Электронный документооборот: общие правила
Сейчас все станет понятно
Еще большее понимание происходящего придет после прочтения нашей статьи, посвященной «новому» «Электронному кабинету»2.
2 Статья «Электронный кабинет»: «покращення» в пути» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 38).
То есть не электронной отчетностью единой. По сути, подготовлена почва для перевода в электронный формат всего взаимодействия с налоговиками.
Так, электронными документами в Порядке № 557 среди прочего названы: налоговая отчетность, отчетность по уплате единого взноса, финансовая и статистическая отчетность, налоговые и акцизные накладные, расчеты корректировки к налоговым и акцизным накладным, заявления, справки, сервисные запросы, извлечения, договоры, уведомления, решения, прочие документы, составление, и/или подача, и/или отправка которых предусматриваются НКУ, другими нормативно-правовыми актами, принятыми на основании и во исполнение НКУ, и/или связаны с реализацией прав и обязанностей плательщика и/или контролирующих органов согласно нормам НКУ.
Собственно «перебрасываться» всем этим с налоговиками и нужно будет в соответствии с правилами, определенными Порядком № 557.
С чего начинается…?
Электронный документооборот должен осуществляться в соответствии с договором о признании электронных документов.
Правилам заключения таких договоров посвящен разд. ІІІ Порядка № 557.
Теперь для того, чтобы стать одной из сторон договора, плательщику необходимо будет подать электронное заявление о присоединении к договору по форме приложения к договору3.
3 Это не касается обычных физлиц (не являющихся предпринимателями или независимыми профессионалами), которые автоматически считаются субъектами электронного документооборота и имеют право подавать электронные документы в налоговую исключительно с использованием ЭЦП.
Подписантом такого заявления должен быть руководитель или непосредственно самозанятое лицо (согласно данным Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований).
На рассмотрение заявления контролирующий орган имеет 1 рабочий день (согласно п. 8 разд. ІІІ Порядка № 557).
О результатах рассмотрения заявления налоговики сообщат с помощью второй квитанции. Такая квитанция является подтверждением о присоединении автора к договору.
Но соблюдение сроков — не конек налоговиков. И для такой не весьма приятной ситуации в Порядке № 557 есть свой «рецепт»
Право подписи: как им наделить?
Для предоставления права подписи электронных документов4 другим лицам (которым делегировано право подписи) автор (юрлицо, предприниматель и т. д.) должен сообщить о них налоговикам.
4 Кроме заявления о присоединении к договору, подписантом которого должен быть руководитель.
В такое уведомление необходимо будет вносить информацию о подписанте(-ах), которому(-ым) предоставляется право подписи электронных документов. При этом на сформированное уведомление первыми нужно наложить ЭЦП всех лиц, включенных в такое уведомление, в порядке очередности их внесения в этот документ. После них следует наложить ЭЦП руководителя, а в последнюю очередь — электронную печать (при наличии).
Действующие договоры: нужно ли перезаключать?
Нет. Договоры, заключенные до вступления в силу Порядка № 557, не теряют своей актуальности
Основания же для прекращения действия «старых» договоров перечислены в п. 14 разд. ІІІ Порядка № 557, и они следующие:
— получение информации от АЦСК о завершении срока действия (или отмены) усиленного сертификата руководителя;
— получение информации из Единого государственного реестра об изменении руководителя;
— получение информации из Единого государственного реестра о госрегистрации прекращения юрлица;
— наличие в Реестре самозанятых лиц информации о снятии с учета самозанятого лица как налогоплательщика в контролирующем органе;
— наличие в Государственном реестре информации о закрытии регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов — подписанта Заявления о присоединении к Договору (руководителя) в связи со смертью.
5 Форма которого утверждена приложением 3 к Порядку № 557.
Договор считается расторгнутым в день наступления одного из таких событий.
В день прекращения действия договора налоговики направляют уведомление о прекращении действия договора (с указанием причины) на электронный адрес, внесенный в учетные данные автора.
Квитанции
Не теряют своей актуальности
Первую из них направляют автору электронного документа в течение 2 часов с момента его получения контролирующим органом. Если же время отправки не предполагает наличия еще 2 часов в текущем операционном дне — в течение первых двух часов следующего операционного дня.
Первая квитанция сообщает о результатах такой проверки. Если они отрицательные, то в такой квитанции сообщается о неприеме электронного документа с указанием причин. В таком случае вторая квитанция не формируется.
Если автору в течение установленного срока после отправки электронного документа не поступит первая квитанция, электронный документ считается не полученным адресатом (согласно п. 11 разд. ІІ Порядка № 557).
Что касается второй квитанции, то ее в общем случае должны сформировать не позднее следующего рабочего дня с момента формирования первой квитанции6.
6 Если иное не установлено законодательством и Порядком № 557.
Эта квитанция подтверждает прием (регистрацию) или неприем
Отправили в контролирующий орган несколько экземпляров одного электронного документа? К примеру, при исправлении, неполучении первой квитанции и т. п. В таком случае оригиналом считается электронный документ, отправленный последним до истечения предельного срока, установленного законодательством для предоставления такого документа. При этом он должен быть сформирован правильно и принят (зарегистрирован), о чем должна свидетельствовать вторая квитанция.
На этом пока все. Углубимся в тему в следующих номерах журнала.