В комментируемом письме налоговики напомнили, что расходные кассовые ордера или расходные ведомости недействительны, если на них отсутствует подпись главного бухгалтера и/или получателя средств.
Так, в п. 3.4 Положения № 637* прямо указано, что документы на выдачу наличных (расходные кассовые ордера или расходные ведомости) должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем. При этом если к расходным ордерам приложено заявление на выдачу наличных, расчеты и т. п., на которых имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Что же касается обязательности подписи получателя на кассовых документах, то на это указывает п. 3.5 постановления № 637. В нем говорится, что в случае выдачи отдельным физлицам наличных (в том числе работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости они должны обязательно расписаться в этих документах в получении наличных с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами). Это же касается и расходной ведомости, составленной на выдачу наличных нескольким лицам.
При этом они отмечают, что отсутствие подписи получателя на кассовых документах дает право проверяющим прибавить к остатку наличных в кассе на конец дня для определения лимита средства, указанные в таком первичном документе. И если окажется, что эта сумма превышает лимит, то вам грозит штраф в двукратном размере сумм выявленных сверхлимитных наличных.