Електронний документообіг: загальні правила
Зараз усе стане зрозуміло
Ще більше розуміння того, що відбувається, прийде після прочитання нашої статті, присвяченої «новому» «Електронному кабінету»2.
2 Стаття «Електронний кабінет»: «покращення» в дорозі» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 38).
Тобто не електронною звітністю єдиною. По суті, підготовлений ґрунт для переведення в електронний формат усієї взаємодії з податківцями.
Так, електронними документами в Порядку № 557, серед іншого, названі: податкова звітність, звітність зі сплати єдиного внеску, фінансова і статистична звітність, податкові й акцизні накладні, розрахунки коригування до податкових і акцизних накладних, заяви, довідки, сервісні запити, витяги, договори, повідомлення, рішення, інші документи, складання, та/або подання, та/або відправка яких передбачаються ПКУ, іншими нормативно-правовими актами, прийнятими на основі й на виконання ПКУ, та/або пов’язані з реалізацією прав та обов’язків платника та/або контролюючих органів згідно з нормами ПКУ.
Власне «перекидатися» всім цим з податківцями і потрібно буде відповідно до правил, визначених Порядком № 557.
З чого розпочинається?..
Електронний документообіг повинен здійснюватися відповідно до договору про визнання електронних документів.
Правилам укладення таких договорів присвячений розд. ІІІ Порядку № 557.
Тепер для того, щоб стати однією зі сторін договору, платникові необхідно буде подати електронну заяву про приєднання до договору за формою додатка до договору3.
3 Це не стосується звичайних фізосіб (що не є підприємцями або незалежними професіоналами), які автоматично вважаються суб’єктами електронного документообігу і мають право подавати електронні документи в податкову виключно з використанням ЕЦП.
Підписантом такої заяви має бути керівник або безпосередньо самозайнята особа (згідно з даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців і громадських формувань).
На розгляд заяви контролюючий орган має 1 робочий день (згідно з п. 8 розд. ІІІ Порядку № 557).
Про результати розгляду заяви податківці повідомлять за допомогою другої квитанції. Така квитанція є підтвердженням про приєднання автора до договору.
Але дотримання строків — не коник податківців. І для такої не дуже приємної ситуації в Порядку № 557 є свій «рецепт»
Право підпису: як ним наділити?
Для надання права підпису електронних документів4 іншим особам (яким делеговано право підпису) автор (юрособа, підприємець тощо) повинен повідомити про них податківцям.
4 Окрім заяви про приєднання до договору, підписантом якого має бути керівник.
У таке повідомлення необхідно буде вносити інформацію про підписанта(-ів), якому(-им) надається право підпису електронних документів. При цьому на сформоване повідомлення першими потрібно накласти ЕЦП усіх осіб, включених у таке повідомлення, в порядку черговості їх внесення в цей документ. Після них слід накласти ЕЦП керівника, а в останню чергу — електронну печатку (за наявності).
Діючі договори: чи потрібно переукладати?
Ні. Договори, укладені до набрання чинності Порядком № 557, не втрачають своєї актуальності
Підстави ж для припинення дії «старих» договорів перелічені в п. 14 розд. ІІІ Порядку № 557, і вони такі:
— отримання інформації від АЦСК про завершення строку дії (чи скасування) посиленого сертифіката керівника;
— отримання інформації з Єдиного державного реєстру про зміну керівника;
— отримання інформації з Єдиного державного реєстру про держреєстрацію припинення юрособи;
— наявність у Реєстрі самозайнятих осіб інформації про зняття з обліку самозайнятої особи як платника податків у контролюючому органі;
— наявність у Державному реєстрі інформації про закриття реєстраційного номера облікової картки платника податків — підписанта Заяви про приєднання до Договору (керівника) у зв’язку зі смертю.
5 Форма якого затверджена додатком 3 до Порядку № 557.
Договір вважається розірваним у день настання однієї з таких подій.
У день припинення дії договору податківці направляють повідомлення про припинення дії договору (із зазначенням причини) на електронну адресу, внесену в облікові дані автора.
Квитанції
Не втрачають своєї актуальності
Першу з них направляють авторові електронного документа протягом 2 годин з моменту його отримання контролюючим органом. Якщо ж час відправки не передбачає наявності ще 2 годин у поточному операційному дні — протягом перших двох годин наступного операційного дня.
Перша квитанція повідомляє про результати такої перевірки. Якщо вони негативні, то в такій квитанції повідомляється про неприйняття електронного документа із зазначенням причин. У такому разі друга квитанція не формується.
Якщо авторові протягом установленого строку після відправлення електронного документа не надійде перша квитанція, електронний документ вважається не отриманим адресатом (згідно з п. 11 розд. ІІ Порядку № 557).
Що стосується другої квитанції, то її в загальному випадку повинні сформувати не пізніше наступного робочого дня з моменту формування першої квитанції6.
6 Якщо інше не встановлено законодавством і Порядком № 557.
Ця квитанція підтверджує прийняття (реєстрацію) або неприйняття
Відправили до контролюючого органу декілька екземплярів одного електронного документа? Наприклад, при виправленні, неотриманні першої квитанції тощо. У такому разі оригіналом вважається електронний документ, відправлений останнім до закінчення граничного строку, встановленого законодавством для надання такого документа. При цьому він має бути сформований правильно і прийнятий (зареєстрований), про що повинна свідчити друга квитанція.
На цьому поки що все. Заглибимося в тему в наступних номерах журналу.