Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения

Прежде всего запомните: согласно п. 1 гл. 1 разд. V Правил № 1000 изъятие документов для уничтожения осуществляется только после проведения экспертизы их ценности (см. раздел 4).

Также учтите:

Должен быть проведен постраничный пересмотр каждого дела (п. 5 гл. 2 разд. V Правил № 1000).

Кроме того, процедуру изъятия документов для уничтожения следует соответствующим образом оформить.

Так, в архиве предприятия составляют акт об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ (далее — Акт), по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам № 1000. Делают это на основании поданных структурными подразделениями актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, которые подлежат уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения, и проведенной экспертизы ценности документов. Акты структурных подразделений оформляют в виде таблицы, содержащей такие же графы, как и сводный Акт. Их подписывают руководители структурных подразделений.

Сводный Акт составляют в 2 экземплярах, как правило, на дела всего предприятия.

Если в Акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования приводят перед группой заголовков дел этого подразделения. Названия однородных дел, отобранных к уничтожению, вносят в Акт под общим заголовком с указанием количества дел, включенных в каждую группу.

Обратите внимание: дела включают в Акт, если предусмотренный для них срок хранения истек до 1 января года, в котором составлен Акт. Например, дела, законченные в 2016 году, с 3-летним сроком хранения могут включаться в Акт, который будет составлен не ранее 1 января 2020 года, а с 5-летним сроком хранения — не ранее 1 января 2022 года (с учетом примечаний, указанных в соответствующих перечнях документов со сроками хранения).

Акт должна одобрить ЭК предприятия.

Далее его подают на рассмотрение ЭПК (ЭК) государственного архивного учреждения (архивного отдела горсовета), в зоне комплектования которого находится предприятие. При этом вместе с актом следует подать описи дел по кадровым вопросам (личному составу), а если в деятельности предприятия образуются документы НАФ, то еще и описи дел постоянного хранения.

Имейте в виду: в случае внесения в Акт первичной финансовой и бухгалтерской документации к нему необходимо приложить справку о проведении органами ГНСУ проверки по вопросам соблюдения налогового законодательства (п. 5 гл. 3 разд. V Правил № 1000). Кроме того, в справке указывают сведения о наличии или отсутствии:

— финансовых операций, которые согласно требованиям законодательства подлежат финансовому мониторингу, за указанные в Акте годы;

— споров, возбужденных уголовных дел, открытия судами производств по делам.

Такую справку подписывают руководитель и бухгалтер предприятия.

Согласованные (одобренные) акты утверждает руководитель предприятия, после чего документы могут быть уничтожены.

Приведем пример Акта.

Дела, отобранные для уничтожения, передают организациям по заготовке вторсырья. Дату сдачи документов, их вес и номер накладной указывают в актах.

Если в Акт включены документы с грифом ограниченного доступа, эти документы уничтожают путем измельчения, сжигания или другим способом, исключающим возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце Акта дополнительно делают запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов ЭК предприятия, а также даты уничтожения (п. 8 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

Теперь вы знаете, как правильно хранить документы на предприятиях, передавать их в архивные учреждения и уничтожать в связи с окончанием сроков хранения. Если соблюдение описанных норм покажется вам слишком сложным, можно обратиться за помощью в архивные учреждения. За определенную плату они предоставляют услуги по систематизации документов и дел, проведению экспертизы ценности документов, составлению номенклатур дел, описей дел, актов об изъятии документов для уничтожения и т. п. Перечень платных услуг, которые могут предоставляться архивными учреждениями, содержащимися за счет бюджетных средств, утвержден постановлением КМУ от 07.05.98 г. № 639.