23.05.2013
Проживання в готелі у двомісному номері двох відряджених працівників оплатив один із них. Документ видано один із зазначенням двох прізвищ. Як заповнити авансовий звіт одному і другому працівнику з урахуванням того, що документ, що підтверджує понесені витрати на проживання, один?
(м. Київ)
Оскільки в цьому випадку є один комплект документів, що підтверджують проживання двох відряджених працівників у двомісному номері в готелі, то, на нашу думку, і компенсація витрат на проживання повинна здійснюватися тому працівнику, який їх фактично поніс. Зауважимо: такі витрати на оплату вартості проживання за двох відряджених працівників може бути компенсовано тільки за умови їх підтвердження відповідними первинними документами, якими є оригінали квитанцій (рахунків) готелів. При цьому, на думку Мінфіну, наведену в листі від 11.03.2006 р. № 31-26030-12-13/5020, при оплаті за проживання за себе та іншого працівника в оригіналі квитанції (рахунку) готелю в обов’язковому порядку має бути вказана така інформація:
— прізвища осіб, за проживання яких здійснено оплату;
— строки проживання в готелі зазначених осіб (тобто кількість діб);
— вартість номерів, у яких проживали такі особи;
— види витрат, уключені до квитанції (рахунка).
Усі документи, що підтверджують проживання двох відряджених працівників в одному двомісному номері, додає до свого Звіту про використання коштів, виданих на відрядження, той працівник, який оплатив таке проживання .
Ураховуючи, що нормативні документи не дають чіткої відповіді на запитання про можливість компенсації витрат на відрядження за декількох осіб, які перебувають разом у відрядженні, ми рекомендуємо працівникам, які перебувають у відрядженні, розраховуватися окремо з виписуванням документів на кожного з таких працівників.
Марія Соломіна, економіст-аналітик