23.05.2013
Проживание в гостинице в двухместном номере двоих командировочных работников оплатил один из них. Документ выдан один с указанием двух фамилий. Как заполнить авансовый отчет одному и второму работнику с учетом того, что документ, подтверждающий понесенные расходы на проживание, один?
(г. Киев)
Поскольку в данном случае имеется один комплект документов, подтверждающих проживание двоих командировочных работников в двухместном номере гостиницы, то, по нашему мнению, и компенсация расходов на проживание должна производиться тому работнику, который их фактически понес. Отметим, что такие расходы на оплату стоимости проживания за двоих командированных работников могут быть компенсированы только при условии их подтверждения соответствующими первичными документами, которыми являются оригиналы квитанций (счетов) гостиниц. При этом, по мнению Минфина, приведенному в письме от 11.03.2006 г. № 31-26030-12-13/5020, при оплате за проживание за себя и другого работника в оригинале квитанции (счета) гостиницы в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:
— фамилии лиц, за проживание которых произведена оплата;
— сроки проживания в гостинице указанных лиц (т. е. количество суток);
— стоимость номеров, в которых проживали такие лица;
— виды расходов, включенные в квитанции (счета).
Все документы, подтверждающие проживание двоих командировочных работников в одном двухместном номере, прилагает к своему Отчету об использовании средств, выданных на командировку, тот работник, который оплатил такое проживание.
Учитывая, что нормативные документы не дают четкого ответа на вопрос о возможности компенсации командировочных расходов за нескольких человек, пребывающих совместно в командировке, мы бы со своей стороны рекомендовали работникам, находящимся в командировке, рассчитываться отдельно с выпиской документов на каждого из таких работников.
Мария Соломина, экономист-аналитик