Сроки хранения документов Несмотря на объявленный государством курс на диджитализацию, субъекты хозяйствования продолжают в большом объеме составлять и накапливать документы «на бумаге». О том, где, как и сколько следует хранить такие документы, а также о том, когда и в каком порядке их можно уничтожить, мы и поговорим в этом спецвыпуске. Кроме того, вы сможете ознакомиться со сроками хранения наиболее распространенных видов документов, образующихся в деятельности предприятий. Спецвыпуск для вас подготовила редактор Наталья Вороная.
Архив на предприятии Мы уже упоминали о том, что дела, законченные делопроизводством, передают на хранение в архив предприятия. О том, как его создать, вы узнаете прямо сейчас.
Экспертиза ценности документов Для всестороннего изучения документов с целью отнесения их к НАФ или изъятия из него, проведения денежной оценки документов НАФ, отнесения их к категории уникальных* и установления сроков хранения документов, не подлежащих отнесению к НАФ, осуществляют экспертизу ценности документов (п. 2 Порядка № 1004).
Составляем номенклатуру дел Упорядочение хранения документов начинается с составления номенклатуры дел. Для чего она нужна? Для установления на предприятии единого порядка формирования дел независимо от формы носителя информации, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел (п. 1 гл. 1 разд. IV Правил № 1000). Кроме того, номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения*, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. О том, как ее составить, вы узнаете из этого раздела.
Подготовка документов к хранению Для того чтобы передать законченные в делопроизводстве документы на хранение в архив, их нужно определенным образом подготовить. Такая подготовка включает в себя формирование дел, их оформление в соответствии с действующими правилами и составление описей дел. Как правильно все это сделать, вы сейчас и узнаете.
Храним документы на предприятии Итак, документы сформированы в дела. Что с ними происходит дальше? Сначала документы хранят по месту формирования дел (в службе делопроизводства или других структурных подразделениях). Впоследствии дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по кадровым вопросам (личному составу) передают в архив предприятия. Если в деятельности юрлица создаются документы, отнесенные к НАФ, то после окончания предельных сроков их хранения в архиве предприятия такие документы могут передаваться на постоянное хранение в госархивы и другие архивные учреждения. Также обратиться к архивным учреждениям придется в случае ликвидации юридического лица для передачи документов, по которым не истек срок хранения. Подробнее о том, как все это происходит, вы можете узнать далее.
Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения Документы, по которым истек срок хранения, предусмотренный Перечнем № 578, могут быть уничтожены. Но просто выбросить их, сжечь или сдать в макулатуру нельзя. А как же правильно избавиться от устаревших документов? Об этом сейчас и поговорим.