Харчування у відрядженні: бюджетні та комерційні тонкощі

Бюджетні роботодавці

Харчування за рахунок добових. Для підприємств, установ, організацій, які повністю або частково фінансуються з бюджету, обов’язковою до виконання є Інструкція № 59*. Тож давайте проаналізуємо її норми, які говорять нам про харчування у відрядженнях.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Пункт 15 розд. І Інструкції № 59 говорить, що окремим видом витрат, які не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників бюджетних підприємств затверджені постановою № 98*. Для України вона становить 300 грн.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Вартість харчування вказана в рахунку на проживання/проїзд. Пункт 5 розд. ІІ та п. 16 розд. ІІІ Інструкції № 59 передбачає, що витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат.

Отже, якщо вартість харчування вказана у рахунку на проживання та/або проїзному документі, то працівнику відшкодовуємо витрати за мінусом вартості харчування.

Поширена ситуація: у квиток на потяг включено чай. Як бути?

Як правило, вартість чаю виділено окремо, тому витрати на проїзд слід відшкодувати за вирахуванням вартості чаю. А от чай працівник оплатить за рахунок добових.

Вартість харчування НЕ вказана в рахунку на проживання/проїзд. Добові відшкодовують частково, якщо:

— працівник, відряджений для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, і за умовами запрошення його безоплатно забезпечують харчуванням організатори таких заходів;

— вартість харчування включається до рахунків на найм житлового приміщення, проїзних документів без визначення конкретної суми.

У такому разі добові виплачують у наступних розмірах:

— 80 % — при одноразовому харчуванні, 240 грн (300 х 80 %);

— 55 % — при дворазовому харчуванні, 165 грн (300 х 55 %);

— 35 % — при триразовому харчуванні, 105 грн (300 х 35 %).

Як бачите, для бюджетних роботодавців усе досить чітко прописано. А як діяти комерційним? Адже для них норми Інструкції № 59 носять лише рекомендаційний характер. Розберемось.

Комерційні роботодавці

Застосовуємо бюджетні правила. У питанні фінансування витрат на харчування працівників у відрядженні слід керуватись Положенням про відрядження. Звісно, якщо воно є.

Досить часто там продубльовано зазначені вище норми з Інструкції № 59 або є відсилка до неї чи загалом до цього документа. Так і є? Тоді, як то кажуть, «дивись вище». Тобто застосовуємо бюджетні правила зменшення добових.

Прописуємо власні правила. Якщо ви не орієнтуєтесь на приписи Інструкції № 59, то для госпрозрахункових роботодавців питання не стоїть так: чи можна виплатити відрядженому добові в повному розмірі та ще й компенсувати його витрати на харчування, виділені в готельному рахунку чи проїзному документі? Звісно, можна.

Головне, щоб вони були документально підтвердженими. Питання тільки в тому, чи оподатковувати компенсацію харчування ПДФО і ВЗ як додаткове благо, та й ще з натуральним коефіцієнтом для ПДФО.

Як оподатковувати витрати на харчування

Бюджетники. Щодо оподаткування все досить просто: витрати на харчування оплачуються за рахунок добових, окремо не компенсуються працівнику, а отже, не оподатковуються ПДФО та ВЗ. Адже до оподатковуваного доходу не включаються також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру МЗП, встановленої на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження (абз. 12 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).

Комерційні роботодавці. Якщо витрати на відрядження відшкодовуються окремо (не за рахунок зменшення суми добових), то керуємось абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ. Його приписом передбачено, які саме відшкодовані витрати на відрядження платнику податку — фізособі, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, не входять до його оподатковуваного доходу. Зокрема, це витрати на:

— проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);

— проживання у готелях (мотелях), а також включені до таких рахунків витрати на харчування.

При цьому вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, плата за видовищні заходи, суми «чайових» включаються до оподатковуваного доходу. Виняток зробили лише для випадків, коли «чайові» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування. Тут оподаткування не буде.

Водночас до оподатковуваного доходу також не включають витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням. Максимальний розмір неоподатковуваних добових:

— по Україні — 0,1 МЗП на 1 січня податкового (звітного) року (для 2023 року — 670 грн);

— за кордон — 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ.

Тобто вартість харчування, відшкодованого за рахунок добових, не оподатковується.

Виплатити добові можна і в більшому розмірі, але вже із оподаткуванням ПДФО та ВЗ. А для ПДФО — ще й із натуркоефіцієнтом (див. консультацію з підкатегорії 103.17 ЗІР).

Якщо витрати на харчування під час відрядження не включені до рахунків на проживання та/або проїзних документів? У більшості випадків їх покривають добовими. Але якщо за рішенням керівника такі витрати будуть відшкодовані працівнику понад добові, то сума витрат вважатиметься додатковим благом із відповідним оподаткуванням.

У питанні оподаткування харчування, включеного до вартості проживання/проїзду, слід бути уважними. Адже позиція податківців не зовсім чітка та однозначна.

Харчування у готельному рахунку. З норми абз. 2 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ цілком однозначно можна зробити висновок про те, що без оподаткування ПДФО та ВЗ можна компенсувати і вартість проживання, і включеного до нього харчування, і повну суму добових (якщо інше не передбачено Положенням про відрядження).

Харчування у транспортному квитку. А ось тут вказана норма виглядає не так однозначно. Прямої заборони на безподаткову компенсацію вартості харчування, включеного у транспортний квиток, ПКУ теж не містить. Отже, можна зробити висновок, що вартість чаю, яку вказано у квитку на потяг, можна компенсувати без оподаткування як частину вартості проїзду. Підтвердженням цього є думка податківців, озвучена в листі ДФСУ від 07.09.2018 № 3898/6/99-99-13-02-03-15/ІПК (ср. ).

Водночас маємо попередити. Існує й фіскальна позиція, зокрема у листі ДФСУ від 25.04.2018 № 1859/6/99-99-13-02-03-15/ІПК та консультації з підкатегорії 103.17 ЗІР (нечинної після першоквітневих змін у ПКУ, але по суті дость актуальної). Тут податківці зазначили: витрати працівника небюджетного роботодавця під час його відрядження на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документа, відносяться до складу добових витрат та не включаються до доходу такого працівника. Тобто такі витрати слід компенсувати за рахунок добових. А якщо окремо, то лише з відповідним оподаткуванням.

Як бачите, не все так однозначно. Тож рекомендуємо про всяк випадок отримати індивідуальну податкову консультацію з цього питання і спати спокійно.