Проведення окремих видів інвентаризації

Підготовка до інвентаризації

Перед тим як розпочинати інвентаризацію певних активів, інвентаризаційна комісія має провести деякі підготовчі операції, а саме (п. 5 розд. ІІ Положення № 879):

1) перевірити справність усіх ваговимірювальних приладів;

2) завершити обробку всіх документів щодо руху активів та сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів або звіти про рух активів;

3) визначити залишки на дату проведення інвентаризації;

4) виставити прохання матеріально відповідальним особам згрупувати, розсортувати та розкласти всі активи за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.

Після цього можна приступати до самої інвентаризації окремих активів. При цьому варто враховувати, що

Переважування, обмір, підрахунок проводяться у порядку розміщення активів у приміщенні, де вони зберігаються.

А от визначення ваги (обсягу) навалочних матеріалів може проводитися на основі обмірів і технічних розрахунків.

Крім того, слід пам’ятати, що перед початком проведення інвентаризації окремих видів активів інвентаризаційна комісія має отримати від матеріально відповідальних осіб розписки на підтвердження того, що всі прибуткові та видаткові документи на активи здані до бухгалтерії підприємства, прийняті об’єкти оприбутковані, а ті, що вибули, списані до витрат.

Таку розписку включено до інвентаризаційного опису.

Основні засоби

Коли приступають до інвентаризації ОЗ, то мають на увазі перевірку наявності:

— власних активів, що обліковуються на рахунках 10 та 11;

— орендованих активів, що обліковуються на позабалансовому рахунку 01;

— ОЗ, що знаходяться на відповідальному зберіганні і обліковуються на субрахунку 023.

Розпочинають інвентаризацію ОЗ з того, що перевіряються:

— наявність і стан технічних паспортів та іншої технічної документації на ОЗ (інвентарних карток, інвентарних книг або описів);

— наявність документів на ОЗ, що здані чи прийняті підприємством в оренду, на зберігання, у тимчасове користування;

— наявність документів на об’єкти ОЗ, переведені на консервацію або виведені з експлуатації у зв’язку з реконструкцією, технічним переозброєнням та іншими поліпшеннями.

При виявленні розбіжностей і неточностей у бухгалтерському обліку або технічній документації вносяться відповідні виправлення й уточнення.

До відома! Об’єкти ОЗ, зокрема автомобілі, морські та річкові судна, які відбувають у тривалі рейси і будуть відсутні на підприємстві в період проведення інвентаризації, потрібно проінвентаризувати до моменту їх тимчасового вибуття з підприємства.

Проводячи інвентаризацію ОЗ, слід пам’ятати про те, що під час інвентаризації:

1) машин, обладнання та транспортних засобів перевіряються заводські номери кузова, двигуна, шасі тощо;

2) земельних ділянок, будівель, споруд, іншої нерухомості, водоймищ та інших об’єктів природних ресурсів перевіряється наявність документів, що підтверджують право власності підприємства на ці об’єкти;

3) на всіх ОЗ також перевіряється правильність присвоєння їм інвентарних номерів.

Крім того, особливу увагу інвентарна комісія має звертати на те, чи:

— є на підприємстві придатні до використання ОЗ, залишкова вартість яких уже дорівнює нулю.

Якщо такі ОЗ є, про них слід повідомити керівника підприємства. І він уже має приймати відповідне рішення щодо поводження з такими активами (дооцінити, чи продовжувати їх використовувати без дооцінки, чи, можливо, списати);

— усі ОЗ, що є на підприємстві, знаходяться на обліку і придатні до використання.

Якщо буде встановлено, що є ОЗ, які не знаходяться на обліку, або дані про які відсутні в обліку, то інформацію про них слід зазначити в інвентаризаційних описах. Наприклад, про необліковані будівлі — в інвентаризаційних описах зазначаються їх призначення, основні матеріали, з яких вони побудовані, обсяг (зовнішній чи внутрішній обмір), площа (загальна корисна площа), число поверхів, підвалів, напівпідвалів, рік побудови тощо. На основі цих даних такі об’єкти оприбутковуватимуть в обліку. При цьому оцінка виявлених бездокументних об’єктів ОЗ проводиться за справедливою вартістю.

Якщо інвентарна комісія виявить ОЗ, які не придатні до експлуатації і які не підлягають відновленню, то на них вона має скласти окремий інвентаризаційний опис із зазначенням часу введення в експлуатацію та причин, що довели до стану непридатності (п.п. 1.8 розд. III Положення № 879). На підставі такого висновку такі ОЗ потрібно буде списати.

Нематеріальні активи

Коли приступають до інвентаризації нематеріальних активів, то мають на увазі перевірку об’єктів, що обліковуються на однойменному рахунку 12.

При інвентаризації таких активів інвентаризаційна комісія має:

— встановити факт їх наявності на підприємстві. Для цього вона має перевірити документи, що були підставою для оприбуткування, або документи, якими оформлені майнові права на такі активи;

— перевірити обґрунтованість оприбуткування НМА на баланс;

— зіставити фактичну наявність НМА з даними бухобліку та встановити лишки або нестачі НМА;

— перевірити факт доцільності використання наявних НМА, а саме виявляють застарілих НМА, а також НМА, які частково втратили свої первісні якості та споживчі властивості;

— установити, чи всі НМА використовуються на підприємстві, а також чи відповідають вони критеріям визнання їх активами;

— проаналізувати реальну вартість НМА і за необхідності провести їх переоцінку.

Якщо ж були виявлені непридатні до використання НМА, то про них слід зазначити в інвентарному описі і поставити питання про їх списання з балансу.

Капітальні інвестиції

Якщо у підприємства на балансі на дату проведення інвентаризації є незавершені капітальні інвестиції (незавершене будівництво), то вони також потрапляють у програму проведення річної інвентаризації. Мова йде про витрати, які обліковуються на рахунку 15.

Перевіряти інвентаризаційна комісія має наявність і обсяг незавершених капінвестицій у натурі. Зокрема, серед іншого, інвентаризаційна комісія має (п.п. 3.5 розд. ІІІ Положення № 879):

— перевірити наявність у складі незавершених капітальних інвестицій обладнання, переданого для монтажу, який фактично не розпочато;

— визначити стан законсервованих і тимчасово зупинених будівельних об’єктів, розробок, НМА.

Крім того, окрему увагу слід приділити інвентаризації незавершених ремонтів ОЗ (будівель, споруд, машин, обладнання тощо). Під час інвентаризації цієї частини капінвестицій комісії слід:

— вивчити первинні документи, на підставі яких здійснюється ремонт ОЗ;

— визначити ступінь готовності об’єкта, що ремонтується;

— перевірити відповідність фактичних витрат на ремонт об’єкта ОЗ кошторисній вартості ремонту, розрахованій до передачі такого об’єкта на ремонт, підрахувати економію або перевитрату коштів;

— проаналізувати причини призупинення ремонту окремих об’єктів ОЗ, ремонтні роботи щодо яких припинено, також зробити висновки щодо доцільності продовження затяжних та/або дороговартісних ремонтів.

Результати проведених оглядів слід відобразити в інвентаризаційних описах.

Запаси

Коли приступають до інвентаризації запасів, то мають на увазі перевірку фактичної наявності, стану та умов зберігання активів, що обліковуються на рахунках: 20, 22, 26, 27 та 28.

Інвентаризація запасів проводиться за місцями їх зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами (п. 4.1 розд. ІІІ Положення № 879).

Щоб провести інвентаризацію запасів, інвентаризаційна комісія має здійснити такі операції:


1) у присутності матеріально відповідальних осіб перевірити фактичну наявність запасів шляхом їх перерахунку, переважування чи перемірювання (п.п. 4.2 розд. ІІІ Положення № 879).

Проводячи інвентаризацію запасів, слід ураховувати:

— по-перше, що встановлювати факт наявності запасів слід у порядку розміщення цінностей у приміщенні, в якому вони зберігаються.

Тобто перевірка має відбуватися структуровано від одного виду цінностей до іншого, а не хаотично.

При цьому коли цінності зберігаються в різних ізольованих приміщеннях в однієї матеріально відповідальної особи, інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей комісія опечатує вхід до одного приміщення пломбіратором і переходить до наступного;

— по-друге, коли перевіряють кількість запасів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, то щоб не пошкодити упаковку, можна визначити їх кількість і обсяг на підставі документів постачальника. Хоча обов’язково слід перевірити наявність у натурі частини зазначених цінностей;

— по-третє, щоб перевірити наявність малоцінних та швидкозношуваних предметів, які передані у використання комісії, слід перерахувати наявні у неї активи і фактично зіставити ці дані з відомістю оперативного обліку.

Виявлена при цьому нестача предметів оформлюється актом;

— по-четверте, при інвентаризації запасів, що перебувають у дорозі, не оплаченої в строк покупцями відвантаженої продукції (товарів) та запасів, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), перевіряється обґрунтованість сум, що відображені на рахунках бухгалтерського обліку. Такі суми можуть бути визнані, якщо вони підтверджені належно оформленими документами, зокрема рахунками постачальників, копіями платіжних вимог (рахунків-фактур), що пред’явлені покупцям, охоронними розписками, які переоформлені на дату проведення інвентаризації або близьку до неї.

Окремо варто зауважити про те, що запасів зазвичай на підприємстві доволі багато. А тому проводиться їх інвентаризація доволі довго (можливо, навіть і не один день). Тому щоб у час, коли інвентаризаційна комісія не працює, не було підмін, приміщення, де зберігаються запаси, наприкінці дня опечатується пломбіратором голови комісії.

Крім того,

Також бувають випадки, що під час інвентаризації запаси:

— надходять на склад. Тоді у прибуткових документах на такі запаси матеріально відповідальна особа в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) проставляє позначку «після інвентаризації».

— слід видати зі складу на виробничі потреби. У цьому випадку слід чинити аналогічно до вищезгаданого випадку. А саме слід у видаткових документах на запаси, які з дозволу керівника відпущені зі складу в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії), проставити позначку «після інвентаризації».

Крім того, варто вказати дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи, а якщо вони ще не були внесені до інвентаризаційного опису, то занести про це дані до окремого інвентаризаційного опису;

2) звірити фактично встановлену наявність активів на дату інвентаризації із даними бухгалтерського обліку.

Якщо в результаті порівняння виявляться лишки запасів, то їх слід оприбуткувати (п. 2.14 Методрекомендацій № 2):

— за чистою вартістю реалізації — якщо їх планують реалізувати;

— в оцінці можливого використання — якщо їх буде використано у господарській діяльності підприємства.

Результати інвентаризації ТМЦ вносять до інвентаризаційних описів, а також в окремих випадках — до актів інвентаризації.

Грошові кошти

Каса. При інвентаризації каси інвентаризаційна комісія має перевірити наявність готівки, грошових коштів, цінних паперів і бланків документів суворої звітності (п. 6.1 розд. ІІІ Положення № 879). Тобто слід перевірити наявність цінностей, що обліковуються на рахунках 30, 31, 33.

Щоб не було проблем з інвентаризацією каси та інвентаризація не викликала перебою у роботі підприємства, радимо її проводити або на початку, або наприкінці робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і вивів залишок готівки.

Проводити інвентаризацію слід спираючись на вимоги Положення № 148. У ньому порядок проведення інвентаризації виглядає так:

1) спочатку просять касира підбити підсумки здійснених операцій і вивести залишок готівки;

2) потім отримують у матеріально відповідальної особи до початку проведення інвентаризації розписку (форма визначена в додатку 7 до Положення № 148) про те, що всі касові документи здано до бухгалтерії, всі грошові кошти, які надійшли, повністю оприбутковано, а ті, що вибули, списано за видатками;

3) після цього приступають до перевірки наявності коштів шляхом повного перерахування всієї готівки, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок.

Зауважте: у касі заборонено зберігати грошові кошти та інші цінності, які не є власністю підприємства (абзац другий п. 38 Положення № 148). Якщо у касі виявляться такі кошти, тобто кошти, надходження яких не підтверджено первинними документами, то вважатимуть надлишковими (п. 46 Положення № 148);

4) далі приступають до перевірки правильності оприбуткування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів. Якщо касову книгу підприємство веде в електронній формі, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів;

5) підрахований залишок готівки в касі звіряють:

— з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, суму готівки, наявну на місці проведення розрахунків, звіряють із сумою, яка зазначена в Х-звіті або Z-звіті РРО та Книзі обліку розрахункових операцій (якщо вона ведеться);

— з даними бухгалтерського обліку.

Якщо в результаті порівняння виявляться розбіжності, то визначають розмір лишків чи нестач і з’ясовують обставини їх виникнення. Після цього надлишок оприбутковують у касі та зараховують до доходу підприємства.

А ось суму нестачі необхідно стягнути з матеріально відповідальної особи.

Як і у випадку з іншими активами, результати інвентаризації каси необхідно задокументувати. Але коли мова йде про готівку, то оформляють результати інвентаризації шляхом складання Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форма якого наведена в додатку 7 до Положення № 148. Цей Акт оформляють у двох примірниках.

Інші гроші. Грошові кошти можуть бути не тільки в касі, а й на рахунку в банку або перебувати в дорозі. Особливостями інвентаризації таких коштів є те, що:

1) при інвентаризації коштів, які перебувають у дорозі, слід звірити суми, зазначені в рахунку, з даними квитанцій установи банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку;

2) при інвентаризації коштів на розрахункових, поточних, валютних, реєстраційних та інших рахунках, на акредитивах слід звірити залишки сум за даними бухгалтерського обліку підприємства з даними виписок банку;

3) при інвентаризації цінних паперів у документарній формі потрібно встановити:

— наявність цінних паперів;

— правильність їх оформлення, реальність вартості відображених у балансі підприємства цінних паперів;

— повноту і своєчасність відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

При цьому здійснювати інвентаризацію цінних паперів слід за окремими емітентами.

Розрахунки

Розрахунки з клієнтами. Дебіторська і кредиторська заборгованості перевіряються при інвентаризації на факт дотримання строку позовної давності (з урахуванням їх продовження через карантин), обґрунтованості сум, які обліковуються на рахунках обліку розрахунків із покупцями, замовниками, постачальниками, підрядниками, одержаних і виданих векселів, одержаних позикових коштів, наданих кредитів (позик), з підзвітними особами, депонентами, іншими дебіторами і кредиторами.

Перевіряють при інвентаризації заборгованість, що обліковується на рахунках 36, 37, 63, 64, 65, 66 тощо.

Основою процесу інвентаризації розрахунків є документальна перевірка. Під час неї установлюють:

— правильність розрахунків із банками, контролюючими органами, іншими підприємствами, а також зі структурними підрозділами підприємства, виділеними на окремі баланси;

— заборгованість підзвітних осіб, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками. Інвентаризація заборгованості за нестачами і втратами від псування цінностей полягає у перевірці причин, через які затримується розгляд матеріалів щодо виявленої нестачі та віднесення її на винних осіб або списання у встановленому порядку;

— правильність і обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей, у тому числі заборгованості з орендарями й орендодавцями, а також суми кредиторської і депонентської заборгованостей, щодо яких строк позовної давності минув. При цьому визначати строки позовної давності слід з урахуванням їх продовження через карантин. Деталі шукайте у «Податки & бухоблік», 2021, № 19, с. 23;

— реальність заборгованості працівникам з оплати праці та громадянам (безпосередньо або через роботодавців) за соціальними виплатами, визначеними законодавством, а також із безготівкових розрахунків за цими виплатами.

Враховуючи вищеописане, щоб здійснити інвентаризацію заборгованості, слід спочатку передати всім кредиторам (у тому числі й фізособам) виписки з аналітичних рахунків про їх заборгованості. Такі виписки зазвичай мають форму актів звірки розрахунків. Кредитори повинні підтвердити заборгованість або висловити свої заперечення.

Що стосується звірки дебіторської заборгованості, то підприємство, по суті, має очікувати від них акти звірки. Такі акти звірки і будуть підставою для підтвердження реальності заборгованості.

Звернемо увагу: бувають випадки, коли до кінця звітного періоду розбіжності не усунені або залишились нез’ясованими. Тоді, як виняток із загального правила, розрахунки з дебіторами і кредиторами відображаються кожною стороною в сумах, що випливають із записів у бухгалтерському обліку і визнаються нею правильними.

Якщо контрагент на дату проведення інвентаризації виступає одночасно і дебітором, і кредитором, то йому передають виписку із зазначенням окремо дебіторської й окремо кредиторської заборгованості.

Річ у тому, що суми дебіторської та кредиторської заборгованостей слід відображати розгорнуто.

Розрахунки з бюджетом. Щоб провести звірку розрахунків із бюджетом, є два варіанти:

— або отримати повну інформацію з інтегрованої картки щодо відповідного бюджетного платежу в Електронному кабінеті;

— або звернутися з письмовою заявою до контролюючого органу, в якому відкриті ваші інтегровані картки, з проханням надати інформацію щодо нарахованих та сплачених сум і сальдо станом на певну дату в розрізі конкретних податків та обов’язкових платежів.

Відповідь на таку заяву у вигляді письмового документа, в якому містяться дані про стан розрахунків з бюджетом, у тому числі і з ЄСВ, податківці обіцяють видати не пізніше 15 робочих днів з дня отримання заяви від платника (категорія 129.04 БЗ).

Проведення інвентаризації розрахунків оформляється шляхом складання актів інвентаризації розрахунків.