Подтверждение расходов на проезд в командировке

Комментируемое письмо является ответом на вопрос налогоплательщика о том, достаточно ли транспортного билета для невключения в налогооблагаемый доход командированного работника стоимости компенсированных ему расходов на проезд. Несмотря на то, что в запросе речь шла как о наличных, так и о безналичных расчетах при покупке работником транспортного билета, налоговики фактически изложили свое мнение только по расчетам в безналичной форме с применением платежных инструментов. Это и обсудим.

Не является доходом работника сумма возмещенных ему расходов на командировку, включая расходы на проезд, при наличии документов, подтверждающих их стоимость.

Перечень подтверждающих документов для командировочных расходов определен п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. Так, к ним относятся:

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);

— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;

— страховые полисы;

— документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;

— другие документы, подтверждающие стоимость расходов.

По нашему мнению, документы, перечисленные в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, являются равнозначными для целей подтверждения стоимости осуществленных работником расходов. Причем в отличие от норм, действовавших до 01.04.2023, в настоящее время в НКУ не упоминается о необходимости предоставления расчетных документов, подтверждающих приобретение транспортных билетов. В билете есть его стоимость, а значит, он сам по себе может подтвердить сумму расходов. И не имеет значения, как осуществлялась оплата за него — с применением платежной карточки (ее реквизитов) или наличными.

Однако налоговики считают иначе. А виной всему п.п. 170.9.2 НКУ, согласно которому при применении корпоративного или личного платежного инструмента (его реквизитов) стоимость расходов подтверждается документом (выпиской и/или сведениями со счета) в электронной либо бумажной форме, содержащим информацию о платежных операциях по счету, к которому эмитирован такой платежный инструмент.

Фактически п.п. 170.9.2 дублирует один из документов, указанных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (см. выше). Зачем законодатель это сделал, неизвестно. Но налоговики отсутствие выписки по счету в случае осуществления безналичных расчетов с применением платежных инструментов трактуют фискально. Подтверждение чему мы и видим в комментируемом письме.

Так, они требуют, чтобы работник, кроме билета, предоставлял выписку со счета. В противном случае настаивают на включении суммы возмещения в налогооблагаемый доход работника.

Мы предупреждали о возможности такой трактовки законодательства налоговиками в статье «Расчет карточкой: подтверждающие документы» // «Налоги & бухучет», 2023, № 48. И рекомендовали требовать выписку с личного счета работника, к которому эмитирован платежный инструмент, хотя бы за тот день, когда проведена соответствующая расходная операция.

Если же расчеты осуществлялись с применением корпоративного платежного инструмента, то проблем быть не должно. Ведь счет, к которому «привязана» карточка, принадлежит предприятию. А значит, выписку бухгалтер получит самостоятельно.