Узаконить «коммунальный вопрос» с арендодателем-физлицом вы можете двумя способами. Озвучим их.
Первый способ. Установить в договоре аренды такой размер арендной платы, которой покроет расходы арендодателя на оплату коммунальных услуг.
С суммы начисленной арендной платы удерживайте НДФЛ и военсбор. Ставки 18 % и 1,5 % соответственно. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ такую выплату отражайте с признаком дохода «106».
ЕСВ на сумму арендной платы не начисляйте. Для ЕСВ-целей аренда — не работа и не услуга. Проверяющие не спорят.
Второй способ. Установить в договоре обязанность арендатора отдельно возмещать расходы на оплату коммунальных платежей.
Сумма коммунальных платежей, которую компенсируют арендодателю, будет для него налогооблагаемым доходом.
Причем заметьте: в учете такой доход начисляют, не применяя «натуральный» коэффициент. Почему? Все просто: выплата производится в денежной форме. А «натуральный» коэффициент применяют при начислении (предоставлении) доходов в любой неденежной форме (см. п. 164.5 НКУ). То есть «на руки» арендодатель получит меньшую сумму, нежели была им фактически понесена при уплате коммунальных платежей по помещению, которое он сдает в аренду.
Почему меньшую? Потому что с «коммунальной» компенсации необходимо будет удержать НДФЛ по ставке 18 % и военсбор по ставке 1,5 %. Обратите внимание арендодателя на этот момент, чтобы он не стал потом для него неожиданностью.
И не забываем о Налоговом расчете по форме № 1ДФ. Такую выплату отражаем с признаком дохода «127».
С суммы компенсации коммунальных платежей ЕСВ тоже взимать не нужно.