26.01.2009
Excel: оптимизируем печать
«В программе Word я пользовалась подгонкой страниц, чтобы убрать несколько лишних строк в конце документа. Сейчас работаю бухгалтером, основной инструмент — Excel. Есть ли в нем такая удобная возможность? Спасибо».
Л. Фисун, г. Харьков.
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Да, такая возможность в Excel есть. Правда, выглядит она несколько иначе, чем в Word. Открываем документ. На панели инструментов находим кнопку «
Предварительный просмотр» и нажимаем ее (рис. 1). Откроется окно, как на рис. 2. Щелкаем на кнопке «Страница». Откроется окно, изображенное на рис. 3. В окне находим переключатель «разместить не более чем на:», включаем его. В поле справа от переключателя вводим количество страниц.
Важно! Не пытайтесь трехстраничный документ вместить на одну страницу. При масштабировании Excel сделает слишком маленький размер шрифта. Документ может стать нечитабельным.
Нажимаем «ОК». Теперь проанализируем результат. Для этого входим в меню просмотра параметров страницы еще раз. Нас будет интересовать поле «установить:» (рис. 3). Изначально (по умолчанию) в нем находилось значение «100 %». В результате предыдущих действий это значение изменилось: Excel вычислил коэффициент масштабирования и подставил его в параметр «установить:». По этому значению удобно анализировать, допустимо масштабирование или нет. Пример: таблица была набрана шрифтом Arial с размером кегля 10 пунктов. Если коэффициент масштабирования получился 60 %, размер кегля будет приблизительно 5 пунктов. Разумеется, что такое преобразование документа недопустимо.
Чтобы избежать ошибок масштабирования, поступайте так. Не применяя масштабирования, нажмите «Просмотр», пролистайте документ. Посчитайте количество страниц в исходном варианте. Допустим, распечатка заняла 10,5 страниц. Оцените ожидаемый коэффициент масштабирования, если вы сократите документ до желаемого размера. В нашем случае это может быть 10 страниц. Такие действия вполне допустимы, уменьшение документа будет в пределах 5 %, что допустимо даже при размере шрифта 8 пунктов. Удачной работы!
Жду ваших вопросов и замечаний на bk@id.factor.ua
или на nictomkar@rambler.ru.