Да, действительно, законодательство изменяется с такой скоростью, что не все специалисты успевают за таким темпом изменений. Для повышения уровня профессионализма в определенных случаях есть смысл направлять специалистов на разного рода курсы или семинары, которые, кстати, не всегда являются бесплатными. Такое направление возможно, если в смете на эти цели запланированы средства по соответствующим кодам экономической классификации.
Так, в соответствии с Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333 (далее — Инструкция № 333), оплата участия в краткосрочных семинарах, совещаниях, совещаниях-обучениях (в том числе относительно разъяснений новой нормативной базы, подготовки и проведения организационных мероприятий и т. п.) проводится по КЭКР 2240 «Оплата услуг (кроме коммунальных)».
При этом также возникает вопрос: каким образом следует оформить командировку работника на обучение?
Но здесь сначала необходимо учесть следующее.
Согласно п. 1 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59), служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, которые подтверждают связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).
Исходя из этого, направление работника на обучение не подпадает под определение служебной командировки.
Это же подтверждается и письмом Минфина от 20.05.2013 г. № 31-07230-16-27/15177.
Но в то же время для таких работников действующим законодательством установлены соответствующие гарантии и компенсации.
Так, постановлением КМУ «О гарантиях и компенсациях для работников, которые направляются для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства» от 28.06.97 г. № 695 определено, что для работников, которые направляются для повышения квалификации, подготовки, переподготовки и обучения другим профессиям с отрывом от производства, установлены такие минимальные государственные гарантии:
а) сохранение средней заработной платы по основному месту работы за время обучения. За учителями и другими работниками образования, которые направляются на курсы и в институты усовершенствования учителей, сохраняется средняя заработная плата по каждому месту работы;
б) оплата стоимости проезда работника к месту обучения и назад;
в) выплата суточных за каждый день пребывания в дороге в размере, установленном законодательством для служебных командировок. Иногородним работникам в течение первого месяца обучения суточные выплачиваются в размере, установленном законодательством для служебных командировок, а в следующие месяцы, до окончания срока обучения, тем, кто получает заработную плату в размере менее 6 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан, выплачивается стипендия в размере 20 % суточных.
При этом Минфин в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 отмечал, что направление работника для повышения квалификации в другую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства (о возможности такого ежедневного возвращения должно быть указано в приказе руководителя), ему возмещаются как расходы на проезд, так и суточные расходы.
Также на время обучения работники обеспечиваются общежитием гостиничного типа. В случае отсутствия общежития возмещение расходов, связанных с наймом жилого помещения, осуществляется в порядке, установленном законодательством для служебных командировок.
Оплата проезда работников, которые направляются на обучение с отрывом от производства, к месту обучения и назад, выплата суточных за время пребывания в дороге и за время обучения, стипендии, возмещение расходов, связанных с наймом жилого помещения, осуществляются по месту основной работы.
Также обратим внимание на еще один важный момент относительно выплаты суточных.
Достаточно часто формат проведения курсов и семинаров предусматривает кофе-паузы и обеды.
Прежде всего отметим: суточные расходы являются отдельным видом расходов, не требующих специального документального подтверждения. Суточные расходы предусматривают расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица, понесенные в связи с командировкой. Об этом сказано в п. 15 разд. І Инструкции № 59.
При расчете сумм суточных во время командировки в первую очередь следует руководствоваться постановлением КМУ «О суммах и составе расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 г. № 98 (далее — постановление № 98).
Предельный размер суточных для командировок в пределах Украины согласно приложению 1 к этому постановлению составляет 30 грн. в день.
Пунктом 2 постановления № 98 установлено, что в случае, когда работники, командированные в пределах Украины для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, касающимся основной деятельности предприятия, учреждения и организации, которые командируют работников, по условиям приглашения бесплатно обеспечиваются питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещаются в размерах, которые определяются в процентах сумм суточных расходов для соответствующего государства согласно приложению 1 к этому постановлению, в частности 80 % при одноразовом, 55 % — двухразовом, 35 % — трехразовом питании.
И хотя здесь не идет речь об обучении, но, как мы отмечали выше, суточные выплачиваются на тех же условиях, что и для командировки, поэтому считаем, что это правило касается и выплаты суточных при направлении на обучение.
При этом и кофе-пауза, и даже чай в поезде, который включен в стоимость билета, считаются питанием. Поэтому во время расчета суммы суточных следует учитывать наличие питания.
Также напомним, как действовать в случаях, когда стоимость питания известна и, например, включена в стоимость проживания.
Так, если в счете за проживание указана конкретная стоимость питания, то учреждение не должно оплачивать расходы работника на питание. Это следует из абз. 4 п. 5 разд. II Инструкции № 59, согласно которому расходы на питание в этом случае оплачиваются за счет суточных.
Например, стоимость проживания в гостинице за сутки составляет 230 грн. (с НДС). При этом согласно счету, предоставленному гостиницей, в стоимость проживания включена стоимость завтрака, который стоит 25 грн. В таком случае сумма расходов на проживание, которая подлежит возмещению работнику, равна 205 грн. (230 грн. - 25 грн.).
Обратим внимание, что такому работнику суточные расходы выплачиваются из расчета 30 грн. за сутки.
Также остановимся на том, какие подтверждающие документы должен предоставить работник, который направлен на курсы.
Направление работника в командировку в пределах Украины оформляется приказом (распоряжением) руководителя учреждения или его заместителя с указанием: пункта назначения, наименования предприятия, куда отправляется работник, срока и цели командировки ( п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59). А сумма суточных исчисляется не по отметкам в удостоверении о командировке*, а на основании приказа о командировке и соответствующих первичных документов, которые подтверждают дату отправления в командировку и прибытия из нее. При отсутствии такого приказа суточные не выплачиваются.
* Форма удостоверения о командировке была отменена приказом Минфина «О признании утратившим силу приказа Государственной налоговой администрации Украины от 28.07.97 № 260» от 21.06.2011 г. № 738.
В вашем случае основанием для выплаты суточных будет приказ о направлении на курсы.
Заметим, что в соответствии с п. 12 Инструкции № 59 расходы на командировку возмещаются только при наличии документов в оригинале, которые удостоверяют стоимость этих расходов, а именно: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, счетов, полученных из гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию отправленного работника, в том числе бронирование мест в местах проживания, страховых полисов и т. п.
Расходы, понесенные в связи с командировкой, которые не подтверждены соответствующими документами (кроме суточных расходов), работнику не возмещаются.
Что касается применения КЭКР, то в соответствии с Инструкцией № 333 расходы на оплату командирования на курсы и в учебные заведения (все расходы на командировки, предусмотренные законодательством Украины) проводятся по КЭКР 2250 «Расходы на командировку».