* См. также статью «Работник потратил деньги предприятия на личные нужды» (журнал «Бухгалтер 911», 2015, № 22).
Разбираемся в ситуации
Средства на корпоративной платежной карточке — это деньги на счете предприятия. Использовать их с этого счета нужно в том же порядке, как и с обычного текущего счета предприятия.
С момента снятия/списания средств с корпоративной карточки деньги считаются выданными в подотчет ее держателю. Поэтому тут на игровое поле выходят «подотчетные» правила, установленные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Применим их к нашей ситуации.
Директор израсходовал подотчетные средства. А значит, он обязан ( п.п. 170.9.2 НКУ):
1) отчитаться за полученные средства — предоставить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (в редакции приказа от 10.03.2016 г. № 350). Сделать все это нужно в течение 5 банковских дней, следующих за датой списания средств с карточки ( п.п. 170.9.2 НКУ).
Причем прилагать к авансовому отчету документы о расходах на личные нужды и перечислять их на обратной стороне отчета не нужно. Ведь они все равно не утверждаются.
Зачем же тогда нужен авансовый отчет? Об этом мы расскажем ниже;
2) вернуть неправомерно израсходованные средства до или во время подачи авансового отчета.
Директор своевременно вернул предприятию потраченные деньги? В этом случае говорить о возникновении у него налогооблагаемого дохода на сумму средств, полученных под отчет, оснований нет.
Никаких налоговых последствий нет для директора и в том случае, если он пропустил срок из п.п. 170.9.2 НКУ для возврата денег и подачи авансового отчета, но все-таки вернул их до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата ( п. 4 Порядка № 841**).
А если директор не вернул потраченные деньги в установленный срок? Тогда эту сумму включайте в налогооблагаемый доход директора как доход в виде допблага.
Основание — п.п. 164.2.11 НКУ. Он относит к налогооблагаемым доходам сумму излишне потраченных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с п. 170.9 НКУ.
Сумму НДФЛ по невозвращенным средствам рассчитывайте в авансовом отчете (вот он нам и пригодился), предоставленном директором, и удерживайте за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения), а в случае недостаточности данной суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев.
А еще не забудьте с суммы излишне израсходованных директором средств удержать ВС ( п.п. 1.2. п. 161 подразд. 10 разд. XX НКУ).
ЕСВ с суммы излишне израсходованных средств, выданных под отчет и не возвращенных в установленные сроки, не взимайте, так как она не является объектом для начисления взноса.
Ищем выход из ситуации
Наш совет: если такая ситуация разовая, замаскируйте неудачную покупку под предоставление работнику нецелевой благотворительной помощи (далее — НБП).
Преимущества такой маскировки в том, что сумма НБП в определенных пределах (в 2016 году — 1930 грн.) предоставляется без обложения НДФЛ и ВС ( п.п. 170.7.3 НКУ). Также на нее не нужно начислять ЕСВ.
Как реализовать эту идею в жизнь?
Шаг первый. Издайте (задним числом!) приказ о предоставлении НБП другому работнику, например, бухгалтеру. Такой «финт ушами» позволит отвести внимание контролирующих органов от драгоценной особы директора.
Шаг второй. Выпишите нужной датой (тоже задним числом!) два кассовых ордера:
— один — приходный — от директора на возврат суммы средств, списанных с корпоративной карточки;
— второй — расходный — на выплату НБП другому работнику на эту же сумму.
Шаг третий. Выпишите уже сегодняшней датой еще один расходный кассовый ордер — на выплату остатка НБП. В нашем примере — на 24,62 грн. (500 - 475,38).
Так вы и директора не подставите, и себе дополнительные баллы заработаете. Мол, какой у него бухгалтер молодец!
Да, и не беспокойтесь насчет нарушения кассовой дисциплины за несвоевременный возврат подотчетных сумм. Его тут не будет, так как наличные директору при использовании им корпоративной карточки не выдавались.
А как быть, если директор с завидным постоянством забывает, что корпоративная карточка не для личных трат? Вариант с выдачей НБП работникам, чтобы прикрыть «ляпы» директора, здесь лучше не практиковать.
Как быть? Еще один вариант «ухода» от налогообложения — выдача возвратной финансовой помощи. К вашему удовольствию, тут и сроки ее возврата не ограничены, и налоговых последствий при выдаче никаких. Его реализация аналогична приведенной выше для НБП. Единственное отличие — такую финпомощь нужно возвращать. Иначе опять «приходим» к НДФЛ и ВС.