Командировка за границу: когда отчитываться?

Сроки отчетности о заграничной командировке

Условия направления работников в заграничные командировки определены в разд. ІІІ Инструкции № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Это черным по белому прописано в п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59.

Сумма излишне потраченных средств (остатка средств сверх суммы, потраченной согласно отчету об использовании средств, выданных на командировку) подлежит возвращению работником (в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс) на соответствующий счет учреждения, предоставившего средства, в установленном законодательством порядке.

Если аванс был выдан наличностью, то сумма излишне потраченных средств подлежит возвращению работником в кассу соответствующего учреждения или организации.

Также напоминаем, что в 2023 году постановлением № 913* были внесены изменения в постановление № 98**. Об этих изменениях мы подробно рассказывали в материале «Новації у сфері відряджень: вивчаємо разом» // «Бюджетная бухгалтерия», 2023, № 33.

* Постановление КМУ «О внесении изменений в постановление Кабинета Министров Украины от 2 февраля 2011 г. № 98» от 25.08.2023 № 913.

** Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Так, согласно обновленному тогда п. 5 постановления № 98 предельный срок отчетности об использовании средств на командировку составляет пять банковских дней по прибытии командированного к постоянному месту работы. Причем сроки отчетности единые как для командировок в пределах Украины, так и для заграничных командировок.

Заметьте: в указанный срок также следует вернуть и сумму излишне потраченных средств.

Таким образом, если командированный работник получил аванс на служебную командировку наличностью, он должен подать отчет и вернуть сумму излишне потраченных средств к окончанию третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы.

В случае же если во время служебной командировки командированный работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, руководитель учреждения при наличии уважительных причин может продолжить срок представления отчета вплоть до 20 банковских дней.

Действуют ли сроки отчетности, установленные НКУ?

Согласно пп. 170.9.4 и 170.9.3 НКУ* документальное подтверждение суммы фактических командировочных расходов осуществляется путем предоставления плательщиком налога подтверждающих документов, которые удостоверяют сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты, или личные платежные инструменты, или их реквизиты, и возвращения лицу, выдавшему средства / электронные деньги под отчет, к окончанию месяца, следующего за месяцем, в котором плательщик налога завершает такую командировку.

* Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

Именно эти сроки, очевидно, и ввели в заблуждение нашего читателя.

Впрочем, в соответствии с абз. 17 п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ суммы и состав командировочных расходов, порядок отчетности об использовании средств, выданных на командировку госслужащих, а также других лиц, направленных в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств, определены Кабмином. А потому сроки отчетности, установленные НКУ, на бюджетные учреждения не распространяются.

Следовательно, бюджетники в этом вопросе должны руководствоваться нормами постановления № 98 и Инструкции № 59.