График отпусков на 2025 год: практические советы

Кому надо составлять

По общему правилу составлять график отпусков обязаны все работодатели, в частности и ФЛП. Это следует из предписаний ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504-96-ВР (далее — Закон об отпусках). Количество наемных работников при этом не имеет значения (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Заметьте, что

В то же время введены определенные послабления для следующих двух категорий работодателей.

Первая категория — работодатели, которые проводят свою деятельность в районах активных боевых действий. Они самостоятельно определяют порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работниками работы и учета расходов на оплату труда (см. ч. 1 ст. 7 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ, далее — Закон № 2136). Поэтому вопросы составления графиков или установления другого порядка очередности предоставления отпусков они могут решать на свое усмотрение.

Вторая категория — работодатели, которые применяют упрощенный режим регулирования трудовых отношений в период действия военного положения. На них не распространяются требования о ведении документации по кадровым вопросам, принятии локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе в отношении отпусков (см. ч. 5 ст. 49⁵ КЗоТ и статью «Трудовые отношения: упрощение регулирования» // «Налоги & бухучет», 2022, № 65).

Срок составления

Четкие сроки для составления графика отпусков ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не устанавливают. Можно, конечно, ориентироваться на п. 20 Типовых правил.., утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213 (применяются на основании постановления ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII) и составлять график не позже 5 января года, на который он составляется. Именно так в свое время советовало действовать Минсоцполитики в письме от 25.08.2015 № 475/13/116-15.

Однако рекомендуем

Так вы решите проблему с работниками, которые желают получить ежегодный отпуск в первые дни января. Ведь работодатель обязан в письменном виде сообщить работнику о дате начала такого отпуска не позже чем за 2 недели до установленного графиком срока (см. ч. 5 ст. 79 КЗоТ и ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).

Однако если январь на носу, а график еще не утвержден, считаем, что не будет нарушением на основании заявления работника издать приказ о предоставлении ежегодного отпуска. Лучше всего, если такое заявление поступит работодателю за те же две недели до начала отпуска.

А чтобы отбросить возможные претензии инспекторов труда, рекомендуем порядок, форму и дату утверждения графика отпусков зафиксировать в колдоговоре или отдельном нормативном акте работодателя. Например, в приказе (распоряжении), согласованном с профкомом (представителем трудового коллектива).

Форма графика и ознакомление с ним

Типовую/примерную форму графика отпусков действующее законодательство не предлагает. Поэтому работодатель может разработать форму, которая будет для него удобной (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Советуем составлять график отпусков в виде таблицы со следующими графами:

1) наименование структурного подразделения;

2) должность работника;

3) Ф. И. О. работника;

4) вид отпуска;

5) количество календарных дней отпуска;

6) период, за который предоставляется отпуск;

7) период (или дата) предоставления отпуска;

8) примечания.

Что касается графы «Ознайомлений» или «Підпис працівника» для ознакомления работников с графиком отпусков. По нашему мнению, ее стоит добавлять в график только тогда, когда вы физически сможете собрать подписи всех работников в таком графике. В ином же случае лучше разместить график отпусков в помещениях предприятия и/или на корпоративном портале. При этом для сбора подписей работников можно оформить отдельные листы ознакомления, которые при необходимости передать в структурные подразделения предприятия.

Если работники работают дистанционно, то ознакомить их с графиком отпусков можно тем же способом, который вы используете для ознакомления таких работников с приказами.

Помните, что

Даже если в графике вы предусмотрите специальную графу «Ознайомлений», в которой работники проставят дату и подпись (см. письмо ГУ Гоструда в Харьковской области от 13.09.2019 № К-975/02.04/12-08/10796).

График отпусков согласовывают с выборным органом первичной профсоюзной организации (или профсоюзным представителем).

Утверждают график отпусков или путем издания соответствующего приказа (распоряжения), или непосредственно грифом утверждения.

Поэтому в форму графика следует включить грифы согласования и утверждения.

Какие отпуска включать?

КЗоТ и Закон об отпусках требуют планировать в графике очередность предоставления только ежегодных (основных и дополнительных) отпусков. Все остальные виды отпусков можно не включать в график и предоставлять их работникам по схеме «заявление-приказ».

В то же время если вам удобно, то в график отпусков можно включить и оплачиваемые отпуска других видов, в частности социальные отпуска на детей, дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.

Отражать ли в графике неиспользованные дни ежегодных отпусков за прошлые периоды? Здесь надо исходить из того, собираетесь ли вы их предоставлять во время военного положения. Ведь в соответствии с ч. 1 ст. 12 Закона № 2136 в период действия военного положения работодатель может отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска за прошлые рабочие годы. Если же вы не намереваетесь накапливать прошлогодние отпуска, то включайте их в график.

Кто в графике?

Поскольку право на отпуска имеют физлица, которые находятся в трудовых отношениях с юрлицом или ФЛП (ст. 2 Закона об отпусках),

Следовательно, в графике должны быть основные работники и совместители (внутренние и внешние), сезонные и временные работники, работники, с которыми заключены срочные трудовые договоры, дистанционщики, надомники и т. п.

Важно! Если у вас есть внутренние совместители, то указывайте их отпуска в графике отдельными строками по основному месту работы и по совместительству. Дело в том, что таким работникам ежегодные отпуска могут предоставляться как одновременно по основному месту работы и по совместительству, так и в разное время.

Что касается лиц, которые работают по гражданско-правовым договорам, в том числе и гиг-контрактам, то они в график отпусков не попадают.

Месяц или дата предоставления отпуска?

Достаточно часто можно услышать вопрос: в графике отпусков должен быть указан месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска? Ответ — оба варианта являются допустимыми.

Если удобно и вам, и работнику, то можно сразу указать конкретные даты. Но чаще всего указывают только месяц предоставления отпуска. Если отпуск переходящий, то приводят месяц его начала и окончания.

Как тогда определить дату начала отпуска? Например, можно за 3 — 4 недели до начала месяца, в котором будет предоставляться отпуск, направить работнику запрос о том, с какой даты он хотел бы пойти в отпуск в соответствии с графиком. В таком запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен ответить, допустим, 3 рабочих дня. После получения ответа от работника готовим приказ о предоставлении отпуска, а если это ежегодный отпуск, то не позже чем за 2 недели до его начала направляем работнику уведомление о дате начала отпуска.

Ответственность

Наличие графика отпусков всегда контролируют инспекторы Гоструда. Так, в частности, в п. 4.17 приложения 4 к акту, который составляется по результатам проведенного мероприятия государственного надзора (контроля) за соблюдением требований законодательства о труде, они делают отметку о том, определена ли очередность предоставления отпусков графиком и доведен ли он к сведению работников (форма акта утверждена приказом Минэкономики от 27.10.2020 № 2161).

Отсутствие графика отпусков расценивается как прочее нарушение трудового законодательства, за которое для работодателя предусмотрен штраф в размере минимальной заработной платы, в 2025 году — это 8000 грн (см. абзац десятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ).

Однако штрафных санкций можно избежать, если выполнить предписания Гоструда и устранить выявленные нарушения в определенные предписанием сроки (см. ч. 6 ст. 265 КЗоТ).

Должностным лицам работодателя и предпринимателям за отсутствие графика грозит админштраф, установленный в ст. 41 КУоАП, в размере от 510 до 1700 грн. Решения о его применении принимает суд на основании протоколов, составленных Гоструда.

И в конце приведем пример формы графика отпусков.