Расчет карточкой: подтверждающие документы

Пункт 170.9 НКУ достаточно подробно говорит о документах, которые подтверждают расходы физлица, осуществленные в командировке или для хознужд работодателя. Но вопросы на практике все равно возникают. Например, обязательно ли предоставлять выписку с личного банковского счета для подтверждения осуществленных расходов? Нужны ли какие-то дополнительные документы от физлица, которое пользовалось корпоративной платежной карточкой, если есть выписка со счета предприятия? Давайте искать ответы на эти вопросы вместе.

Общие нормы

Чтобы у командированного/подотчетного лица не возникал налогооблагаемый доход, стоимость осуществленных им расходов должна подтверждаться соответствующими документами.

Для командировочных расходов (на проживание, проезд, страхование и т. п.) с 01.04.2023 подтверждающими документами являются (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ):

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);

— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;

— страховые полисы;

— документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;

— другие документы, подтверждающие стоимость расходов.

В отношении средств, выданных на хознужды, отдельного перечня нет. Поэтому, полагаем, можно ориентироваться на перечень (соответствующую его часть), приведенный выше.

Кроме того, как указано в п.п. 170.9.2 НКУ,

Такой документ может быть в электронной либо бумажной форме и должен содержать информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирован платежный инструмент.

Зачем законодатель решил продублировать в п.п. 170.9.2 НКУ один из документов, указанных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ, неизвестно. Но этот факт влечет за собой как положительные, так и отрицательные последствия. Поговорим об этом в свете использования личных и корпоративных платежных карточек.

Корпоративные платежные карточки

Понятно, что идеальным вариантом является предоставление командированным/подотчетным лицом максимально возможного набора документов, перечисленных в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Например, работник в командировке оплачивал стоимость проживания в отеле с использованием корпоративной платежной карточки. После своего возвращения он предоставляет работодателю счет из отеля, чек РРО и квитанцию платежного терминала с указанием всех необходимых реквизитов*. В дополнение к этому у работодателя есть выписка со счета предприятия, к которому эмитирована использовавшаяся корпоративная платежная карточка. Но такой полный набор документов бывает не всегда.

* Перечень обязательных реквизитов документов, подтверждающих выполнение операций с использованием платежных инструментов, приведен в п. 160 Положения о порядке эмиссии и эквайринга платежных инструментов, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.07.2022 № 164.

Предположим, работник оплачивал какие-либо расходы через платежный терминал и не взял (или потерял) документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов. Здесь как раз и пригодится п.п. 170.9.2 НКУ, согласно которому стоимость расходов при использовании платежных инструментов удостоверяется выпиской со счета, к которому эмитирован такой платежный инструмент.

То есть

И отсутствие квитанции платежного терминала (и/или чека РРО) никакого значения не имеет.

А что с личными платежными инструментами?

Личные платежные карточки

Если работник предоставляет детализированную выписку со своего банковского счета, которой подтверждается стоимость осуществленных им расходов с применением личной платежной карточки, ситуация такая же, как и с корпоративными платежными инструментами. Это достаточное основание признать стоимость осуществленных расходов. Как мы упоминали ранее, такая выписка может быть как в бумажной, так и в электронной форме.

Но бывают случаи, когда работник отказывается предоставлять выписку банка со своего личного счета. Ну не хочет он, чтобы работодатель знал, куда он тратит денежные средства со своей карточки. Как быть в этом случае?

На наш взгляд, отсутствие выписки не является основанием для непризнания расходов командированного/подотчетного лица и включения израсходованной суммы в его налогооблагаемый доход, если есть другие подтверждающие документы. Считаем, что документы, перечисленные в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (см. выше), являются равнозначными для целей подтверждения стоимости осуществленных работником расходов.

Так, например, наличие транспортного билета с указанной в нем стоимостью — достаточное основание для подтверждения суммы расходов на его приобретение. И не имеет значения, как осуществлялась оплата за билет* (с применением платежной карточки / ее реквизитов или наличными).

* Напомним: с 01.04.2023 в НКУ уже не упоминаются в качестве обязательных расчетные документы на приобретение транспортных билетов.

То же касается случая, когда работник предоставляет, например, чек РРО/ПРРО с указанием в нем всех необходимых реквизитов. Если из такого чека можно получить всю необходимую информацию о стоимости осуществленных расходов, то, считаем, не обязательно дублировать его выпиской с личного счета работника.

Правда, вынуждены предупредить, что налоговики с таким подходом могут не согласиться. Они к месту и не к месту цитируют нормы п.п. 170.9.2 НКУ, требующие подтверждать осуществленные с помощью платежных инструментов расходы выписками со счета. Это может свидетельствовать об отсутствии у них согласованного мнения по данному вопросу.

Поэтому более безопасным будет все же получить выписку с личного счета работника, к которому эмитирован платежный инструмент. Хотя бы за тот день, когда проведена соответствующая расходная операция.