Компенсація за невикористану відпустку

4.1. Виплата компенсації при звільненні

Нагадаємо: ч. 1 ст. 3 Закону про відпустки зобов’язує роботодавця на прохання працівника, що звільняється, надати йому невикористану відпустку з наступним звільненням (детальніше див. у підрозділі 1.14 на с. 39). Виняток — звільнення за порушення трудової дисципліни. У такому разі відпустки працівнику не бачити.

Проте може статися так, що працівник не хоче або не може піти у відпустку перед звільненням. І тут уже ніхто не має права його змусити. У такій ситуації при проведенні остаточного розрахунку працівнику необхідно нарахувати і виплатити компенсацію за невикористані дні:

— щорічної основної та додаткових відпусток;

— додаткової відпустки на дітей (див. ст. 19 Закону про відпустки).

Що стосується інших видів відпусток, у тому числі додаткової «чорнобильської» відпустки, то невикористані дні таких відпусток компенсації не підлягають (див. лист Мінпраці від 18.06.2007 р. № 150/13/133-07).

Зауважте:

Річ у тому, що чинним законодавством не передбачений строк давності, після якого працівник втрачає право на такі відпустки. Неодноразово говорили про це й контролюючі органи (див., зокрема, листи Мінпраці від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08, Мінсоцполітики від 12.05.2015 р. № 256/13/116-15 і Держпраці від 25.01.2017 р. № 828/4.3/4.1-ДП-17). Отже, абсолютно всі «відпускні борги» потрібно буде компенсувати грошима.

Оскільки наш сьогоднішній спецвипуск присвячений щорічним відпусткам, надання компенсації за «дитячі» відпустки ми детально розглядати не будемо. Зазначимо лише один важливий момент.

«Дитяча» відпустка є соціальною, а не щорічною, її надають у календарному році, а не за відпрацьований робочий рік. Тому в разі звільнення працівник може її використати в повному обсязі або отримати компенсацію за всі дні такої відпустки, незалежно від відпрацьованого часу в цьому році (див. лист Мінпраці від 03.03.2007 р. № 58/06/186-07). Але! Якщо протягом календарного року до влаштування на останнє місце роботи працівник працював також в іншого роботодавця і мав право на «дитячу» відпустку, то підприємству, з якого він зараз звільняється, не потрібно виплачувати компенсацію за невикористану додаткову відпустку на дітей за такий рік. Адже надати «дитячу» відпустку чи нарахувати компенсацію в разі її ненадання повинен був попередній роботодавець.

Зверніть увагу: право на отримання компенсації мають як основні працівники, так і сумісники. Причому це право не залежить від підстави звільнення. Тобто навіть коли в працівника відсутнє право на відпустку з наступним звільненням (наприклад, при звільненні за порушення трудової дисципліни), у нього залишається право на отримання грошової компенсації за таку відпустку. Цей висновок свого часу підтримував Держкомпідприємництва (див. лист від 23.07.2003 р. № 4382). Згодне з цим і Мінсоцполітики (див. лист від 01.12.2016 р. № 1624/13/84-16).

Майте на увазі: виплатити компенсацію за невикористані дні відпустки потрібно й у разі смерті працівника. Одержувачами компенсації в такому разі будуть спадкоємці померлого працівника (ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки).

Зауважте: ненарахування і невиплата компенсації за невикористану відпустку трактується як недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці. А за це роботодавцю загрожує штраф на підставі абзацу четвертого ч. 2 ст. 265 КЗпП у 10-кратному розмірі МЗП, установленої законом на момент виявлення порушення (у 2019 році — 41730 грн.), за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення.

Не залишаться без покарання і посадові особи такого роботодавця. Їм «світить» адмінштраф на підставі ст. 41 КУпАП — у загальному випадку від 510 до 1700 грн. Якщо ж порушення вчинене повторно протягом року після накладення адмінстягнення або щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері чи особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, адмінштраф становитиме від 1700 до 5100 грн.

Якщо ж він у цей день не працював, компенсацію виплачують не пізніше наступного дня після пред’явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 116 КЗпП).

Чим загрожує роботодавцю порушення цих простих правил?

Якщо виплату нарахованої компенсації затримано на строк до одного місяця, то це порушення інших вимог трудового законодавства. За нього роботодавець несе відповідальність у вигляді штрафу в розмірі однієї мінзарплати, встановленої на момент виявлення правопорушення (абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Якщо виплату затримано на строк більше одного місяця, то це штраф у розмірі 3 МЗП на підставі абзацу третього ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Для посадових осіб роботодавця за затримку виплати заробітної плати (у тому числі компенсації за невикористану відпустку) передбачено як адміністративну згідно зі ст. 41 КУпАП (див. вище), так і кримінальну відповідальність на підставі ст. 175 ККУ (див. с. 41).

Крім того, у разі невиплати з вини роботодавця належних працівнику сум у строки, встановлені ст. 116 КЗпП, доведеться виплатити такому працівнику ще й середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку (ст. 117 цього Кодексу).

4.2. Компенсація без звільнення: коли це можливо?

З попереднього підрозділу ви дізналися, що без проблем можна замінити невідгуляні дні щорічної відпустки грошовою компенсацією при звільненні працівника. А чи можна використовувати такий прийом для працівників, що не звільняються?

Замінити працівнику відпустку грошовою компенсацією в процесі його роботи на підприємстві можна лише в окремих випадках і при виконанні певних умов. Детальніше про це розповімо нижче.

Передусім запам’ятайте: отримати компенсацію за невикористані дні відпустки можуть тільки працівники старше 18 років. Це випливає з ч. 5 ст. 24 Закону про відпустки.

Також майте на увазі, що без припинення трудових відносин компенсувати грошима можна лише частину щорічної відпустки (основної та додаткових), що належить працівнику за відпрацьований робочий рік.

При цьому

Тобто 24 календарні дні працівник «залізно» повинен використати для відпочинку у відпустці. А ось інші дні, за його бажанням, можна компенсувати грошима. Зверніть увагу: тут на перший план знову висувається бажання працівника, а не роботодавця.

Зауважте: виплатити компенсацію «за те, що перевищує 24 дні», можна тільки після того, як працівник використає дні щорічної відпустки, що не компенсуються, за відпрацьований робочий рік, за який надається відпустка. Тобто не можна спочатку виплатити працівнику грошову компенсацію за частину відпустки, а потім надати йому саму відпустку (див. лист Мінсоцполітики від 25.06.2014 р. № 248/13/116-14).

Краще зрозуміти, як це працює, допоможуть приклади.

Приклад 4.1. Тривалість щорічної відпустки працівника — 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік.

Цей працівник зможе отримати компенсацію за невикористану відпустку тільки при звільненні. З аналогічною позицією можна ознайомитися в листі Мінпраці від 22.09.2005 р. № 09-430.

Приклад 4.2. Працівнику встановлена щорічна відпустка тривалістю 28 календарних днів — 24 дні основної і 4 дні додаткової відпустки за роботу в особливих умовах праці.

Після того, як працівник використає 24 календарні дні щорічної відпустки за конкретний відпрацьований робочий рік, він за бажання зможе отримати компенсацію за решту 4 дні щорічної відпустки.

Приклад 4.3. Працівник, який є особою з інвалідністю IIІ групи, не використав щорічну основну відпустку за 2 робочі роки загальною тривалістю 52 календарні дні (тривалість щорічної основної відпустки працівника — особи з інвалідністю IІI групи становить 26 календарних днів).

У цьому випадку працівник має право отримати компенсацію за 4 календарні дні відпустки (26 х 2 - 24 х 2).

Але чому тільки за 4, а не за 28 (26 х 2 - 24)?

Вище ми вже говорили, що законодавством не передбачений строк давності, після якого працівник утрачає право на щорічні відпустки. Тому не можна замінювати грошовою компенсацією невикористані щорічні відпустки минулих років (обов’язкові 24 календарні дні). Отже, навіть якщо працівник не скористався своїм правом на щорічну відпустку за декілька попередніх років, отримати ці відпустки він усе одно повинен. При цьому 24 календарні дні за кожен відпрацьований робочий рік роботодавець зобов’язаний надати працівникові днями відпочинку. А ось за «вершок», за бажанням працівника, може бути виплачена компенсація.

Майте на увазі:

У цьому випадку бажання працівника — закон. Для того щоб отримати компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, працівник повинен написати роботодавцю заяву в довільній формі. На підставі цієї заяви роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження). Наведемо зразки таких документів.

4.3. Розрахунок суми компенсації

Нарешті прийшов час розглянути порядок розрахунку суми компенсації за невикористані дні відпустки. Цей процес можна умовно поділити на три етапи:

1) знаходимо кількість невикористаних днів відпустки, що підлягають компенсації;

2) розраховуємо середньоденну зарплату;

3) визначаємо суму компенсації за невикористану відпустку.

Розберемо кожен з етапів.

Етап 1. Насамперед визначають, скільки днів відпустки працівник не використав. Причому підрахунок невикористаних днів проводять окремо за кожним видом відпусток, що підлягають компенсації (див. лист Мінпраці від 24.06.2011 р. № 208/13/116-11).

Так, для розрахунку кількості невикористаних днів щорічної основної відпустки за неповний робочий рік використовуйте таку формулу:

де Д_комп — кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація;

Д_відп — загальна тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований рік;

К_відпр — кількість календарних днів у поточному робочому році до дня звільнення;

С_відпр — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на поточний робочий рік до дня звільнення;

К_рік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;

С_рік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.

Чому необхідно застосовувати цю формулу, а не рахувати дні, що підлягають компенсації, пропорційно відпрацьованим місяцям? Річ у тому, що працівник «заробляє» свою відпустку щодня, а не після того, як відпрацює цілий місяць. Отже, кожен день має бути врахований при розрахунку кількості днів невикористаної відпустки.

Але можлива ситуація, коли працівник не використав щорічну відпустку за кілька років підряд. Як бути в такому випадку? Тоді дні щорічної основної відпустки, що підлягають компенсації, розраховують за такою формулою:

де Р — кількість повних років, відпрацьованих на підприємстві, за які не використано відпустки.

Отриману розрахунковим шляхом кількість календарних днів округлюють за математичними правилами округлення. Таким чином, якщо в розрахунку виходить 0,5 і більше десятих — це число округлюють до цілого, тобто до 1 календарного дня. Це збігається з думкою Мінсоцполітики, наведеною в листі від 27.03.2013 р. № 321/13/84-13.

І ще один важливий момент. Він стосується керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, спеціалістів навчальних закладів. Якщо такі працівники до звільнення пропрацювали:

— 10 місяців і більше — грошову компенсацію їм виплачують за невикористані дні щорічних відпусток з розрахунку їх повної тривалості (ч. 2 ст. 24 Закону про відпустки, абзац другий п. 6 Порядку № 346);

— менше 10 місяців — компенсацію їм виплачують пропорційно відпрацьованому ними часу з розрахунку тривалості щорічної основної відпустки за кожен відпрацьований місяць 5,6; 4,2 і 2,8 календарного дня при тривалості щорічної основної відпустки 56, 42 і 28 календарних днів відповідно (абзац другий п. 6 Порядку № 346).

Отже, з першим етапом — визначенням кількості невикористаних днів відпустки, що підлягають компенсації, — розібралися. Далі розповімо, як розрахувати середньоденну зарплату.

Етап 2. На цьому етапі ваше завдання — розрахувати середню заробітну плату. Такий розрахунок здійснюють відповідно до Порядку № 100, тобто так само, як і при розрахунку суми відпускних. У загальному випадку середню зарплату визначають виходячи із сумарного заробітку за останні 12 календарних місяців роботи, що передували місяцю виплати компенсації. Якщо ж працівник пропрацював на підприємстві менше року, середню заробітну плату обчислюють виходячи з виплат за фактичний час роботи з 1-го числа місяця після оформлення на роботу по 1-ше число місяця, у якому виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Детальніше про порядок розрахунку середньоденної заробітної плати ви можете прочитати в розділі 2 на с. 43.

Етап 3. На завершальному етапі приступаємо до головного — власне розрахунку суми компенсації. Для цього використовуйте формулу:

К = Д_комп х ЗП_сер,

де К — сума компенсації за невикористану відпустку;

ЗП_сер — середньоденна заробітна плата.

А тепер розрахунок суми компенсації за невикористану відпустку покажемо на прикладі.

Приклад 4.4. Трудовий договір з працівницею розривають 12 квітня 2019 року. Відповідно до наказу їй при звільненні повинні виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної основної відпустки за відпрацьований робочий рік з 15.01.2018 р. по 14.01.2019 р. і частину такої відпустки за період з 15.01.2019 р. по 12.04.2019 р.

Тривалість щорічної основної відпустки, встановлена на підприємстві, — 24 календарні дні.

Середня заробітна плата працівниці за 12 місяців, що передують виплаті компенсації, становить 261,00 грн./к. дн.

На підставі наявних даних розрахуємо кількість невикористаних днів щорічної відпустки, що підлягають компенсації:

де 88 — кількість календарних днів за період з 15.01.2019 р. по 12.04.2019 р. (17 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 12 к. дн.);

1 — кількість святкових і неробочих днів у цьому ж періоді (8 березня).

Сума компенсації за невикористані дні щорічної основної відпустки становить:

30 х 261,00 = 7830,00 (грн.).

4.4. Оподаткування й облік компенсації

Ну що ж, визначивши суму компенсації, вам належить розібратися, яка доля її спіткає в податковому обліку. Прямо зараз ми вам у цьому допоможемо.

ЄСВ

Обкладати ЄСВ суму компенсації за невикористані дні відпустки чи ні, залежить від того, кому роботодавець здійснює нарахування такої компенсації:

— працівнику, що звільняється, при проведенні остаточного розрахунку

чи

— звільненому працівнику, тобто фізичній особі, яка на день її нарахування вже не перебуває у трудових відносинах з підприємством.

Тут потрібно пояснити.

Річ у тому, що під «ЄСВ-приціл» у загальному випадку потрапляють виплати, які відповідають таким трьом умовам:

1) їх нараховує роботодавець найманому працівнику — платнику ЄСВ (ст. 4 Закону № 2464);

2) вони включаються до фонду оплати праці відповідно до Інструкції № 5;

3) їх немає в Переліку № 1170.

Водночас як виняток до бази нарахування ЄСВ потрапляють також виплати, нараховані колишнім працівникам після звільнення за відпрацьований ними час (ч. 2 ст. 7 Закону № 2464 і п.п. 4 п. 3 розд. IV Інструкції № 449).

Що це означає для кожного зі згаданих вище варіантів, поговоримо далі.

Компенсацію нараховано при проведенні остаточного розрахунку. Якщо компенсацію за невикористану відпустку виплачують працівнику, що звільняється, при проведенні остаточного розрахунку, то до бази нарахування ЄСВ вона потрапить. Адже така виплата відповідає всім критеріям, про які ми сказали вище, а саме:

— на момент її нарахування працівник перебуває в трудових відносинах з роботодавцем. Нагадаємо: день звільнення працівника для нього є останнім робочим днем. Саме в цей день роботодавець зобов’язаний виплатити працівнику всі належні йому суми, у тому числі й компенсацію за невикористані дні відпустки (ст. 116 КЗпП);

— включається до фонду оплати праці згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5;

— не зазначена в Переліку № 1170.

Зверніть увагу: до бази нарахування ЄСВ включають і компенсацію, нараховану померлому працівнику при проведенні остаточного розрахунку. Свого часу таку думку висловлював Пенсійний фонд (див. лист від 22.10.2012 р. № 21362/н-11). Аналогічний висновок випливає і з консультації, наведеної в підкатегорії 301.03 БЗ.

Зауважте: якщо працівник звільняється, не відпрацювавши місяць повністю, через що база нарахування ЄСВ за таким працівником виявилася меншою за МЗП, вимогу про ЄСВ з МЗП* застосовувати не потрібно. Це випливає з п. 9 розд. ІІІ Інструкції № 449, у якому прямо сказано, що «мінімальне» правило застосовують тільки в тому випадку, коли працівник перебував у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацював усі робочі дні звітного місяця. Таку позицію податківці наводили також у листі ДФСУ від 29.01.2016 р. № 1394/5/99-99-17-03-03-16 і в роз’ясненні з підкатегорії 301.04.01 БЗ. Звідси ж доходимо висновку: якщо працівник звільнений останнім робочим днем місяця, відпрацювавши його повністю, правила про нарахування ЄСВ з МЗП дотримуватися потрібно.

* Про неї читайте в підрозділі 3.1 на с. 67.

До суми компенсації застосовують ті ж ставки ЄСВ, що й до заробітної плати, тобто в загальному випадку — 22 %, а для осіб з інвалідністю, які працюють у звичайних юросіб і ФОП, — 8,41 %*.

* Більше про ЄСВ-ставки ви можете дізнатися з табл. 3.1, наведеної на с. 66.

Компенсацію за невикористану відпустку, нараховану працівнику, що звільняється, при проведенні остаточного розрахунку, потрібно відобразити у Звіті з ЄСВ (форма № Д4). Причому в таблиці 6 Звіту за формою № Д4 компенсацію за невикористані дні відпустки показують у загальній сумі заробітної плати. Окремо її виділяти не потрібно.

Компенсацію нараховано звільненому працівнику. Якщо має місце такий випадок, виплату до бази нарахування ЄСВ не включають. Адже вона:

— нараховується особі, яка на цей момент уже не перебуває в трудових відносинах з підприємством;

— є виплатою за невідпрацьований час, тобто положення ч. 2 ст. 7 Закону № 2464 і п.п. 4 п. 3 розд. IV Інструкції № 449 у цьому випадку не працюють.

Компенсацію непрацівникові у формі № Д4 не відображають.

Проте «уникати» в такий спосіб ЄСВ із суми компенсації ми не рекомендуємо. Адже невиплата в день звільнення з вини роботодавця сум, належних працівнику, є порушенням трудового законодавства. Чим це загрожує роботодавцю?

Згідно зі ст. 117 КЗпП у разі відсутності спору про розмір належних працівнику сум роботодавець повинен виплатити такому працівнику його середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Крім того, підприємству за зазначене порушення загрожує штраф на підставі ст. 265 КЗпП, а його посадовим особам — адмінштраф згідно зі ст. 41 КУпАП (див. с. 41). Така перспектива, погодьтеся, не вселяє оптимізму.

ПДФО

Тепер давайте розбиратися у «відносинах» компенсації за невикористані дні відпустки з ПДФО.

Спершу згадаємо, що до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника ПДФО потрапляють, зокрема, доходи у вигляді заробітної плати, нараховані відповідно до умов трудового договору (контракту). При цьому заробітна плата для цілей ПДФО — це основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму згідно із законом (п.п. 14.1.48 ПКУ).

Також нагадаємо, що п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 відносить компенсацію за невикористані дні відпусток до фонду додаткової заробітної плати.

Отже, компенсацію за невикористані дні відпустки прирівнюють до зарплати й у зв’язку із цим:

— обкладають ПДФО за ставкою 18 %;

— враховують при визначенні граничної суми доходу, що надає право на застосування ПСП. Нагадаємо: ПСП надають з урахуванням останнього місячного податкового періоду, у якому платник податку був звільнений з місця роботи (п.п. 169.3.4 ПКУ);

— при визначенні об’єкта оподаткування зменшують на суму утриманої ПСП (за її наявності).

У розділі I Податкового розрахунку за формою № 1ДФ суму компенсації за невикористані дні відпустки відображають у складі заробітної плати з ознакою доходу «101».

Військовий збір

Оскільки сума компенсації за невикористані дні відпустки, як ми вже сказали, включається до складу оподатковуваного доходу працівника, то з такої виплати потрібно утримати ще й ВЗ (п.п. 1.2 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Ставка збору — 1,5 %.

При цьому пам’ятайте: базою обкладення ВЗ є нарахована сума компенсації, тобто зменшувати її на ПСП (за її наявності) не потрібно.

Загальну базу обкладення ВЗ, до якої потрапить і сума компенсації, а також загальну суму утриманого ВЗ відображають у розділі II форми № 1ДФ за рядком «Військовий збір».

Бухгалтерський облік

Бухгалтерський облік компенсації за невикористану відпустку особливих складнощів не передбачає. Нарахування такої компенсації відображають за кредитом субрахунку 661, а нарахування на неї ЄСВ — за кредитом субрахунку 651.

На вашому підприємстві створюється резерв відпусток*? Тоді субрахунки 661 і 651 у вас повинні кореспондувати з дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток». Пояснимо чому.

* Про те, хто зобов’язаний формувати резерв відпусток, а також про порядок його створення і використання ви можете прочитати в розділі 5 на с. 97.

Як ми вже говорили, працівник при звільненні може або використати належні йому дні відпустки, або отримати грошову компенсацію. У деяких випадках компенсація за бажанням працівника виплачується і тоді, коли він продовжує трудові відносини з підприємством (див. підрозділ 4.2 на с. 84).

Коли підприємство створює резерв відпусток, воно враховує всіх працівників, які не використали свої відпустки, у тому числі й тих, які замість належних їм днів відпустки захочуть отримати грошову компенсацію. Виходить, що суми, які виплачуються як компенсація за невикористані дні відпустки, вже відображені у витратах підприємства при нарахуванні забезпечення на оплату відпусток. А отже, в бухгалтерському обліку компенсацію потрібно відображати як звичайні відпускні (за дебетом субрахунку 471), щоб штучно не були завищені витрати підприємства.

У випадку якщо відповідно до П(С)БО резерв відпусток не створювався або його сума не покриває розміру компенсації, витрати, пов’язані з нарахуванням компенсації за невикористані дні відпусток, відображають залежно від місця роботи співробітника за дебетом рахунків: 23, 91, 92, 93, 94.

Суми утриманих з компенсації ПДФО і ВЗ обліковують за загальними правилами: за дебетом субрахунку 661 у кореспонденції з кредитом субрахунків 641/ПДФО і 642/ВЗ відповідно.

Податок на прибуток

З податком на прибуток узагалі все просто. Адже, як ми вже говорили, базою обкладення податком на прибуток нині слугує бухгалтерський фінрезультат до оподаткування (п.п. 134.1.1 ПКУ). При цьому жодних коригувань, пов’язаних із нарахуванням і виплатою компенсації працівнику, що звільняється, проводити не потрібно. Вони розд. ІІІ ПКУ не передбачені.

Виняток — суми компенсації, відшкодовані за рахунок резерву відпусток, сформованого до 01.01.2015 р. У цілях розрахунку оподатковуваного прибутку як високодохідники, так і малодохідники зменшують на ці суми бухгалтерський фінрезультат відповідно до п. 24 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ.

Завершимо вивчення загальних «облікових» питань, що стосуються нарахування і виплати компенсації за невикористану відпустку, розглядом прикладу.

Приклад 4.5. Бухгалтер підприємства звільняється 19 квітня 2019 року. Відповідно до наказу йому при звільненні повинні виплатити компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки за період з 04.01.2019 р. по дату звільнення (7 календарних днів). Сума компенсації за невикористану відпустку становить 1572,48 грн.

За останній місяць роботи працівнику нараховано заробітну плату в розмірі 4890,00 грн. Права на ПСП він не має.

Підприємство створює забезпечення на оплату відпусток відповідно до норм П(С)БО.

В обліку підприємства нарахування і виплата доходу за останній місяць будуть відображені таким чином (див. табл. 4.1):

Таблиця 4.1. Облік остаточного розрахунку з працівником при звільненні

4.5. Компенсація при переведенні

Цікаво, що при звільненні за переведенням (тобто на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП) працівник має право за своїм бажанням грошову компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки не отримувати на руки, а вимагати перерахувати на рахунок нового роботодавця. Це право йому надає ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки.

При такому переведенні працівник отримує низку вигод. Адже в цьому разі до стажу роботи, що надає право на щорічну (основну і додаткову) відпустку на новому місці роботи, зараховується період, за який працівник не використав дні відпустки в колишнього роботодавця (ч. 3 ст. 9 Закону про відпустки). Більше того, в цій ситуації працівник зможе отримати відпустку повної тривалості до закінчення 6-місячного строку роботи в нового роботодавця (п. 8 ч. 7 ст. 10 цього Закону).

Виходить, що, звільняючись за переведенням, працівник за бажанням може обрати один з таких варіантів:

— піти у відпустку з наступним звільненням (якщо дозволяють умови переведення);

— отримати в день звільнення компенсацію за невикористані дні щорічних і додаткової «дитячої» (за наявності права на неї) відпусток;

— отримати в день звільнення компенсацію за невикористані дні додаткової відпустки на дітей (за наявності права на неї) і вимагати від роботодавця перерахувати компенсацію за невикористані дні щорічних відпусток на рахунок підприємства, на яке працівник буде переведений.

Зауважте:

На «дитячу» відпустку така «фішка» не поширюється. Це випливає з положень ст. 83 КЗпП і ст. 24 Закону про відпустки. Таким чином, компенсація за невикористані дні додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, повинна бути виплачена їм безпосередньо на руки. Це підтверджує і Мінсоцполітики в листі від 20.09.2013 р. № 807/13/155-13 (ср. ).

Але щоб усе пройшло гладко, підприємствам, що звільняють і приймають працівника, потрібно виконати певні формальності.

Дії підприємства, яке звільняє

Передусім зазначимо, що для перерахування компенсації за невикористану відпустку на рахунок нового роботодавця працівник повинен подати підприємству, з якого він звільняється, відповідну заяву. У ній слід зазначити реквізити для перерахування суми компенсації.

Далі підприємство, з якого звільняється працівник, повинне розрахувати і нарахувати суму компенсації за невикористану відпустку, а також нарахувати на неї ЄСВ та утримати ПДФО і ВЗ. Новому ж роботодавцю воно повинне перерахувати тільки «чисту» суму, яка виплачувалася б працівникові на руки. Прямої вказівки на те, що проводити відповідні нарахування й утримання з компенсаційних сум повинне саме підприємство, з якого звільняється працівник, законодавство не дає. Проте такий варіант «просувають» податківці. Про це свідчать їх роз’яснення, наведені в підкатегоріях 103.01 і 301.06.01 БЗ.

Моментом виплати компенсації вважатиметься день перерахування грошових коштів підприємству, на яке переводиться працівник (тобто новому роботодавцю). Тому ПДФО, ВЗ і ЄСВ необхідно сплатити в цей же день (п.п. 168.1.2 і п.п 1.4 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464).

Підприємство, з якого звільняється працівник, у звітності відображає суму «перевідної» компенсації в загальному порядку, аналогічно компенсації, що виплачується на руки (див. підрозділ 4.4 на с. 88).

Розглянемо приклад.

Приклад 4.6. Величко Є. Є., працівниця відділу збуту ТОВ «Юпітер», звільняється 25.04.2019 р. у зв’язку з переведенням до ТОВ «Меркурій». Під час роботи в ТОВ «Юпітер» працівниця мала право на щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні, а також на додаткову відпустку на дітей тривалістю 10 календарних днів.

Працівниця не використала щорічну основну відпустку за період роботи з 14.08.2018 р. по дату звільнення (17 календарних днів), а також додаткову відпустку на дітей за 2019 рік.

Компенсацію за невикористану щорічну відпустку нараховано в сумі 3790,15 грн. За заявою працівниці «чиста» сума такої компенсації перераховується на рахунок нового роботодавця. Крім того, їй нараховано і виплачено компенсацію за невикористану «дитячу» відпустку в розмірі 2229,50 грн.

Заробітна плата за фактично відпрацьовані дні квітня 2019 року — 6635,00 грн.

Загальна сума доходу, нарахована при проведенні остаточного розрахунку, — 12654,65 грн. (3790,15 грн. + 6635,00 грн. + 2229,50 грн.).

ТОВ «Юпітер» нараховує резерв відпусток відповідно до П(С)БО.

В обліку ТОВ «Юпітер» операції з нарахування і виплати компенсації відображають таким чином (див. табл. 4.2):

Таблиця 4.2. Облік перерахування компенсації на рахунок нового роботодавця

Майте на увазі: підприємство, що звільняє працівника, повинне супроводити перерахування грошової компенсації на рахунок нового роботодавця довідкою. У ній слід навести період часу, за який працівник не використав щорічну відпустку, і загальну суму компенсації. Крім того, в цій довідці бажано зазначити, що ПДФО, ВЗ і ЄСВ нараховано (утримано) і сплачено в повному обсязі. Наведемо зразок такої довідки.

З обліком на підприємстві, з якого звільняється працівник, розібралися. А як справи з обліком у «приймаючої сторони»? Давайте дивитися.

Дії нового роботодавця

На наш погляд, підприємство, на яке переводиться працівник, не повинне включати суми отриманої компенсації за невикористану відпустку до складу доходів при її отриманні. Адже ця сума належить працівнику, а отже, не відповідає критеріям визнання доходом (п.п. 6.6 П(С)БО 15).

Також не буде в нового роботодавця витрат при виплаті компенсації працівнику, оскільки не здійснюється її нарахування. По суті, сума «перевідної» компенсації є для нового роботодавця транзитною. При її отриманні в нього виникає заборгованість перед працівником з виплати такої компенсації.

Причому, на нашу думку, суми компенсації, які будуть виплачені працівнику на новому місці роботи, потрібно відображати на субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами», а не на «зарплатному» субрахунку 661.

У звітності нового роботодавця (у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ і Звіті з ЄСВ) показувати «перевідну» компенсацію не потрібно. Адже про нараховану суму компенсації та сплачені з неї ЄСВ, ПДФО і ВЗ податківців уже повідомив колишній роботодавець прийнятого за переведенням працівника (див. вище). Новому роботодавцеві залишається просто врахувати суму компенсації, надаючи працівнику відпустку. Як це зробити?

Спершу потрібно визначити, яка кількість днів відпустки припадає на період, за який «перевідна» компенсація була нарахована попереднім роботодавцем і перерахована на нове місце роботи. Якщо кількість днів відпустки за новим і старим місцями роботи однакова, то проблем немає. А як бути, якщо вона відрізняється?

На жаль, офіційних коментарів із цього приводу Мінсоцполітики не надавало. Тому нам залишається ввімкнути власну логіку. І ось що вона говорить.

Частиною 3 ст. 9 Закону про відпустки встановлено, що за новим місцем роботи до стажу, що надає право на відпустку, зараховується час, за який переведений працівник не використав щорічну відпустку в попереднього роботодавця.

Тобто в наведеній нормі йдеться тільки про визначення періоду, за який надається відпустка. При цьому ні КЗпП, ні Закон про відпустки не встановлюють, що за час роботи в попереднього роботодавця на новому підприємстві працівнику надається саме та кількість днів відпустки, яку він не використав на старому місці роботи.

Тому, на наш погляд, за кожен відпрацьований рік (з урахуванням часу роботи в колишнього роботодавця, за який нарахована «перевідна» компенсація) працівникові, прийнятому за переведенням, слід надавати відпустку тривалістю, встановленою в нового роботодавця.

Після того, як ви визначили кількість днів відпустки, за які буде виплачено «перевідну» компенсацію, відніміть їх із загальної кількості днів відпустки, які будуть надані працівнику. Результатом таких обчислень буде кількість днів відпустки, які мають бути оплачені новим роботодавцем.

Складно розібратися? Тоді давайте розглянемо приклад.

Приклад 4.7. Величко Є. Є. була прийнята на роботу до ТОВ «Меркурій» з 26.04.2019 р. за переведенням з ТОВ «Юпітер». Оклад працівниці за новим місцем роботи становить 7150,00 грн.

Під час роботи в ТОВ «Юпітер» працівниця мала право на щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні. Відповідно до довідки, наданої до бухгалтерії ТОВ «Меркурій», працівниця не використала відпустку за період роботи в ТОВ «Юпітер» з 14.08.2018 р. по 25.04.2019 р. (тобто 17 календарних днів при тривалості відпустки 24 календарні дні). Компенсація за невикористані дні відпустки була отримана на рахунок ТОВ «Меркурій» у розмірі 3051,07 грн.

У ТОВ «Меркурій» для посади, на яку прийнята працівниця, встановлено тривалість щорічної основної відпустки 28 календарних днів. Така відпустка повної тривалості буде надана працівниці з 27 травня 2019 року.

ТОВ «Меркурій» створює резерв відпусток відповідно до П(С)БО. Підприємство нараховує відпускні в місяці їх видачі.

Незважаючи на те, що до виходу у відпустку працівниця відпрацювала в нового роботодавця лише місяць, вона має право на отримання щорічної основної відпустки повної тривалості за робочий рік з 14.08.2018 р. по 13.08.2019 р.

Визначимо, за яку кількість днів відпустки ТОВ «Меркурій» (новий роботодавець) зобов’язане виплатити відпускні за рахунок власних коштів, а за яку здійснити оплату сумою компенсації, отриманої від ТОВ «Юпітер».

Період роботи, за який не була використана щорічна відпустка за старим місцем роботи, — з 14.08.2018 р. по 25.04.2019 р. Розрахуємо кількість невикористаних днів щорічної відпустки за цей період виходячи з тривалості щорічної відпустки 28 календарних днів (нове місце роботи):

де 255 — кількість календарних днів у періоді з 14.08.2018 р. по 25.04.2019 р.;

6 — кількість святкових і неробочих днів, що припадають на цей період;

365 — кількість календарних днів у робочому році з 14.08.2018 р. по 13.08.2019 р.;

11 — кількість святкових і неробочих днів згідно зі ст. 73 КЗпП, які припадають на робочий рік з 14.08.2018 р. по 13.08.2019 р.

Обчислюємо кількість днів відпустки за новим місцем роботи, які оплачує новий роботодавець (ТОВ «Меркурій»):

28 - 20 = 8 (к. дн.).

Оскільки в працівниці немає жодного повністю відпрацьованого календарного місяця (з 1-го до 1-го числа), середньоденну зарплату обчислюємо виходячи з установленого їй посадового окладу. Середньоденна зарплата дорівнює:

(7150,00 х 12) : (365 - 11) = 242,37 (грн.).

Сума відпускних, яка буде нарахована в ТОВ «Меркурій» за 8 календарних днів:

242,37 х 8 = 1938,96 (грн.).

За решту 20 днів відпустки працівниці буде виплачена компенсація, перерахована її колишнім роботодавцем (3051,07 грн.).

Облік операцій з виплати працівниці сум відпускних покажемо в табл. 4.3.

Таблиця 4.3. Виплата відпускних за новим місцем роботи

Ми виклали нашу думку щодо порядку виплати компенсації за невикористану відпустку при переведенні на інше підприємство. А ось офіційні органи не мають однозначної думки із цього приводу.

Так, у листі Мінсоцполітики від 25.11.2015 р. № 1531/13/84-15 сказано, що надані на новому місці роботи дні щорічної відпустки, зароблені в попереднього роботодавця, оплачуються із суми компенсації, перерахованої на нове місце роботи. Проте механізм такої оплати в зазначеному листі не наведений.

Водночас у більш ранньому листі Мінпраці від 22.02.2008 р. № 33/13/116-08 говорилося, що компенсація за невикористані дні щорічних відпусток, нарахована за попереднім місцем роботи і перерахована на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник, йому не виплачується. А розрахунок усієї суми відпускних пропонувалося здійснювати виходячи із заробітку за новим місцем роботи.

Але як же тоді бути з отриманою компенсацією?

У Мінсоцполітики рекомендують її суму зарахувати в рахунок виплати визначених по-новому відпускних (див. «Праця і зарплата», 2019, № 12, с. 9).

Проте, на наш погляд, із цим варіантом можуть виникнути проблеми, якщо зарплата на новому місці роботи нижча, ніж на попередньому.

Тож, як бачите, визначеності в питанні реалізації положень ч. 3 ст. 24 Закону про відпустки на сьогодні немає.

Зазначимо: переведення на інше підприємство на підставі п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП зазвичай практикується між дружніми роботодавцями. А отже, вони можуть домовитися, щоб працівник реалізував своє право на відпочинок до звільнення зі старого місця роботи.

Ще один варіант — виплатити компенсацію при звільненні. При цьому працівник зможе в перший рік роботи на новому підприємстві взяти відпустку без збереження заробітної плати тривалістю до 24 календарних днів. Таке право йому надає п. 16 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Причому зробити це можна до закінчення 6-місячного строку безперервної роботи в нового роботодавця.

Будь-який із цих варіантів позбавить від головного болю бухгалтерію нового роботодавця.