Предприятие обязано уведомить налоговую об увольнении главного бухгалтера, если он был ответственным за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Сделать это нужно в течение 10 календарных дней со дня увольнения ( п. 66.4 НКУ) путем подачи заявления по форме № 1-ОПП ( п. 9.3 разд. IX Порядка № 1588*) и уточняющих документов ( письмо ГФСУ от 28.10.2015 г. № 22788/6/99-99-17-03-03-15). Это основной момент, а далее опишем специфику.
* Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588.
Сразу отметим, что увольнение главного бухгалтера должно сопровождаться назначением ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. Такими лицами могут быть: руководитель предприятия (первая подпись), новый главбух, другое лицо, ответственное за ведение учета и сдачу отчетности.
Рассмотрим несколько различных ситуаций. Но вначале отметим то, что относится ко всем перечисленным ниже обстоятельствам.
К заявлению прилагаются уточняющие документы. К сожалению, конкретного их списка под каждые обстоятельства смены главбуха налоговики не привели
Однако ввиду ограниченности времени (10 дней) и отсутствия четкого перечня «уточняющих документов» вам лучше сразу уточнить этот момент в налоговой, в которой предприятие состоит на учете. Со своей стороны, можем только проинформировать вас, какие документы, как правило, прилагаются к ф. № 1-ОПП в описанных далее ситуациях.
1. Новый главбух пока «не нарисовался» или вообще был исключен из штатного расписания. Тогда ответственность за бухгалтерский учет и подачу налоговой отчетности возлагается непосредственно на руководителя и налоговая отчетность подписывается только им ( п.п. 48.5.1 НКУ, БЗ 135.2 и 135.3). В этом случае вам нужно действовать так:
— подать заявление по форме № 1-ОПП с отметкой «Зміни». Информацию о главном бухгалтере не заполняете;
— приложить к нему копию приказа об увольнении главного бухгалтера в качестве уточняющего документа (ее обычно требуют фискалы).
Стоит отметить особенности увольнения главбуха головного предприятия. В данной ситуации, если сведения об увольнении такого главбуха были сообщены в орган ГФС по основному месту учета, т. е. головного предприятия, то формально по местам обособленных подразделений заявление не подается ( п. 66.5 НКУ и п. 9.2 Порядка № 1588). Но многое будет завязано на том, были ли сведения о главбухе головного предприятия внесены в карточку учета в тех органах ГФС, где стоят на учете подразделения, как о лице, ответственном за ведение в них учета и подписание отчетности. Для подстраховки сообщите об увольнении в такие местные органы ГФС или, по крайней мере, уточните у фискалов на местах, нужно ли подавать заявление. А вот сообщать об увольнении главбуха подразделения в ГФС по месту учета головного предприятия, по-видимому, не стоит, достаточно будет подать заявление в местную налоговую.
2. Новый главбух (либо исполняющий его обязанности) уже известен и приступает к работе сразу после увольнения предыдущего. Тогда информация о главном бухгалтере просто обновляется на основании:
— заявления (ф. № 1-ОПП) с отметкой «Зміни». В нее вы вносите паспортные данные и код ИНН нового главбуха;
— и уточняющих документов (БЗ 119.06). С практической точки зрения, это могут быть: копия приказа об увольнении предыдущего главбуха; копия приказа о приеме нового, копия его паспорта и кода ИНН; копия приказа о назначении нового главбуха ответственным за ведение бухгалтерского, налогового учета и подписание отчетности.
Важно! Уведомление о внесении изменений по форме № 1-ОПП не снимает с вас обязанности сообщить ГФС о приеме нового главбуха на работу** ( письма ГФС от 02.10.2015 г. № 20929/6/99-99-17-03-03-15 и от 28.10.2015 г. № 22788/6/99-99-17-03-03-15).
** По форме, приведенной в приложении к постановлению КМУ от 17.06.2016 г. № 413.
3. Увольнение главного бухгалтера сопровождается подписанием договора на оказание бухгалтерских услуг и подачу налоговой отчетности с аудиторской компанией (консалтинговой, ФЛП и пр.). Тогда налоговую уведомляют:
— формой № 1-ОПП с пометкой в поле «Зміни». В раздел «головний бухгалтер» вы вносите данные лица, которое назначено (выбрано) ответственным за ведение учета, подписание и сдачу отчетности в налоговую (письма Минфина от 22.02.2010 г. № 31-34000-10-16/3801, Межрегионального ГУ ГФС от 06.11.2015 г. № 24810/10/28-10-06-11);
— к заявлению, как правило, прилагаются: копия приказа об увольнении предыдущего главбуха; копия приказа о назначении ответственного за ведение бухгалтерского, налогового учета и подписание отчетности; копии документов на него (паспорт, код ИНН); копия доверенности, выданной руководителем такого юридического лица или иным лицом, уполномоченным на это учредительными документами (БЗ 135.02). Отметим: если в дальнейшем назначенное лицо будет освобождено от обязанностей, то сведения об изменениях вы тоже обязаны подать.
Ну и наконец, можно не подавать заявление по ф. № 1-ОПП, если сведения о лицах, ответственных за ведение бухгалтерского/налогового учета юрлица, были обновлены контролирующими органами на основании регистрационного заявления плательщика НДС (о регистрации, перерегистрации или внесении изменений), определенного в п. 183.9 НКУ (см. п. 9.3 разд. IX Порядка № 1588 и п. 5 письма ГФСУ от 23.10.2015 г. № 39139/7/99-99-11-01-01-17).
Если вы подаете отчетность в ГФС в электронной форме, то не забудьте отменить электронные ключи-подпись уволенного главного бухгалтера и оформить следующие на нового главбуха или лицо, его заменяющее
В общем, не стоит медлить! Если вы не сообщите своевременно об изменениях налоговиков, то это может потянуть за собой неслабые штрафы.
Несвоевременное уведомление контролирующих органов об изменениях в учетных данных налогоплательщика влечет за собой применение штрафа в размере 510 грн., неустранение нарушения или повторное нарушение в течение года — 1200 грн. ( п. 117.1 НКУ).
Кроме того, у вас могут не принять отчетность в налоговой, что приведет к штрафам за несвоевременную сдачу отчетности ( п. 120.1 НКУ).
А если уволенный главбух подписывал и регистрировал в ЕРНН налоговые накладные — то вообще «жах»! ☺