Потерянная индексация: найти и начислить

Исправить или прятать?

Если вы не проводили индексацию, хотя должны были это делать, то лучше исправить ошибку и доначислить/выплатить работникам все суммы, на которые они имели право. Почему? Дело в том, что индексация зарплаты — это минимальная государственная гарантия в оплате труда. Требование индексировать заработную плату в установленном законодательством порядке выдвигает ст. 95 КЗоТ. А нормы и гарантии в оплате труда, предусмотренные КЗоТ, являются минимальными государственными гарантиями (см. ст. 12 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР). Таким образом,

Это грозит работодателю финансовым штрафом в двукратном размере минимальной зарплаты, установленной законом на момент выявления нарушения (с 01.10.2022 по 31.12.2023 — 13400 грн), за каждого работника, в отношении которого совершенно нарушение (абзац пятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Однако если вы устраните нарушение, а именно исчислите и выплатите потерянные суммы индексации до начала проверки Гоструда или в сроки, определенные предписанием Гоструда (если такое нарушение будет выявлено во время проверки), то упомянутый штраф применяться не должен. Это прямо указано в ч. 6 ст. 265 КЗоТ.

Согласитесь, финсанкции обойдутся предприятию дороже, чем доначисление индексации.

А что с админштрафом на должностные лица (ФЛП)? В общем случае он составляет от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП). Решения о его наложении принимают суды. Наложить админвзыскание можно не позже чем через 3 месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позже чем через 3 месяца со дня его выявления (ст. 38 КУоАП).

Невыплата индексации — это, на наш взгляд, длящееся нарушение. Но если выплатить потерянную индексацию, тогда нарушение из длящегося превратится в разовое. А дальше имеем 3 месяца с момента осуществления выплаты индексации, в течение которых к должностным лицам работодателя (ФЛП) может быть применена админответственность. Однако если в течение этого времени на предприятие не пожалует Гоструда, об админштрафе вообще можно будет забыть.

Итак, приступим к исправлению ошибки.

Определяем потерянную сумму индексации

Алгоритм проведения индексации за пропущенные месяцы точно такой же, как и в случае ее своевременного начисления. Руководствуйтесь Порядком проведения индексации денежных доходов населения, утвержденным постановлением КМУ от 17.07.2003 № 1078 (ср. ).

Помним, что общая сумма индексации может состоять из текущей индексации и индексации-разницы.

Индексация-разница появляется в месяце повышения зарплаты, если размер ее повышения НЕ превышает сумму индексации, которая сложилась в месяце повышения окладов (тарифных ставок). Выплачивать индексацию-разницу в размере, определенном в месяце повышения окладов, необходимо до следующего повышения окладов (тарифных ставок).

Поэтому для начала следует выяснить, возникло ли в декабре 2021 года у работников право на индексацию-разницу. Как это сделать? Открыть статью «Индексируем зарплату за декабрь 2021 года» // «Налоги & бухучет», 2021, № 93 и сравнить сумму возможной индексации, которая сложилась в декабрь 2021 года (месяце повышения окладов) от предыдущего базового месяца работника, с суммой повышения его зарплаты в декабре. Если сумма повышения зарплаты превышает сумму возможной индексации, то индексации-разницы не будет. Допустим, что у нашего читателя, который задал вопрос, именно такой счастливый вариант.

Тогда определяем суммы текущей индексации. Для этого вам понадобятся наши ежемесячные статьи-справочники «Индексируем зарплату за...» соответствующий месяц 2022 года. В них приведены коэффициенты для индексации зарплаты и уже рассчитаны суммы текущей индексации (для полностью отработанного месяца на условиях полной занятости).

Работая с ежемесячными статьями с рассчитанными суммами индексации, определяем, появилось ли у работников право на текущую индексацию в соответствующем месяце 2022 года и сумму индексации за полностью отработанный месяц.

Так, поработав с указанными статьями, выявили, что у работников с базовым месяцем декабрем 2021 года впервые право на текущую индексацию появляется в мае 2022 года (см. статью «Индексация: уже для декабря 2021 — февраля 2022» // «Налоги & бухучет», 2022, № 29). Суммы текущей индексации за май — декабрь 2022 года от базового декабря 2021 года мы собрали для вас в таблице ниже.

Суммы индексации зарплаты за май — ноябрь 2022 года, если базовый месяц — декабрь 2021 года

Внимание! Если работник отработал месяц не полностью или/и работает неполное рабочее время, сумму индексации определяем из расчета полного рабочего времени, а выплачиваем пропорционально отработанному времени.

Например, работник, который был принят на 0,5 штатной единицы, отработал в мае 2022 года из-за отпуска только 10 из 22 рабочих дней. Поэтому сумма текущей индексации за май для него составит: 188,56 х 0,5 : 22 х 10 = 42,85 (грн).

С суммами индексации заработной платы определились. Дальше поговорим о том, как правильно оформить исправление ошибки.

Документальное оформление

После того как суммы индексации исчислены, составляем бухгалтерскую справку как основание для доначисления сумм индексации зарплаты.

В бухгалтерской справке за месяц, в котором исправляем ошибку, приводим:

— причину ошибки с указанием того, какие конкретно суммы индексации были доначислены конкретным работникам и за какой период (в разрезе месяцев);

— ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка;

— общую сумму доначисления индексации и корреспонденцию счетов бухгалтерского учета, которой исправляется ошибка.

Справку подписывает работник, который ее составил, и после ее проверки — главный бухгалтер.

В общем случае начисленные суммы индексации зарплаты (Кт 661) отражаем по тем же правилам, что и обычную зарплату — относим в расходы в зависимости от того, где работает работник: Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94, 97.

Если же доначисляем индексацию уже уволенному работнику, то расходы списываем в Дт 949.

Имейте в виду, если вы в отличие от ситуации, которую теперь рассматриваем, осуществляете доначисление сумм индексации зарплаты в текущем году за месяцы предыдущих лет, то независимо от того, кому причитаются такие выплаты (работникам или уволенным), корректируете сальдо нераспределенной прибыли / непокрытого убытка. Точнее, если у вас учитывается нераспределенная прибыль, дебетируете субсчет 441, а если непокрытые убытки — субсчет 442 (см. письмо Минфина от 21.12.2016 № 31-11410-07-25/36420). Примите во внимание! На эти же субсчета относят и соответствующие суммы ЕСВ. Кстати, о налогообложении.

Нюансы налогообложения и отчетности

Доначисленные в связи с исправлением ошибки суммы индексации включаем в заработную плату того месяца, в котором были осуществлены такие доначисления. Подтверждение этому находим в абзаце втором п. 2 разд. IV Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 20.04.2015 № 449. Ставку ЕСВ используем ту, которая действительна на момент начисления.

Внимание! Даже если вы начисляете сумму индексации бывшим работникам, то на такую сумму следует начислить ЕСВ. База начисления ЕСВ на сумму дохода в виде индексации, начисленного уволенному работнику за прошлые периоды, определяется путем деления такого дохода на количество месяцев, за которые он начислен, и включения в заработную плату месяца, в котором были осуществлены такие начисления (см. ч. 2 ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI, разъяснение БЗ 201.04.01).

Также из суммы доначисленной индексации удерживаем НДФЛ и ВС по ставке, действительной на момент начисления дохода.

Доначисленные суммы индексации отражаем в Д1 и 4ДФ Налогового расчета, сформированного за тот период, в котором индексация была фактически начислена (в бухучете) и выплачена (если речь о НДФЛ и ВС).

Поэтому если, например, доначисляем потерянные суммы индексации в декабре 2022 года, то отражаем их в Налоговом расчете за декабрь IV квартала 2022 года.

В Налоговом расчете за 4 квартал 2022 года указываем доначисленную индексацию:

— в 4ДФ за декабрь — по наемным работникам — в общей сумме зарплаты за декабрь 2022 года с признаком дохода «101», по уволенным работникам — как прочий налогооблагаемый доход с признаком дохода «127»;

— в Д1 за декабрь — по наемным работникам — в общей сумме заработной платы за декабрь 2022 года, по уволенным работникам — с КТН 1 в графе 09 с разбитием по месяцам, за которые индексация начислена. А в завершение статьи расскажем о топ-новости, которая касается индексации в 2023 году.

Индексация в 2023 году

Пунктом 3 Заключительных положений Закона Украины «О Государственном бюджете Украины на 2023 год» от 03.11.2022 № 2710-IX

Из указанного делаем вывод, что в 2023 году зарплату не индексируем. Также считаем, не нужно «тянуть» в 2023 суммы индексации (текущей и индексации-разницы), которые определялись и начислялись в последний раз в декабре 2022 года.

Поскольку приостановка начисления индексации касается вопроса общей заработной платы работника, рекомендуем сообщить работникам об изменениях, которые произошли в законодательстве. Это оградит вас от возможных претензий работников в отношении сумм начисленных им доходов.