24.06.2024
Вести бухгалтерский учет на предприятии может как главный бухгалтер, так и другое лицо, которое обеспечивает его ведение. Это следует из положений ч. 7 ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV (далее — Закон о бухучете).
При этом предприятию дано право выбирать формы организации бухучета из тех, которые указаны в ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете. Среди них есть традиционная форма — введение в штат предприятия должности бухгалтера или создание бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером. Что же касается ситуации, когда на предприятии работает только руководитель, то здесь возможны другие предложенные варианты форм организации учета. Так, директор может:
— вариант 1 — воспользоваться услугами специалиста по бухгалтерскому учету, зарегистрированного как предприниматель, который осуществляет предпринимательскую деятельность без создания юридического лица (далее — бухгалтер-ФЛП), или
— вариант 2 — ввести ведение на договорных принципах бухгалтерского учета, в частности, предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которые осуществляют деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудиторской деятельности, или
— вариант 3 — самостоятельно вести бухгалтерский учет и составлять отчетность. Однако здесь есть исключения. Эта форма организации бухучета не может применяться на предприятиях, отчетность которых должна обнародоваться (они перечислены в ст. 14 Закона о бухучете).
Следовательно, выбор есть. Если руководитель выбирает первый или второй варианты, то он заключает с бухгалтером-ФЛП или предприятием, которое осуществляют деятельность в сфере бухучета, договор о предоставлении бухгалтерских услуг. Это разновидность так называемого аутсорсинга. При этом директору надо знать, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах несет именно он — директор (см. ч. 3 ст. 8 Закона о бухучете).
Внимание! Применение одного из этих трех вариантов ведения учета возможно только при условии, что в штат предприятия не введена должность бухгалтера. Ведь это является другой формой организации учета, а предприятие может применять только одну из форм организации бухучета (см., в частности, письмо Минфина от 28.03.2013 № 31-08410-07/23-1343/1310).
Информацию о выбранной форме организации учета указывайте в приказе об организации бухгалтерского учета
Дальше поговорим об оформлениях первичных бухгалтерских документов, которые являются основанием для его ведения.
Учет ведет директор. Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение / подписывать первичные документы на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждается руководителем предприятия (см. п. 2.12 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 № 88, далее — Положение № 88).
Поэтому если директор — единственный работник на предприятии и самостоятельно ведет бухучет на нем, то он может подписывать первичные документы и за бухгалтера, и за лицо, которое осуществляет хозяйственную операцию (отпустило товар и т. п.).
Однако на кассовых документах нужна еще и подпись кассира. Имеет ли право руководитель выполнять функции кассира и подписывать документы отдельно как кассир и как руководитель? Ведь проведение кассовых операций для предотвращения возможных штрафов требует тщательного соблюдения установленных правил. Налоговики считают, что да (см. БЗ 109.15).
Это подтверждают нормы пп. 25 и 26 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148). Они позволяют подписывать приходные кассовые ордера (ПКО), расходные кассовые ордера (РКО) и расходные ведомости не только главному бухгалтеру, но и другому лицу, уполномоченному руководителем предприятия.
Кроме того, в пп. 45 и 451 Положения № 148 речь идет о том, что если штатным расписанием предприятия не предусмотрена должность кассира, то выполнение его обязанностей возлагают на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. При этом руководитель предприятия определяет перечень должностей и количество должностных лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.
Следовательно,
директор может возложить на себя обязанность подписывать кассовые документы как кассир, а потому подпись директора допустима во всех необходимых графах кассовых документов
Например, на расходном ордере свою подпись он проставляет в полях «Керівник», «Головний бухгалтер» и «Видав касир». Однако напомним еще раз, что это возможно при отсутствии на предприятии должностей бухгалтера и кассира.
Учет ведет ФЛП / предприятие по аутсорсингу. Имеет ли при этом право руководитель, который является единственным работником на предприятии, ставить подпись в графе «Головний бухгалтер» первичных, в том числе кассовых документов? По нашему мнению, да. Аргументы те же, которые приведены выше, которые базируются на нормах п. 2.12. Положения № 88 и пп. 25, 26, 45, 451 Положения № 148. Для этого директору надо уполномочить себя проставлять подпись в графе «Головний бухгалтер» всех первичных документов. К сожалению, налоговики уходят от прямого ответа на этот вопрос (см. БЗ 109.15).
Начнем с ситуации, которая прямо определена в ч. 1 ст. 11 Закона о бухучете. В случае,
когда учет ведет другое предприятие, которое осуществляет деятельность в сфере бухучета (см. вариант 2 выше), финотчетность подписывает директор и руководитель предприятия, которое ведет бухучет, или уполномоченное им лицо
А если учетом занимается бухгалтер-ФЛП? По нашему мнению, это аналогичная ситуация. Поэтому, кроме КЭП директора, на финотчетность надо накладывать личную КЭП такого бухгалтера-ФЛП.
Если учет на предприятии ведет директор, то именно он и подписывает финотчетность, ведь является лицом, которое обеспечивает ведение бухгалтерского учета предприятия. То есть на электронную финотчетность в таком случае накладывают только электронную подпись директора.
О форме № 1-ОПП. Прежде всего акцентируем внимание на том, что налогоплательщики — юридические лица и их обособленные подразделения обязаны сообщать фискалам сведения о лицах, ответственных за ведение бухучета и/или налогового учета путем подачи заявления по форме № 1-ОПП (или по форме № 1-ОПН — для нерезидентов) (см. п. 9.3 Порядка учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588, далее — Порядок № 1588).
При этом юрлицо (обособленное подразделение) должно подать заявление по форме № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588) в течение 10 календарных дней со дня постановки на учет плательщика или возникновения изменений в учетных данных (в отношении лица, ответственного за ведение бухучета).
В случае, когда директор отвечает за ведение бухучета, в разделе 10 «Головний бухгалтер» заявления по форме № 1-ОПП следует указывать данные руководителя. При этом в поле «Дата призначення» будет дата, с которой руководитель начал вести такой учет. Так же руководителя надо указывать и в случае, когда учетом занимается бухгалтер-ФЛП или предприятие на основании договора о предоставлении бухгалтерских услуг (см. БЗ 116.01).
Кто подписывает налоговую отчетность? В общем случае налоговая декларация должна быть подписана (1) руководителем или уполномоченным лицом, а также (2) лицом, которое отвечает за ведение бухучета и подачу налоговой декларации в контролирующий орган. В случае ведения бухгалтерского учета и подачи налоговой декларации непосредственно руководителем такая налоговая декларация подписывается таким руководителем (п.п. 48.5.1 НКУ).
Руководитель подписывает налоговую декларацию только в графе «керівник», а в графе «головний бухгалтер» проставляется прочерк (см. БЗ 129.02).
Если учет на предприятии осуществляют другие субъекты хозяйствования, которые осуществляют деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудиторской деятельности, налоговую отчетность все равно подписывает руководитель предприятия.
Подача электронной отчетности в органы ГНС регулируется Порядком обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденным приказом Минфина от 06.06.2017 № 557 (ср. ).
В случае подачи налоговой отчетности в электронной форме при отсутствии должности бухгалтера, КЭП должностных лиц юрлица накладываются в следующем порядке: первой — КЭП руководителя, второй — квалифицированная электронная печать (при наличии)
На это обращали внимание специалисты ГНС в разъяснении в БЗ 129.03.
Издаем приказы. С одной стороны, директор воплощает исполнительный орган предприятия, представляет работодателя, а с другой стороны, он — наемный работник.
Поэтому
директор имеет право издавать приказы (распоряжения) в отношении самого себя
Ни запретов, ни особого порядка для таких случаев законодательство не устанавливает.
Создание комиссий. Время от времени от предприятия нужно создание специальных комиссий. Например, об обязательном создании инвентаризационной комиссии говорит п. 1 разд. II Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее — Положение № 879). А о комиссии по списанию основных средств упоминает п. 42 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных приказом Минфина от 30.09.2003 № 561.
В свое время Минфин выражал мнение, что в случае, когда на предприятии только один работник — руководитель, для проведения инвентаризации он в соответствующем распорядительном документе утверждает состав инвентаризационной комиссии из одного лица (см. письмо Минфина от 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918).
Но в случае с инвентаризационной комиссией не рекомендуем так делать. Дело в том, что так предприятие нарушит требование п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879, согласно которому запрещается включать в инвентаризационную комиссию тех работников, которые отвечают за активы, по которым проводится инвентаризация.
Чтобы не нарушать норму Положения № 879, для проведения инвентаризации лучше привлечь независимых специалистов по гражданско-правовому договору (ГПД). Такой вариант не противоречит требованиям Положения № 879 и также упоминается в вышеуказанном письме Минфина.
Таким же образом рекомендуем действовать и в случае создания комиссии на списание основных средств, хотя нормативка и не устанавливает никаких ограничений по численности и составу такой комиссии. Нет и запрета на включение в нее материально ответственных лиц. Однако для выполнения заданий комиссии нужны специальные, в частности, технические знания. Поэтому комиссию по списанию основных средств в составе одного директора лучше все же «доукомплектовать» техническими специалистами, приглашенными по ГПД.