12.05.2022
Скажем сразу: никакой революции не произошло. Изменения большей частью носят уточняющий характер. И прежде всего они связаны со вступлением в силу в сентябре 2021 года ДСТУ 4163:2020*. Соответственно, теперь в Правилах № 1000/5** указано, что при оформлении реквизитов организационно-распорядительных документов и определении порядка их размещения следует руководствоваться требованиями именно этого ДСТУ. Но ведь и до внесения изменений в Правила № 1000/5 вы руководствовались этим стандартом, не так ли?
* Национальный стандарт Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом ГП «УкрНИУЦ» от 01.07.2020 № 144.
Также появились отсылки к Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55 (далее — Типовая инструкция). Хотя, как следует уже из названия этого документа, он распространяется не на все предприятия, а только на те, которые относятся к сфере управления центральных или местных органов исполнительной власти. В то же время заметим, что применять Типовую инструкцию коммерческим предприятиям никто не запрещает.
Были уточнены некоторые формулировки. В частности, немного изменилось определение службы делопроизводства. Так, это структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив предприятия, или ответственное лицо предприятия, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы.
А еще теперь в Правилах № 1000/5 четко прописано, что
ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель предприятия
В свою очередь, служба делопроизводства разрабатывает инструкцию по делопроизводству на предприятии, которая утверждается распорядительным документом. Причем такая инструкция одновременно регламентирует вопросы организации делопроизводства в бумажной и в электронной формах.
Имейте в виду: документы, созданные в бумажной форме, проходят и обрабатываются на предприятии по единым организационным и правовым принципам организации документооборота с документами, созданными в электронной форме. При этом не допускается одновременное прохождение одного и того же документа в электронной и в бумажной формах!
На какие еще нюансы следует обратить внимание?
В разделе ІІ Правил № 1000/5 появился новая глава 4, посвященная указанию в документах наименований предприятия — автора документа, его структурных подразделений, а также вышестоящих организаций.
Так, наименование предприятия, в том числе сокращенное (при наличии) должно соответствовать ЕГР*. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного наименования отдельной строкой по центру.
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Наименование вышестоящей организации указывается в сокращенном виде, а если официально определенного сокращения нет — полностью.
Наименование филиала (другого структурного подразделения) размещают ниже наименования предприятия, если такой филиал является автором документа.
Как следует из п. 1 гл. 5 разд. ІІ обновленных Правил № 1000/5, дату следует оформлять в соответствии с п. 32 разд. ІІ Типовой инструкции. То есть дату указываем арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Оформляем ее цифровым или словесно-цифровым способом.
При оформлении даты цифровым способом число и месяц проставляем двумя парами цифр, разделенными точкой; год — четырьмя цифрами. Точка в конце не ставится. Например: «12.05.2022».
Словесно-цифровой способ указания дат применяется в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них, а также в документах, содержащих сведения финансового характера. Например: «02 травня 2022 року» или «02 травня 2022 р.».
При этом обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и включении его в дело).
Теперь Правила № 1000/5 четко устанавливают, что проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются также руководителем службы делопроизводства.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшим документ, его руководителем, а также (в зависимости от вида приказа) бухгалтерской службой или другими должностными лицами, которых касается документ.
Уточнены правила оформления копий документов.
Так, надпись об удостоверении копии состоит из слов «Згідно з оригіналом», наименования должности, личной подписи лица, которое заверяет копию, его собственного имени и фамилии (большими буквами), даты удостоверения копии. Например:
«Згідно з оригіналом
Начальник відділу
організації діловодства Сидорчук Іван СИДОРЧУК
25.05.2022»
Надпись об удостоверении копии скрепляется оттиском печати предприятия/учреждения (без изображения герба) или печати структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т. п.) при ее наличии.
! Надпись об удостоверении копии проставляется ниже реквизита документа «Підпис»
Интересный момент! Ранее Правила № 1000/5 при оформлении бумажных копий документов требовали на лицевой стороне в верхнем правом углу первой страницы проставлять отметку «Копія». Сейчас такая норма осталась только в отношении оформления ксеро- и фотокопий архивных документов.
Регистрацию документов проводит централизованно служба делопроизводства*. Структурные подразделения регистрируют только созданные ими докладные и служебные записки. Заметим, что ранее в Правилах № 1000/5 перечислялись виды документов, которые следовало регистрировать централизованно.
* Место регистрации отдельных групп документов (приказы (распоряжения) по кадровым вопросам (личному составу), договоры, отчеты, прейскуранты, заявления работников и т. п.) определяется в инструкции по делопроизводству предприятия.
Помните: не допускается пересылка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства. Также не должны пересылаться экземпляры документа (в том числе оригинального) в бумажной форме, если его экземпляр (или копия) уже направлен в электронной форме.
Согласно новому абзацу шестому п. 3 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5 запрещено изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности. Хотя изымать документы для уничтожения без экспертизы ценности и ранее было недопустимым. Подробно об этом мы писали в спецвыпуске «Налоги & бухучет», 2020, № 41, с. 45.
Кроме того, появилось уточнение об уничтожении документов в случае, когда в акт об изъятии для уничтожения включены документы «Для службового користування». Если уничтожение осуществляется путем измельчения документов, то оно должно быть невосстанавливаемым. В этом случае делают, например, такую запись:
«Справи № 15 ДСК, № 32 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом невідновлюваного подрібнення.
Члени ЕК:
Семенюк Світлана СЕМЕНЮК
Чепенко Ян ЧЕПЕНКО
Лазаренко Андрій ЛАЗАРЕНКО
12.05.2022»
Также в Правила № 1000/5 внесены незначительные коррективы, касающиеся хранения документов, экспертизы их ценности и передачи в архив.
Таким образом, в основном комментируемыми изменениями Минюст привел Правила № 1000/5 в соответствии с другими актами законодательства, касающимися делопроизводства и архивного дела.