления органу ГНС о приеме работника на работу (по форме, приведенной в постановлении КМУ № 413*).
Отсюда можно выделить несколько важных правил:
Правило № 1. Уведомление подают все работодатели. Как видите, в ст. 24 КЗоТ нет никакого уточнения относительно работодателей, которые должны подавать такое Уведомление. Соответственно сообщать о приеме работников на работу должны как юрлица, так и физические лица — предприниматели.
Правило № 2. Уведомление подают только при трудоустройстве работника. Все остальные действия, которые осуществляются внутри предприятия в отношении уже работающего лица, не требуют подачи Уведомления (например, перевод, перемещение, изменение существенных условий труда, увольнение и т. п.).
Правило № 3. Уведомление подается независимо от того, принимают работника по основному месту работы или по совместительству, на полную или неполную занятость.
Правило № 4. Подается Уведомление в территориальные органы Государственной налоговой службы по месту учета работодателя как плательщика ЕСВ.
Правило № 5. Подать Уведомление необходимо после оформления приказа, распоряжения о приеме на работу, но до фактического начала работы работника. При этом, независимо от того, в какой форме заключается трудовой договор — устной или письменной, для работодателя является обязательным издание приказа о приеме работника на работу, а уже потом подача Уведомления.
Важный момент! По правилам ч. 1 ст. 23 Закона № 1667** резидент Дія Сіті должен также уведомлять налоговиков о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом до начала выполнения работ (предоставления услуг) по такому гиг-контракту.
** Закон Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-IX.
Таким образом, получается, что обычные работодатели информируют налоговиков о приеме на работу обычных работников по трудовым договорам (контрактам), а резиденты Дія Сіті — о приеме на работу работников и заключении гиг-контрактов с гиг-специалистами. Причем в обоих этих случаях подать Уведомление нужно до начала фактической работы работника.
Правило № 6. В общем случае подаем Уведомление средствами электронной связи с использованием электронной подписи ответственных лиц, основанной на квалифицированном сертификате электронной подписи, в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота. И только при отсутствии технической возможности подачи указанным способом Уведомление может предоставляться в форме документа на бумаге вместе с копией в электронной форме.
Важно! Подача Уведомления исключительно на бумаге действующим законодательством не предусмотрена.
Подавать Уведомление или нет?
Кадровики часто сталкиваются с разными ситуациями, когда возникает вопрос, нужно подавать Уведомление или нет. Поэтому далее мы собрали самые популярные практические кейсы сразу же с нашими рекомендациями, чтобы вы быстро могли найти решение любой задачки.
Когда подаем Уведомление, а когда не подаем
| Ситуация | Рекомендация |
| Принимаем работника по внутреннему совместительству | Уведомление подавать нужно. Даже несмотря на то, что такой работник у вас уже работает по основному месту работы и вы на него уже подавали Уведомление. Ведь работа по совместительству выполняется на основании отдельного трудового договора. А если заключается трудовой договор и оформляется приказ о приеме на работу, то обязательно необходимо сообщить об этом налоговикам. При оформлении такого Уведомления используйте код «2» (работники по совместительству) |
| Принимаем работника по внешнему совместительству | Подавать Уведомление нужно. Аргументы такие же, как и в предыдущей ситуации. Ставим также код «2» |
| Принимаем работника одновременно и на основное место работы, и по внутреннему совместительству | Подавать Уведомление нужно. На такого работника заполняете две отдельные строки. Причем в одной в поле 4 ставите «1», а во второй — «2» |
| Принимаем по срочному трудовому договору | Уведомление подаем независимо от того, какой вид трудового договора заключен (бессрочный или срочный) |
| Принимаем с испытанием | Уведомление подавать нужно. При приеме работника на работу с испытательным сроком работодатель обязан заключить с ним трудовой договор в соответствии с требованиями ст. 21 КЗоТ, а значит, и подать Уведомление налоговикам |
| Оформляем работнику совмещение профессий (должностей) | Уведомление НЕ подаем. Совмещение предусматривает выполнение работником наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) в течение установленной законодательно продолжительности рабочего дня (рабочей смены) (п. 2 постановления Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 № 1145). В случае оформления совмещения должностей новый трудовой договор не заключается, следовательно, Уведомление налоговикам не направляется (см. письмо ГФСУ от 18.10.2016 № 22502/6/99-99-13-02-03-15) |
| Принимаем работника на 0,25 ставки | Подавать Уведомление нужно. Принимая работника на «неполное рабочее время» (так юридически грамотнее, чем «0, 25 ставки»), заключаем трудовой договор, издаем приказ и подаем Уведомление налоговикам. Так же, как и принимаем на работу обычного работника |
| Принимаем на работу директора | Уведомление НЕ нужно подавать. По правилам постановления КМУ № 413 не нужно подавать Уведомление в случае приема по трудовому договору (контракту): (1) руководителя предприятия и (2) членов исполнительного органа хозяйственного общества, сведения о которых включены в ЕГР. Уведомлением об их приеме являются сведения, полученные органами ГНС из ЕГР |
| Если основной работник становится совместителем и наоборот | Подавать Уведомление нужно. Дело в том, что сейчас самым прозрачным вариантом изменения статуса работника является вариант: «увольнение — прием». То есть работника: 1) увольняем, проводим окончательный расчет, в день увольнения выдаем ему на руки копию приказа об увольнении, письменное уведомление о начисленных и выплаченных ему суммах при увольнении, а также если увольняем с основного места работы, то по требованию работника вносим надлежащие записи об увольнении в трудовую книжку, которая хранится у работника; 2) принимаем на работу, но уже с другим статусом и, конечно, с Уведомлением о приеме |
| Заключаем ГПД | По нашему мнению, подавать Уведомление НЕ нужно. Обязанность подавать Уведомление на лиц по ГПД (категория «4») не определена ни одним из нормативных актов. С этим соглашается Минэкономики в письмах от 21.01.2022 № 4711-06/3082-07 и от 28.01.2022 № 4706-06/4356-01, и Гоструда в письме от 04.02.2022 № 702/4.1/4.1-22. Потому и никакой ответственности за неподачу такого Уведомления не будет |
| Восстановление на работе по решению суда | Подавать Уведомление НЕ нужно. Дело в том, что восстановление на работе происходит не с даты вынесения судом решения о таком восстановлении, а с даты увольнения работника, которое в соответствии с этим решением признается недействительным. На это указывает Минтруда в своем письме от 07.08.2007 № 205/06/187-07. Итак, как видим, разрыва в трудовых отношениях не происходит, новый трудовой договор не заключается. Именно поэтому и Уведомление направлять не нужно. Подтверждение — в письме Минсоцполитики от 08.08.2016 № 1102/13/84-16 (ср. ) |
| Выход на работу после декрета | Уведомление подавать НЕ нужно. Трудовой договор не расторгают с работницами, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами, отпуске для ухода за ребенком до достижения им 3 лет, отпуске без сохранения зарплаты для ухода за ребенком (в частности, до 6 лет на основании медзаключения). Соответственно новый трудовой договор заключать не нужно, следовательно, и Уведомление подавать не нужно (см. письмо Минсоцполитики от 08.08.2016 № 1102/13/84-16) |
| Выход на работу после приостановления действия трудового договора | Уведомление подавать НЕ нужно. При приостановлении трудовые отношения с работником продолжаются. Это не увольнение, после которого нужно снова заключать новый трудовой договор и, соответственно, подавать Уведомление |
| Квитанция № 2 пришла с опозданием в несколько дней | По правилам ч. 3 ст. 24 КЗоТ работодатель должен уведомить налоговую о факте заключения трудового договора до момента допуска работника к работе. Факт и время получения такого уведомления фиксируются в квитанции № 1. Если в квитанции № 1 указан положительный результат автоматизированной проверки электронного Уведомления, однако квитанция № 2 пришла с опозданием и работник был допущен к работе после получения квитанции № 1, но до момента получения квитанции № 2, то считается, что такой работодатель выполнил требования ч. 3 ст. 24 КЗоТ об уведомлении налогового органа о приеме работника на работу |
| Срочно трудоустраиваем работника, чтобы он приступил к работе в день приема | Нужно подать Уведомление в день допуска работника к работе, но до начала его фактической работы. Так, например, если работник начинает свою работу в 12:00, а Уведомление подано в 08:00, то предписания ст. 24 КЗоТ нарушены не будут. С этим соглашаются специалисты Гоструда |
| Работник не приступил к работе | Если работник и работодатель до дня начала работы по трудовому договору пришли к согласию аннулировать его (работник подал заявление об отказе работать, издан приказ об отмене приказа о приеме на работу) — подаем в ГНС Уведомление с типом «скасовуюче». Внимание! Сроки подачи такого Уведомления в законодательстве не установлены. А если работник не вышел на работу и не предоставил объяснений по этому поводу после дня начала работы, то подавать «скасовуюче» Уведомление в таком случае, по нашему мнению, нельзя. Ведь трудовой договор уже вступил в силу и расторгнуть его можно только по основаниям, предусмотренным КЗоТ |
Исправление ошибки
Все ошибки (например, в регистрационном номере работника/гиг-специалиста, в выборе категории лица, в Ф. И. О. работника, в дате приказа о приеме на работу или дате начала работы и т. п.) исправляют следующим образом. Формируют и подают в ГНС два Уведомления: одно — с типом документа «скасовуюче» с ошибочными строками, другое — с типом документа «початкове» с правильными сведениями.
Важный момент: исправление ошибок в Уведомлении не ограниченно сроком и не влечет за собой никаких штрафов.
При этом, если в Уведомлении с типом «початкове» была подана информация о нескольких работниках, а ошиблись лишь в отношении одного, то делаем Уведомления с типом «скасовуюче» та «початкове» только на того работника, данные которого исправляются. Важно! Делаем такие Уведомления в том периоде, в котором было подано начальное Уведомление.
Нюансы военного времени
На период военного положения требования о подаче Уведомления не изменились. Поэтому как и в мирные времена, работодатели и резиденты Дія Сіті обязаны подавать Уведомление о приеме на работу/заключении гиг-контракта. Причем осталось и требование о его подаче до начала фактической работы работника. Единственное, когда на нарушение этого срока контролирующие органы могут закрыть глаза, — это ситуация, в которой работодатель или резидент Дія Сіті по независящим от них обстоятельствам, в частности из-за отключения электричества, не имеют возможности своевременно подать Уведомление. Для таких случаев Гоструда в письме от 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22 разъяснила, что важно иметь подтверждение попытки совершить такие действия, чтобы избежать ответственности.
Главным же остается вопрос: будут ли штрафы за неподачу Уведомления во время военного положения?
В мирные времена в случае, когда работодатель не сообщил налоговикам или сообщил с опозданием о приеме работника на работу, ему светил штраф как за нарушение прочих требований законодательства в виде штрафа в размере 1 МЗП. Если же нарушение совершено повторно в течение года, штраф вырастет до 2 МЗП.
На практике некоторые контролеры пытались приравнять это нарушение к допуску работника без оформления трудового договора и выписать штраф в размере 10 МЗП. Однако мы с этим не соглашаемся и вам советуем обжаловать. При этом суды также становятся на сторону работодателей (см., например, постановление Миргородского горрайонного суда Полтавской обл. от 16.04.2020 по делу № 552/1355/20).
Поэтому для того чтобы избежать штрафа в мирные времена, работодателю нужно было подать Уведомление до начала проверки (устранить нарушение самостоятельно) или во исполнение предписания Гоструда в определенные ею сроки. В таком случае штраф не должен был применяться. Если же такое нарушение совершено повторно, то избежать штрафа уже не получится.
Во время военного положения действуют более снисходительные условия для работодателей.
Во-первых, сейчас инспекторы Гоструда могут приходить только на внеплановые проверки. Да, они могут проверять вопрос оформления трудовых отношений. Но прийти к работодателю они могут только на основании:
— обращения работников о нарушении их трудовых прав;
— поручения Премьер-министра Украины. Например, в соответствии с поручением Премьер-министра Украины от мая 2023 года Гоструда обязана в течение мая — декабря этого года обеспечить внеплановые проверки за соблюдением законодательства о труде в части соблюдения сроков и первоочередности выплаты заработной платы у тех работодателей, в отношении которых имеется информация о нарушении сроков выплаты заработной платы более чем за один месяц;
— в случае наступления несчастного случая на производстве.
При этом важно, чтобы основание, по которому они пришли проверять подачу Уведомления, было связано именно с оформлением трудовых отношений.
Во-вторых, по правилам ст. 16 Закона № 2136***:
Важно! В период действия военного положения в случае выполнения в полном объеме и в установленный срок предписаний об устранении нарушений, выявленных во время осуществления внеплановых мероприятий государственного надзора (контроля), штрафы, предусмотренные ст. 265 КЗоТ, не применяются
Проще говоря, в случае если работодатель, хоть и с опозданием, но подаст Уведомление, штрафов быть не должно.
В-третьих, военное положение никак не спасает работодателей от админштрафа по ч. 1 ст. 41 КоАП. Однако есть один лайфхак, как его можно обойти. На наш взгляд, неподача Уведомления — это длящееся правонарушение. Поэтому должностные лица могут быть привлечены к ответственности в течение трех месяцев со дня его выявления (ст. 38 КоАП). Чтобы прекратить такое нарушение, следует подать Уведомление. А дальше есть три месяца с момента подачи, в течение которых к должностным лицам работодателя может быть применен этот админштраф. Если в течение этого времени в вам не пожалует Гоструда, об админштрафе можно забыть.
Выводы
- Уведомление должны подавать все работодатели (и юрлица, и ФЛП) при приеме на работу работника.
- Оно подается независимо от того, принимают работника по основному месту работы или по совместительству, на полную или неполную занятость, по срочному или бессрочному трудовому договору.
- Подать Уведомление необходимо после оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу, но до фактического начала работы работника.
- Исправление ошибок в Уведомлении не ограниченно сроком и не влечет за собой никаких штрафов.
- Во время военного положения в случае, если работодатель, хоть и с опозданием, но подаст Уведомление, штрафов быть не должно.
