18.02.2019
Вопросы, связанные с ведением трудовых книжек (исправление, уточнение, изменение неправильных записей и т. п.), достаточно часто задаются в письменной и устной формах на семинарах и в письмах в редакции профессиональных изданий. В этой статье ответим на наиболее актуальные вопросы, в которых фигурируют трудовые книжки работников.
Согласно положениям ст. 48 КЗоТ трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности работника. На практике по записям в трудовой книжке исчисляют стаж, в том числе специальный, за период до введения системы персонифицированного учета. Трудовая книжка подтверждает опыт, квалификацию и право работников на льготы при назначении специальных пенсий, выплат за выслугу лет и т. п.
Общие требования к ведению этого важного документа установлены Инструкцией № 58. Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены постановлением № 301.
Заметим, что сейчас на отечественном рынке труда еще работают люди, которые получили свои трудовые книжки несколько десятков лет назад (одна из предыдущих форм этого документа была утверждена еще в 1974 году). Но хотя образцы таких книжек устарели, они действительны и обмену не подлежат (п. 1 постановления № 301).
А вот если в трудовой книжке заполнены все страницы и она дополняется вкладышем, то независимо от формы книжки, вкладыш используют нового формата в соответствии с положениями п. 3.3 Инструкции № 58.
1. При оформлении работника-новичка заполняют в первую очередь титульный лист трудовой книжки. Сюда вносят такие сведения, как: фамилия, имя и отчество — полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами; дата рождения — на основании паспорта или свидетельства о рождении (пп. 2.11, 2.12, 3.1 Инструкции № 58). Далее заполняют трудовую книжку сведениями о работе.
2. После того, как работник предоставляет трудовую книжку, ее обязательно регистрируют в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Пунктом 2.14 Инструкции № 58 предусмотрено внесение в графу 3 трудовой книжки записи о приеме на работу с указанием наименования подразделения (цеха, отдела, участка, производства), а также должности (профессии) и присвоенного разряда.
4. Запись в трудовой книжке о названии работы (профессии, должности), на которую переводится работник, обязательно должна соответствовать КП. Ознакомьте работника с записью в трудовой книжке под подпись в личной карточке (п. 2.5 Инструкции № 58).
5. Если работник является внешним совместителем (его основное место работы — у другого работодателя), запись в его трудовую книжку не вносится (п. 1.1 Инструкции № 58).
6. Запись об увольнении в трудовую книжку вносят в точном соответствии с формулировкой законодательства со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона (абз. 1 п. 2.26 Инструкции № 58). Если работник предупредил об увольнении через две недели, достаточно внести в трудовую книжку такую запись: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП».
Кроме того, при трудоустройстве некоторых категорий работников работодатель должен учитывать определенные особенности заполнения раздела «Відомості про роботу» трудовой книжки. Идет речь, например, о военнослужащих, которые вернулись с военной службы, выпускников ЗВО, граждан, ухаживающих за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет.
Прежде чем внести в раздел «Відомості про роботу» запись о приеме на работу таких работников, отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (если они, конечно, будут предоставлены) вносятся данные о:
• времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войск, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
• времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского заведения нуждается в постоянном стороннем уходе;
• времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях в учебно-курсовых комбинатах (центрах, пунктах и т. п.);
• времени обучения в ЗВО и времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре.
Важно подчеркнуть, что для внесения всех этих записей в трудовой книжке есть соответствующие разделы: «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення».
К сожалению, иногда работники кадровых служб допускают типичную грубую ошибку: в случае, когда не осталось места для внесения записей в разделе «Відомості про роботу», зачеркивают «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення», дописывают собственноручно «роботу», и вносят туда записи о работе. Такое делать недопустимо! Это именно тот случай, когда необходимо оформить вкладыш к трудовой книжке работника.
Что касается исправления записей в трудовых книжках, то здесь следует отметить, что в разделах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается (п. 2.10 Инструкции № 58). В этих разделах исправления осуществляются путем указания:
• в графе 1 — порядкового номера;
• в графе 2 — даты внесения записи;
• в графе 3 — слов «Запис № недійсний», а далее приводится правильная формулировка;
• в графе 4 — даты и номера приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, извлечение из которого было неправильно внесено в трудовую книжку, или приводятся реквизиты нового приказа.
В случае утери приказа или распоряжения или несоответствия их фактически выполняемой работе исправление сведений о работе осуществляется на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. При этом свидетельские показания не могут быть основанием для исправления ранее внесенных записей (п. 2.9 Инструкции № 58).
Обращаем внимание кадровиков, что в трудовую книжку не вносятся условия трудового договора с работником: продолжительность рабочего времени, графики работы, условия оплаты труда, наличие/отсутствие полной материальной ответственности и т. п. Также не следует вносить условия приема на работу: по срочному трудовому договору, по контракту, наличие/отсутствие испытания.
ВАЖНО!
В трудовую книжку вносят запись о приеме на должность (работу) без упоминания о неполном рабочем времени.
Еще одной самой распространенной темой вопросов от работников кадровых служб является внесение изменений в трудовые книжки работников. Рассмотрим такие случаи.
Достаточно типичным примером изменения личных данных в трудовой книжке является изменение фамилии работницей в связи с бракосочетанием. Порядок внесения изменений в личные данные работника сводится к следующему:
• на первой странице трудовой книжки предварительно внесенные данные зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные;
• на внутренней стороне обложки делается ссылка на соответствующий документ с указанием его номера и даты выдачи, а также выдавшего его органа;
• ссылка на соответствующий документ заверяется подписью руководителя учреждения или специально уполномоченного им лица (лицом, ответственным за ведение трудовых книжек) и печатью отдела кадров или печатью учреждения.
Заметим, что такие изменения необходимо внести как в саму трудовую книжку, так и в ее вкладыш, в случае наличия.
Прежде всего подчеркнем, что вкладыш без трудовой книжки недействителен, а трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. При этом все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом. В соответствии с п. 3.1 Инструкции № 58 в случае, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем.
ВНИМАНИЕ!
Вкладыш подшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется по месту основной работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.
При внесении записей в разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» в первой графе вкладыша продолжается порядковая нумерация записей, начатая в трудовой книжке.
О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Виданий вкладиш» и указываются его серия и номер. Так обозначается выдача каждого следующего вкладыша к трудовой книжке.
Допустим, в распоряжении городского головы было указано, что работника «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань реалізації молодіжної політики міської ради», а в трудовую книжку в раздел «Відомості про роботу» внесена запись «призначено на посаду заступника начальника відділу з питань здійснення молодіжної політики міської ради». Кроме того, и в утвержденной решением сессии городского совета структуре этой рады ее структурным подразделением значится: «відділ з питань реалізації молодіжної політики».
В этом случае исправление записи в трудовой книжке будет иметь следующий вид:
№ запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення (із зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата та номер) | ||
число | місяць | рік | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||
<…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
07 | 02 | 01 | 2019 | Призначено на посаду заступника начальника відділу з питань здійснення молодіжної політики міської ради | Розпорядження міського голови від 02.01.2019 р. № 3-к |
08 | 09 | 01 | 2019 | Запис за № 7 недійсний. Призначено на посаду заступника начальника відділу з питань реалізації молодіжної політики міської ради | Розпорядження міського голови від 09.01.2019 р. № 9-к |
Обращаем внимание, что в гр. 2 указывается дата внесения изменений в трудовую книжку работника, а в гр. 4 повторяется ссылка на распоряжение (приказ), которым работник был назначен на должность, поскольку текст этого приказа является правильным.
Аналогичным способом исправляется несоответствие записей КП, а именно:
• издается приказ о внесении изменений в штатное расписание с указанием даты внесения таких изменений;
• издается приказ о внесении изменений в «неправильный» приказ с учетом должностей, соответствующих КП;
• вносится запись в трудовую книжку о признании предыдущей записи недействительной и указывается правильная формулировка должности работника.
В связи с вынесением судом соответствующих решений иногда приходится вносить изменения в трудовые книжки работников в связи с незаконным увольнением, переводом на другую работу или изменением формулировки причины увольнения или даты увольнения. Если это происходит, администрацией издается соответствующий приказ. На основании такого приказа работники кадровой службы вносят изменения в трудовую книжку работника.
В п. 2.10 Инструкции № 58 прописан порядок внесения новых записей в указанных случаях. Так, признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и восстановлении на предыдущей работе или изменении формулировки причины увольнения.
Например, пишется: «Запис за № … є недійсним, поновлений на попередній роботі». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запис за № … є недійсним, звільнений» и приводится новая формулировка: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Исходя из приведенного выше, записи в трудовой книжке будут иметь такой вид:
№ запису | Дата | Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу та про звільнення (із зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону) | На підставі чого внесено запис (документ, його дата та номер) | ||
число | місяць | рік | |||
1 | 2 | 3 | 4 | ||
<…> | <…> | <…> | <…> | <…> | <…> |
08 | 29 | 11 | 2018 | Звільнено у зв’язку з одноразовим грубим порушенням трудових обов’язків (п. 1 ст. 41 КЗоТ) | Наказ від 27.11.2018 р. № 134-ос |
09 | 24 | 01 | 2019 | Запис за № 08 недійсний. Поновлено на попередній посаді | Наказ від 24.01.2019 р. № 10-ос |
10 | 25 | 01 | 2019 | Звільнено за власним бажанням (ст. 38 КЗоТ) | Наказ від 25.01.2019 р. № 11-ос |
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника выдается «дубликат» трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции № 58). Таким образом, де-факто считается, что увольнение не состоялось.
В таком случае соответствующие записи вносятся в трудовые книжки всех работников.
При этом в гр. 3 трудовой книжки отдельной строкой вносится запись о переименовании учреждения (организации), а в гр. 4 указывается основание — номер и дата приказа (распоряжения, решения) о переименовании.
Например, в гр. 3 указывается: «Відділ господарського та транспортного забезпечення N-ської міської ради з 13.09.2018 р. перейменовано у Відділ інфраструктурного забезпечення N-ської міської ради». Основанием в этом случае является решение 8-й сессии 6-го созыва N-ского городского совета от 13.09.2018 г. № 299/14, о чем делается запись в гр. 4.
В конце напомним, что согласно постановлению № 301 трудовые книжки хранятся в учреждениях и организациях как документы строгой отчетности, а при увольнении служащего трудовая книжка выдается ему под подпись в журнале учета (п. 3 постановления № 301). Согласно ст. 265 КЗоТ лица, виновные в нарушении законодательства о труде, несут ответственность согласно действующему законодательству. То есть должностные лица, виновные в нарушении законодательства о труде, привлекаются к дисциплинарной, материальной, административной или уголовной ответственности. В частности, за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек. Итак, будьте очень внимательны при ведении трудовых книжек своих работников!
КЗоТ — Кодекс законов о труде от 10.12.71 г. № 322-VIII.
Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58.
Постановление № 301 — постановление КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301.
ЗВО — заведение высшего образования.