У листі, що коментується, податківці нагадали, що видаткові касові ордери або видаткові відомості є недійсними, коли на них відсутній підпис головного бухгалтера та/або одержувача коштів.
Так, у п. 3.4 Положення № 637* прямо вказано, що документи на видачу готівки (видаткові касові ордери або видаткові відомості) мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. При цьому якщо до видаткових ордерів додано заяви на видачу готівки, розрахунки тощо, на яких є дозвільний напис керівника підприємства, то його підпис на видаткових касових ордерах не обов’язковий.
Що ж стосується обов’язковості підпису одержувача на касових документах, то на це вказує п. 3.5 Постанови № 637. У ньому говориться, що у разі видачі окремій фізособі готівки (у тому числі працівникам підприємства) за видатковим касовим ордером або видатковою відомістю вона має обов’язково розписатися у цих документах про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень — словами, копійок — цифрами). Це ж стосується і видаткової відомості, складеної на видачу готівки кільком особам.
При цьому вони наголошують, що відсутність підпису одержувача на касових документах дає право перевіряючим додати до залишку готівки в касі на кінець дня для визначення ліміту кошти, вказані в такому первинному документі. І якщо виявиться, що ця сума перевищує ліміт, то одержувачу загрожує штраф у двократному розмірі сум виявленої понадлімітної готівки.