Подарки детям работников к праздникам

Как оформить

Для того чтобы правильно учесть закупку и выдачу детских праздничных подарков и не получить претензий от контролеров, нужно тщательным образом подойти к оформлению первичных документов. Для этого вам понадобятся:

1) приказ (распоряжение) о выдаче детских подарков;

2) документы, связанные с приобретением подарков (смета на закупку подарков, договор, накладная, фискальный чек и т. п.);

3) ведомость выдачи подарков с подписями получателей.

Не будет лишним и акт на списание выданных подарков.

В приказе (распоряжении) о выдаче детских подарков, среди прочего, укажите:

— получателей подарков. Это могут быть работники предприятия, которые имеют детей (родители детей) или непосредственно дети. На наш взгляд, для работодателя меньше мороки, если в приказе указать, что подарки предоставляются работникам, которые имеют детей. Так не нужно будет собирать регистрационные номера учетных карточек налогоплательщиков детей для 4ДФ;

— предельный возраст ребенка, до достижения которого на него (ему) будут выдавать подарок. Имейте в виду, что действующее законодательство признает ребенком лицо до 18 лет (ст. 6 СКУ). Однако на практике работодатели обычно ограничивают возраст ребенка, на которого выдают подарок, 14 — 16 годами.

Предлагаем воспользоваться примером оформления приказа (распоряжения) о выдаче подарков к праздникам, который приведен на рисунке ниже.

Подарки выданы — это хорошо! А какие налоговые последствия будем иметь из этого? Рассказываем дальше.

Налоговые последствия для работников

НДФЛ/ВС. Рекомендуем вам обратить внимание на п.п. 165.1.39 НКУ. В соответствии с его нормами стоимость неденежных подарков не облагают НДФЛ в части, которая не превышает 25 % одной минзарплаты (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного года.

Из стоимости подарка (его части), которая не облагается НДФЛ, также не удерживаем и ВС (п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Минзарплата на 1 января 2022 года составляла 6500 грн. В соответствии с законопроектом о Государственном бюджете Украины на 2023 год от 14.09.2022 № 8000, который на момент написания статьи передан на подпись Президенту, размер минзарплаты на 1 января 2023 года составит 6700 грн.

Следовательно,

Если стоимость неденежных подарков в соответствующем месяце превышает необлагаемый налогом предел, то сумму превышения облагаем НДФЛ и ВС как доход в виде дополнительного блага (см. п.п. «е» п.п. 164.2.17, п. 174.6 НКУ).

Пример 1. Работник имеет 4 детей в возрасте до 10 лет. Работодатель предоставляет ему в декабре 2022 года 4 детских подарка на общую сумму 2000 грн.

Из части стоимости неденежных подарков, которая равна 1625 грн, НДФЛ и ВС не удерживаем. А вот сумму превышения 375 грн (2000 - 1625) облагаем налогом как дополнительное благо.

Причем поскольку такой доход был предоставлен в неденежной форме, то в базу обложения НДФЛ он войдет увеличенным на натуральный коэффициент 1,219512 (п. 164.5 НКУ).

База обложения НДФЛ составит:

375 грн х 1,219512 = 457,32 грн.

НДФЛ равен:

457,32 грн х 18 : 100 = 82,32 грн.

А вот ВС удерживаем с «чистой» суммы, которая попадает под налогообложение, то есть с 375 грн. Сумма ВС составит:

375 грн х 1,5 : 100 = 5,63 грн.

Обратите внимание: с необлагаемым налогом пределом сравниваем не стоимость каждого подарка отдельно, а общую стоимость подарков, предоставленных работнику в одном месяце.

А если в течение года работодатель уже одаривал работников? Например, предоставлял детские подарки к Рождеству в январе 2022 года. Как в таком случае надо делать сравнение с необлагаемым налогом пределом: отдельно по каждому месяцу, в котором предоставлен подарок, или совокупно за год? ГНСУ в письме от 21.01.2022 № 83/ІПК/99-00-04-03-03-06 указывает, что отдельно по каждому месяцу. Это следует из предписаний п.п. 165.1.39 НКУ.

ЕСВ. Стоимость подарков к праздникам для детей работников не входит в фонд оплаты труда согласно п. 3.23 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (ср. ). Следовательно, ЕСВ на нее не начисляем.

Если же работодатель решит оформить выдачу подарков непосредственно детям работников, то в таком случае доход получат неработники, потому и ЕСВ также не будет.

Объединенный отчет. В 4ДФ Налогового расчета отражаем:

— стоимость необлагаемых налогом подарков (их часть) с признаком дохода «160»;

— налогооблагаемую часть стоимости подарка с признаком дохода «126». При этом в графах 3а и 3 разд. І 4ДФ указывчаем ее сумму с учетом натурального НДФЛ-коэффициента, то есть указываем доход, который фактически начислен работнику в бухучете (см. разъяснение из категории 103.25 БЗ). При этом тот факт, что ВС удерживаем из «чистой» суммы, не имеет значения.

В Д1 Налогового расчета стоимость детских подарков не отражаем.

Налоговые последствия для работодателя

Налог на прибыль. Поскольку стоимость подарков попадает в бухрасходы, она автоматически уменьшает объект обложения налогом на прибыль. При этом волноваться о нехозяйственности таких расходов не нужно.

А еще у высокодоходников не возникает никаких налоговых разниц.

НДС. При приобретении подарков у плательщика НДС (производителя или торговца) предприятие получает право на НК на основании обычной НН (при условии ее регистрации в ЕРНН).

При этом понятно, что при безвозмездной раздаче новогодних подарков для детей работников обосновать включение их стоимости в продажную стоимость своих товаров/услуг не получится. Следовательно, в таком случае будут работать общие НДС-правила, как при обычной безвозмездной раздаче товаров.

Выдача подарка приравнивается к поставке для целей НДС. Как следствие, возникают объект обложения НДС и необходимость начисления НО исходя из минбазы (п. 188.1 НКУ).

При этом составить нужно две налоговых накладных: одну — на договорную (то есть нулевую) стоимость (тип причины «02»), вторую — исходя из минбазы (тип причины «15»).

Бухучет. Порядок отражения в бухучете операции по предоставлению работнику детского неденежного подарка покажем на примере.

Пример 2. Предприятие приобрело подарки для детей своих работников. Стоимость одного подарка — 500 грн (в том числе НДС — 100 грн).

В бухучете предоставление работнику подарков на двух его детей предприятие отразит так, как показано в таблице ниже.

Предоставление работнику неденежных подарков для его детей

Желаем, чтобы новогодне-рождественские праздники в этом году несмотря на все военные сложности были для вас и ваших детей светлыми, теплыми и уютными.