Больничные не совсем обычная выплата. Несмотря на то, что она не входит в фонд оплаты труда, для целей обложения НДФЛ и ВС такая выплата считается зарплатой, а в базу взимания ЕСВ входит как отдельная составляющая. Именно с ЕСВ мы и начнем.
ЕСВ: и сверху и снизу
Суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя и пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств Фонда, включаются в базу взимания ЕСВ согласно ч. 1 ст. 7 Закона № 2464.
Табл. 1 Ставки ЕСВ на больничные
База взимания ЕСВ и категории работников | Размер ЕСВ | |
начисления | удержания | |
Оплата первых пяти дней болезни и пособие по временной нетрудоспособности, начисленные: | ||
— работникам предприятий, учреждений, организаций | 33,2 % | 2 % |
— работникам — инвалидам предприятий, учреждений, организаций | 8,41 % | |
— работникам предприятий всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществ УТОГ и УТОС* | 5,3 % | |
— работникам-инвалидам, работающим на предприятиях и в организациях общественных организаций инвалидов* | 5,5 % | |
* При условии, что количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих и фонд оплаты труда таких инвалидов — не менее 25 % суммы расходов на оплату труда. |
Для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ* больничные:
* Максимальная величина базы начисления ЕСВ равна 17 размерам прожиточного минимума, установленного на трудоспособное лицо (в январе — августе 2015 года — 20706 грн., в сентябре — декабре 2015 года — 23426 грн.).
— учитывайте в третью очередь после зарплаты и вознаграждений за выполненные работы (предоставленные услуги) по гражданско-правовым договорам. В месяце, когда работнице начислены и больничные, и декретные (как правило, такое случается в месяце начала отпуска в связи с беременностью и родами), больничные необходимо учитывать первыми. Это обусловлено тем, что больничные облагаются НДФЛ, и именно ЕСВ, удержанный с такой выплаты, должен уменьшать доход при определении базы налогообложения;
— приходящиеся на разные месяцы — распределяйте по месяцам, на которые приходится период нетрудоспособности.
Внимание! Для соблюдения требования о ЕСВ с минзарплаты переходящие больничные относите к месяцам, на которые они приходятся
Заметьте, что в ситуации, когда работник начинает болеть в одном месяце, а заканчивает — в другом, есть свои особенности. С целью соблюдения требования о ЕСВ с «минималки» поступайте следующим образом:
— в месяце начала болезни начисляйте ЕСВ на фактическую базу взимания ЕСВ, рассчитанную по такому работнику. То есть требование о ЕСВ с МЗП не применяйте;
— если работник весь месяц болел, доход не начислялся, то ЕСВ не начисляйте вообще. Ведь пока нам не известна сумма больничных, которая будет начислена работнику за рабочие дни по графику февраля;
— в месяце окончания болезни после получения листка нетрудоспособности для целей сравнения с минзарплатой больничные относите к месяцам, за которые они начислены. Если после распределения больничных в месяце, за который они начислены, общий доход (кроме вознаграждения по гражданско-правовым договорам) меньше минзарплаты, начисляйте ЕСВ исходя из «минималки».
Учтите: если в базу начисления ЕСВ за соответствующий месяц, кроме больничных, входит зарплата, сумму, равную разнице между минзарплатой и фактической базой начисления ЕСВ (кроме вознаграждения по ГПД), умножаем на «зарплатную» ставку, установленную предприятию согласно классу профриска производства. А вот когда в базе начисления есть только больничные, сумма которых меньше минзарплаты, начисляем ЕСВ на сумму минзарплаты по ставке 33,2 %.
Важно! Для работников-инвалидов и совместителей требование о ЕСВ с минзарплаты не работает. Поэтому если вы начисляете больничные таким работникам, то ЕСВ взимайте с фактической суммы.
Суммы выплат по временной нетрудоспособности отражайте в отчете по ЕСВ за тот месяц, в котором они начислены, в соответствующих строках таблицы 1 и в таблице 6 с соответствующим кодом категории застрахованного лица (в общем случае — 29).
НДФЛ и ВС: все по зарплатным правилам
Суммы оплаты первых пяти дней за счет средств работодателя и пособия по временной нетрудоспособности включаются в общий налогооблагаемый доход работника. При этом облагаются они в составе заработной платы НДФЛ по ставкам 15 и 20 % и ВС по ставке 1,5 %.
Для целей удержания НДФЛ больничные:
— уменьшайте на сумму ЕСВ в части удержаний и на сумму налоговой социальной льготы (при наличии права на нее) при определении базы налогообложения;
— учитывайте при определении предельного размера дохода, который дает право на налоговую социальную льготу (в 2015 году — 1710 грн.);
— относите к месяцам, за которые они начислены, если временная нетрудоспособность приходится на два и более месяца.
Бухгалтерский и налоговый учет
Операции по начислению пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам отражаются проводкой: Дт 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — Кт 663 «Расчеты по прочим выплатам», т. е. проходят мимо доходов и расходов.
Начисление оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности в бухгалтерском учете отражается по кредиту субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам». А вот счетом, с которым должна идти корреспонденция, по мнению Минфина, должен быть счет 94 «Прочие расходы операционной деятельности» (см. письмо от 26.10.2011 г. № 31-08410-07-16/26368, в дебет этого же счета он предлагает списывать и ЕСВ, начисленный на сумму больничных). Вместе с тем, на наш взгляд, вы можете использовать и другие счета учета расходов — 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт».
И несколько слов о налоговом учете. С 01.01.2015 г. объект обложения налогом на прибыль определяют на основании бухгалтерского финансового результата до налогообложения, скорректированного на разницы, приведенные в ст. 138 — 141 НКУ. Однако расходов на оплату первых пяти дней болезни они не касаются.
Для закрепления материала рассмотрим практический пример.
Пример. В октябре 2015 года работник планового отдела предоставил в комиссию по соцстрахованию предприятия листок нетрудоспособности, который свидетельствует о его болезни с 05.10.2015 г. по 16.10.2015 г. (предоставлен — 19.10.2013 г.). Страховой стаж работника — 10 лет 7 месяцев. На основании решения комиссии по социальному страхованию предприятия от 22.10.2015 г. работнику были начислены оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности в сумме 845 грн. и пособие по временной нетрудоспособности в сумме 1183 грн. Общая сумма больничных составляет 2028 грн.
Кроме того, в сентябре работнику начислена заработная плата за фактически отработанные дни в этом месяце в сумме 2727,27 грн.
Для получения финансирования из Фонда работодатель подал в рабочий орган Фонда заявление-расчет 23.10.2015 г. Денежные средства от Фонда поступили на отдельный текущий счет 03.11.2015 г.
Табл 2. Бухгалтерский учет операций по начилению и выплате больничных
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспондирующие счета | Сумма, грн. | |
Дт | Кт | |||
1 | Начислена заработная плата работнику за октябрь 2015 года* | 92 | 661 | 2727,27 |
2 | Начислена оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности | 949 | 663 | 845,00 |
3 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности | 378 | 663 | 1183,00 |
4 | Начислен ЕСВ: | |||
— на сумму заработной платы (2727,27 х 37,26** : 100) | 92 | 651 | 1016,18 | |
— на общую сумму больничных (2028 х 33,2 : 100) | 949 | 651 | 673,30 | |
5 | Удержан ЕСВ: | |||
— из суммы заработной платы (2727,27 х 3,6 : 100) | 661 | 651 | 98,18 | |
— из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (845 х 2 : 100) | 663 | 651 | 16,90 | |
— из суммы пособия по временной нетрудоспособности (1183 х 2 : 100) | 663 | 651 | 23,66 | |
6 | Удержан НДФЛ: | |||
— из суммы заработной платы ((2727,27 - 98,18) х 15 : 100) | 661 | 641/НДФЛ | 394,36 | |
— из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности ((845 - 16,90) х 15 : 100) | 663 | 641/НДФЛ | 124,22 | |
— из суммы пособия по временной нетрудоспособности ((1183 - 23,66) х 15 : 100) | 663 | 641/НДФЛ | 173,90 | |
7 | Удержан ВС: | |||
— из суммы заработной платы (2727,27 х 1,5 : 100) | 661 | 642/ВС | 40,91 | |
— из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (845 х 1,5 : 100) | 663 | 642/ВС | 12,68 | |
— из суммы пособия по временной нетрудоспособности (1183 х 1,5 : 100) | 663 | 642/ВС | 17,75 | |
8 | Получено пособие от Фонда на специальный счет | 313 | 378 | 1183,00 |
9 | Перечислен ЕСВ в части начислений на зарплату и больничные, а также в части удержаний из зарплаты и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности | 651 | 311 | 1804,56 |
10 | Перечислен ЕСВ в части удержаний с пособия по временной потере трудоспособности | 651 | 313 | 23,66 |
11 | Перечислен НДФЛ с зарплаты и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности | 641/НДФЛ | 311 | 518,58 |
12 | Перечислен НДФЛ с пособия по временной потере трудоспособности | 641/НДФЛ | 313 | 173,90 |
13 | Перечислен ВС с зарплаты и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности | 642/ВС | 311 | 53,59 |
14 | Перечислен ВС с пособия по временной потере трудоспособности | 642/ВС | 313 | 17,75 |
15 | Перечислены работнику на картсчет: | |||
— зарплата | 661 | 311 | 2193,82 | |
— оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности | 663 | 311 | 691,20 | |
— пособие по временной нетрудоспособности | 663 | 313 | 1183,00 | |
*В соответствии с требованиями ст. 115 КЗоТ заработная плата должна выплачиваться работникам не реже двух раз в месяц, однако для упрощения примера проводки по выплате зарплаты за первую половину месяца мы не приводим. ** Ставка ЕСВ в части начислений принята условно. |
выводы
Больничные включаются в базу взимания ЕСВ. Для целей сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ и выполнения требования о ЕСВ с минзарплаты переходящие выплаты распределяйте по месяцам, за которые они начислены.
С суммы больничных в составе зарплаты удерживайте НДФЛ и ВС.
В бухгалтерском учете начисление пособия по временной потере трудоспособности отражайте проводкой: Дт 378 — Кт 663. В расходы предприятия эта сумма не попадает, поскольку проходит транзитом от ФСС к работнику — застрахованному лицу.
Сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, по мнению Минфина, нужно отражать по кредиту счета 94, а на наш взгляд — можно использовать и другие расходные счета (91, 92, 93).