Считаем, что можно.
Действительно, все договоры, которые заключаются между юрлицами, должны быть оформлены в письменном виде (ч. 1 ст. 208 ГКУ).
При этом не обязательно оформлять единый документ. Допускается фиксация содержания договора в нескольких документах. То есть стороны могут просто обменяться письмами, факсограммами, телеграммами, телефонограммами и т. д. (п. 1 ст. 207 ГКУ). Но при условии, что законом не установлены спецтребования к форме и порядку составления данного вида договоров.
В нашем случае мы видим, что первая сторона направила в виде письма предложение заключить договор — оферту. Такая оферта должна содержать все существенные условия договора и выражать намерение стороны исполнить обязательства по договору (ст. 641 ГКУ; «общие» существенные условия для хозяйственных договоров найдете в ст. 180 ХКУ). Вторая сторона может полностью это предложение принять. В таком случае с того момента, когда сторона, принявшая предложение, ответила на него каким-либо действием (в оговоренный период времени), договор считается заключенным.
В то же время вторая сторона может предложение не принимать полностью, а написать в ответ свои, так сказать, «уточненные» предложения, которые, в свою очередь, будут новой офертой другой стороне, которую та может безоговорочно принять, а может и не принять.
В нашем случае не ясно, является ли письмо заказчика полноценной офертой (есть в нем существенные условия или нет) или офертой будет все-таки счет-фактура. Но факт в том, что таким способом можно оформить договорные отношения.
На случай спорных ситуаций отметим позицию судов — отсутствие договора не является основанием не оплачивать выполненные работы (решение Хозяйственного суда Луганской обл. от 19.01.12 г. по делу № 8/219/2011, решение Хозяйственного суда Херсонской обл. от 20.10.14 г. по делу № 906/1261/14, решение Хозяйственного суда г. Киева от 23.07.13 г. по делу № 910/11228/13). Главное — предоставить все подтверждающие документы — письма, счета, акты выполненных работ.
Далее немного коснемся налогово-бухгалтерского аспекта. Заметьте: несмотря на то что письмо заказчика и счет-фактура могут содержать в себе все существенные условия хоздоговора, сами по себе они не фиксируют факт осуществления хозоперации (подробнее см. в «БН», 2014, № 37, с. 20). Договор, например, определяет лишь порядок действий сторон при проведении хозоперации. Счет-фактура вообще носит только информационный характер (письмо Минфина от 30.05.11 г. № 31-08410-07-27/13794).
Важно! То есть отнести их к первичным документам нельзя. А значит, вести на их основании учет доходов, расходов и прочих налоговых показателей не получится (п. 44.1, п. 135.2, п. 138.2 НКУ).
Для того, чтобы все стало на свои места, после получения документа с предложением заключить договор, вторая сторона должна (ст. 642 ГКУ):
• либо оплатить счет (в результате будет получен первичный документ — выписка банка);
• либо принять работы (первичный документ — акт выполненных работ). Вам будет интересна статья «Первичный документ на работы/услуги: какую дату поставить, чтобы не попасть впросак» // «БН», 2014, № 38, с. 18).
Напомним, что при наступлении первого из перечисленных событий исполнитель — плательщик НДС должен выписать НН (п. 187.1, п. 201.4 НКУ). Но так как договор в виде единого документа составлен не был, поле «Вид цивільно-правового договору» необходимо будет заполнить следующим образом:
• в поле «вид договору» указать вид договорных отношений по ГКУ («договір куплі-продажу», «договір виконання робіт» и т. д.);
• в поле «від» — дату принятия предложения (например, проплаты по выставленному счету-фактуре);
• поле «№» не заполнять.
Нюанс. Если вы получили предоплату на основании счета-фактуры, то, чтобы выполнить «все пожелания налоговиков», обязательно укажите вместе с видом договорных отношений название документа, его дату и номер (категория 101.19 ЗІР ГФСУ). Таким образом, поле будет иметь вид: «договір виконання робіт, рахунок-фактура від 05112014 № 36».