26.01.2009
Excel: оптимізуємо друкування
«...У програмі Word я користувалася підгонкою сторінок, щоб прибрати кілька зайвих рядків у кінці документа. Зараз працюю бухгалтером, основний інструмент — Excel. Чи є в ньому така зручна можливість? Наперед завдячую».
(Л. Фісун, м. Харків)
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Так, така можливість в Excel є. Щоправда, виглядає вона дещо інакше, ніж у Word. Відкриваємо документ. На панелі інструментів знаходимо кнопку «
Предварительный просмотр» і натискуємо на неї (рис. 1). Відкриється вікно, як на рис. 2. Клацаємо по кнопці «Страница». Відкриється вікно, зображене на рис. 3. У вікні знаходимо перемикач «разместить не более чем на:», включаємо його. У полі праворуч від перемикача вводимо кількість сторінок.
Важливо!
Не намагайтеся вміщати тристорінковий документ на одну сторінку. При масштабуванні Excel зробить дуже маленький розмір шрифту. Документ може стати нечитабельним.Натискуємо на «ОК». Тепер проаналізуємо результат. Для цього входимо до меню перегляду параметрів сторінки ще раз. Нас цікавитиме поле «установить:» (рис. 3). Спочатку (за умовчанням) у ньому знаходилося значення «100 %». У результаті дій на попередньому кроці це значення змінилося: Excel обчислив коефіцієнт масштабування і підставив його до параметра «установить:». За цим значенням зручно аналізувати, припустиме масштабування чи ні. Приклад: таблицю було набрано шрифтом Arial з розміром кегля 10 пунктів. Якщо вийшов коефіцієнт масштабування 60 %, розмір символів на друці буде приблизно 5 пунктів. Зрозуміло, що таке перетворення документа неприпустиме.
Щоб уникнути помилок масштабування, дійте так. Не застосовуючи масштабування, натисніть на «Просмотр», перегорніть документ. Підрахуйте кількість сторінок у вихідному варіанті. Припустимо, роздруківка зайняла 10,5 сторінок. Оцініть очікуваний коефіцієнт масштабування, якщо ви скоротите документ до бажаного розміру. У нашому випадку це може бути 10 сторінок. Такі дії цілком припустимі, зменшення документа буде в межах 5 %, що допустимо навіть при розмірі шрифту 8 пунктів. Успішної роботи!
Чекаю на ваші запитання та зауваження на
bk@id.factor.ua або на nictomkar@rambler.ru.