Розпочнемо з того, що роботодавці самостійно контролюють появу нових е-лікарняних в особистому кабінеті страхувальника на порталі Пенсійного фонду.
Інформативна для роботодавця частина е-лікарняного наведена на рис. 1. Пропонуємо пройтися по кожному реквізиту.
Рис. 1. Фрагмент е-лікарняного
Номер листка непрацездатності
Кожен листок непрацездатності має свій унікальний номер («Номер ЛН»). З жовтня його формат був змінений саме на такий, як показано на рис. 1.
Читати номер ЛН слід так: перші шість цифр — це номер випадку непрацездатності, далі між двох тире — порядковий номер листка непрацездатності і в кінці одна цифра — номер версії. Серії немає.
З порядковим номером листка непрацездатності усе зрозуміло. Поговоримо про номер випадку непрацездатності і версії е-лікарняного.
Номер випадку непрацездатності
Він в е-лікарняному вказаний двічі: у першій частині оновленого номера е-лікарняного і в реквізиті «Номер випадку непрацездатності» (див. рис. 1).
Номер випадку непрацездатності допомагає ідентифікувати, чи є електронний лікарняний первинним або продовженням. Це, у свою чергу, важливо для цілей розподілу витрат на оплату лікарняного. Адже ФСС виплачує допомогу за рахунок власних коштів тільки починаючи з шостого дня непрацездатності за страховими випадками:
— тимчасова непрацездатність у результаті захворювання або травми працівника, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням;
— перебування в закладах охорони здоров’я, а також на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з COVID-19.
Як же користуватися номером випадку непрацездатності? Пояснимо на прикладі (див. рис. 2).
Працівник хворів. Роботодавець отримав на нього два е-лікарняних. Вони мають різні унікальні номери, але слідують один за одним. Дата закриття першого — 19.10.2021. Дата відкриття наступного — 20.10.2021. Такі лікарняні можуть належати до одного страхового випадку, якщо матимуть єдиний номер випадку непрацездатності.
Рис. 2. е-Лікарняні. Первинний і продовження
У прикладі, наведеному на рис. 2, якраз маємо ситуацію, коли один лікарняний є продовженням іншого.
Резюме. Якщо на одного працівника відкрито декілька електронних лікарняних, які слідують один за одним, то такі е-лікарняні можуть складати один страховий випадок, якщо матимуть єдиний «Номер випадку непрацездатності».
У нашому прикладі перший лікарняний виданий на 2 дні (18 і 19 жовтня), другий — на 10 днів (з 20 по 29 жовтня). Тому за рахунок роботодавця буде оплачено 2 дні тимчасової непрацездатності працівника, засвідчених першим лікарняним, і 3 дні, засвідчених наступним лікарняним, тобто перші 5 днів хвороби. Починаючи з шостого дня непрацездатності — фінансування за рахунок ФСС.
Номер версії лікарняного
Це остання цифра в унікальному номері е-лікарняного після знаку тире (див. рис. 1 «Номер ЛН»).
Логіка нумерації полягає в наступному. При створенні первинного е-лікарняного і при створенні е-лікарняного як продовження листок непрацездатності отримує номер версії «1». Якщо у вже створений е-лікарняний (первинний або продовження) вносяться зміни, номер його версії збільшується (з «1» на «2», «3» і далі по черзі при внесенні кожної наступної зміни).
Тому якщо ви отримали лікарняний з номером ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-3, це означатиме, що в цей лікарняний двічі вносилися зміни.
Дати відкриття і закриття лікарняного
В електронному лікарняному ви відразу бачите і дату його відкриття, і дату закриття (див. рис. 1). Ці дати відповідають датам початку і закінчення строку дії електронного медвисновку, на підставі якого сформований лікарняний.
«Дата відкриття» — це дата початку (продовження) тимчасової непрацездатності, яка підтверджується відповідним е-лікарняним.
«Дата закриття» — це прогнозована дата, після якої відновиться працездатність, або дата наступного огляду пацієнта.
Увага! Дата закриття е-лікарняного може бути змінена. Це станеться, наприклад, якщо працівник одужає раніше прогнозованої дати і звернеться до лікаря з проханням скоротити період лікарняного.
Також дата закриття може бути змінена у разі скорочення е-лікарняного наступним лікарняним. Про правила скорочення ми писали в статті «е-Лікарняні: спокій нам тільки сниться…» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 41). Там же наводили таблицю з причинами непрацездатності, вказаними в новому е-лікарняному, які скорочують період дії наявного е-лікарняного працівника. Радимо цю таблицю тримати під рукою. Чому?
Річ у тому, що правила скорочення повинні спрацьовувати автоматично. Проте так відбувається не завжди ☹. Тому якщо у вас є два лікарняних з різними номерами випадку тимчасової непрацездатності, які частково перекривають один одного, дивимося на причину непрацездатності, вказану в е-лікарняних.
Приклад. У роботодавця є два лікарняних, створених на одного працівника. Лікарняний № 1 — з датою закриття 20.10.2021, лікарняний № 2 — з датою відкриття 20.10.2021. Номери випадку непрацездатності різні. Отже, маємо різні страхові випадки.
Причини непрацездатності (див. рис. 1) в е-лікарняних:
1 варіант — збігаються. Тоді лікарняний № 1 оплачуємо по 19.10.2021, а день-накладку 20.10.2021 віддаємо лікарняному № 2. У результаті 20.10.2021 стане днем початку нового випадку непрацездатності.
Коли таке можливе? Наприклад, за ситуації, коли в період хвороби працівник зламає ногу.
Це різні випадки непрацездатності. Проте причина непрацездатності у них єдина — тимчасова непрацездатність в результаті захворювання або травми, не пов’язаних з нещасним випадком на виробництві.
2 варіант — НЕ збігаються. Тоді беремо в руки таблицю з правилами скорочення і дивимося, чи скорочує причина непрацездатності, вказана в новому е-лікарняному, період дії попереднього е-лікарняного працівника.
Якщо:
— скорочує, то дні накладки (у прикладі — 20.10.2021) відносимо до нового страхового випадку;
Наприклад, під час самоізоляції від COVID-19 працівник захворів. Лікарняний № 1 по самоізоляції закінчується 20.10.2021. Лікарняний № 2 по тимчасовій втраті працездатності починається з 20.10.2021. Тоді 20.10.2021 оплачуємо у складі лікарняного № 2.
— не скорочує, то дні накладки (у прикладі — 20.10.2021) оплачуємо у складі лікарняного № 1.
Статус лікарняного
З 1 жовтня е-лікарняний може мати такі статуси: «Закритий», «Готовий до сплати (виданий)», «Помилково сформований», «Недійсний» і «Оплачений».
Як тільки е-лікарняний з’являється в кабінеті страхувальника, він має статус «Закритий». Проте закритий — це ще не готовий до сплати!
З 1 жовтня е-лікарняний вважається виданим через 7 календарних днів після дати його закриття, а лікарняний по вагітності та пологах — через 7 днів після дати його відкриття.
Після закінчення семиденного періоду очікування статус лікарняного повинен змінитися на «Готово до сплати». А якщо змінився раніше? Все одно чекаємо 7 днів. Адже протягом цього терміну в лікарняний можуть вноситися зміни. Навіть більше! Він може бути визнаний помилково сформованим. Тому краще не ризикувати.
Статус «Помилково сформований» може отримати е-лікарняний, якщо медвисновок, на підставі якого він створений, було сформовано з помилками. У цьому випадку лікар протягом 7 днів створить коректний е-медвисновок, а за ним буде створений новий е-лікарняний. А перший, із помилками, отримає статус «Помилково сформований».
Статус «Недійсний» отримає е-лікарняний, якщо він «наїжджає» на вже відкритий лікарняний працівника, але не скорочує його.
Податковий номер і П. І. Б
Останнім часом у полі «ПІБ ЗО» — підтягується інформація з бази системи охорони здоров’я. І дуже часто в прізвищах, іменах і по батькові є помилки. Тому уважно все перевіряйте. Якщо виявили помилку, просимо працівника звернутися до лікаря. Нехай лікар перевірить коректність введених даних працівника і за необхідності виправить помилки і відновить медвисновок.
Ознака сп’яніння/порушення режиму
Пам’ятайте, що за загальним правилом лікарняний з відміткою про наявність алкогольного/наркотичного сп’яніння не підлягає оплаті (див. ст. 23 Закону України від 23.09.99 № 1105-XIV).
Якщо лікарем установлений факт порушення пацієнтом призначеного режиму лікування, формується новий медичний висновок із зазначенням дати порушення режиму лікування і виду порушення режиму лікування. Якщо працівник порушує режим, установлений для нього лікарем, то він втрачає право на лікарняні з дня допущення порушення на строк, який установлюється рішенням комісії із соцстрахування.
Причина непрацездатності
Назви причин непрацездатності в електронному листку непрацездатності і в паперовому не збігаються. Також не збігається їх нумерація.
Нумерацію причин непрацездатності в е-лікарняному ви визначаєте самостійно.
У протоколі комісії із соцстрахування і в заяві-розрахунку на отримання фінансування від ФСС за е-лікарняними вказуємо нову нумерацію причин непрацездатності, а не ту, яка наведена в описі до відповідної графи.
