Документирование IT-услуг

IT-услуги резиденту

Прежде всего заключают договор, в котором подробно оговаривают все условия проекта, в частности: особенности проектного задания, этапы и сроки выполнения, стоимость программной продукции (предоставляемых услуг), права на интеллектуальную собственность, условия поставки программного обеспечения, ответственность сторон и другие моменты. Также по решению сторон договором может предусматриваться доплата за срочность выполнения работ (и оговариваться, на каких условиях она выплачивается).

Законодательно утвержденной формы акта нет. Поэтому акт будет считаться полноценным первичным документом, если будет содержать обязательные реквизиты первичного документа (из ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете*, п. 2.3 Положения № 88**), которые позволяют идентифицировать хозяйственную операцию, в частности:

— название документа;

— дату составления;

— название предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции;

— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозоперации.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

В акте указывают, какая программная продукция поставляется или какие услуги предоставлены заказчику согласно договору. При этом в зависимости от договоренностей и вида предоставляемых услуг, единицей измерения в акте могут быть:

— часы работы (обычно у аутсорсинговых компаний, которые выполняют какие-то работы по заказу клиента) или

— услуги (обычно у продуктовых компаний, которые реализуют созданный программный продукт).

Причем если при создании проекта для заказчика на каком-то этапе к выполнению работ привлекают ФЛП, то в актах с ФЛП могут быть указаны часы работы, а в акте с заказчиком — услуги. Тянуть ту же единицу измерения, которая была на входе, в акты на заказчиков не обязательно. Бухнормативка этого не требует. Да и налоговики неоднократно отмечали, что единица измерения на входе-выходе может отличаться (см. БЗ 101.16; письма ГНСУ от 16.03.2021 № 974/ІПК/99-00-21-03-02-06, от 16.01.2019 № 166/6/99-99-15-03-02-15/ІПК). Поэтому определяющими здесь будут выступать условия договора — то есть принимая во внимание то, за что установлены расценки и что оплачивается по договору: часы работы или услуги.

Также напомним, что первичные документы (в том числе и акты) могут составляться в бумажной или в электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Пример акта предоставленных IT-услуг по разработке и тестированию ПО приведен ниже.

IT-услуги нерезиденту

ВЭД-договор (контракт) с нерезидентом может быть заключен в простой письменной форме или в электронной форме, если иное не предусмотрено международным договором Украины или законом.

Впрочем, как оговорено ст. 6 Закона о ВЭД*, в случае экспорта услуг (кроме транспортных) ВЭД-договор может заключаться:

1) путем принятия публичного предложения о соглашении (оферты), или

2) путем обмена электронными сообщениями, или

3) другим способом, в частности, путем выставления счета (инвойса), в том числе в электронном виде, за предоставленные услуги.

* Закон Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.91 № 959-XII.

Кстати, о том, что законодательством Украины не установлено обязанностей заключать ВЭД-договор в письменной форме, в частности, при предоставлении резидентом услуг нерезидентам через сеть «Интернет» (а такой договор можно заключить любым из упомянутых способов), говорят и налоговики (см. БЗ 112.04).

Поэтому в ВЭД-сфере возможно ведение упрощенного документооборота IТ-услуг. И вместо трех документов (договора / счета / акта выполненных работ) достаточно инвойса (то есть счета на оплату с прописанными условиями сделки). Но только при условии, что такой инвойс оплачен и содержит все обязательные реквизиты первичного документа, которые раскрывают сведения о хозоперации. В целом, достаточно иметь платежку и инвойс (который, по сути, заменяет собой договор).

Поэтому обычно инвойс содержит условие о том, что он является предложением заключить договор, а оплата по нему является согласием на такое предложение, подтверждает выполнение работ/услуг в полном объеме и их принятия заказчиком, а также служит подтверждением того, что стороны взаимных претензий друг к другу не имеют. Таким образом, оплаченный инвойс подтверждает, что сделка является завершенной. С тем, что

согласны: Минфин (письма Минфина от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983, от 22.08.2017 № 35210-07/23-3364/2658 и от 16.02.2017 № 31-11410-06-5/4339) и налоговики (письмо ГУ ГНС в г. Киеве от 26.02.2021 № 719/ІПК/26-15-04-09-11). При этом счет-фактура (инвойс) может быть составлен в бумажной или в электронной форме и должен иметь реквизиты, которые дают возможность идентифицировать хозяйственную операцию и ее участников, в частности:

— название предприятия (исполнителя), от имени которого составлен счет-фактура;

— название контрагента (заказчика);

— содержание, объем, единицу измерения хозяйственной операции;

— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозоперации и правильность ее оформления;

— личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в оформлении счета-фактуры.

А документами, которые подтверждают оплату, могут быть: платежная инструкция, банковская выписка, расчетный чек, квитанция к приходному кассовому ордеру и т. п.

Инвойс с нерезидентом может составляться сразу на двух языках. Как и в акте предоставленных услуг, в инвойсе, кроме сведений об исполнителе/заказчике, валюте платежа, банковских реквизитах, условиях оплаты и передачи работ, также надо привести четкое описание работ (какие конкретно работы выполнены для клиента) и указать единицу измерения работ (в зависимости от договоренности — «часы» или «услуги» и т. п.), их расценки и общую стоимость, а также оговорить, кто уплачивает банковские комиссии за перевод средств.

Если настроен электронный документооборот, то документы с нерезидентом могут быть составлены в электронной форме и подписаны электронной подписью (подробнее об электронных документах см. в статье «Особенности первички в электронном виде» // «Налоги & бухучет», 2024, № 81, ср. ). В таком случае следует учесть, что у электронных документов есть дата составления и дата подписания. При этом для учетных целей важна именно дата составления документа (то есть дата хозоперации, указанная в документе), а не дата его подписания (наложения электронной подписи) (письмо ГНСУ от 12.07.2021 № 2715/ІПК/99-00-21-03-02-06, подробнее см. статью «Электронный акт опаздывает: когда отражаем оказание услуги?» // «Налоги & бухучет», 2020, № 14).

Но что если подписать акт с нерезидентом сложно (приехать к нему не получится)? Достаточно ли, если акт подпишет исполнитель, отправит заказчику-нерезиденту по электронке, а нерезидент оплатит (при отсутствии претензий)? Да, все именно так и происходит в случае с инвойсом.

Оплата счета (инвойса) подтверждает, что условия договора выполнены и работа принята заказчиком.

Валютный надзор

Также напомним, что установленный валютным законодательством предельный срок ВЭД-расчетов (с 05.04.2022 представляет 180 календарных дней, ст. 13 Закона о валюте*, п. 21 Положения № 5**, п. 14² постановления № 18***, Инструкция № 7****) не распространяется на операции по экспорту услуг и работ (кроме транспортных и страховых), а также экспорт прав интеллектуальной собственности и/или других неимущественных прав (п.п. 5 п. 1 постановления Правления НБУ от 14.05.2019 № 67). Поэтому срок возврата экспортной валютной выручки за предоставленные услуги — вне валютного надзора.

А вот при импорте услуг, работ, прав интеллектуальной собственности и других неимущественных прав следует учесть, что банк завершает валютный надзор за соблюдением срока ВЭД-расчетов после предъявления резидентом акта, счета (инвойса) или другого документа, который удостоверяет выполнение нерезидентом работ, предоставление услуг, передачу прав интеллектуальной собственности и других имущественных прав (п.п. 4 п. 9 Инструкции № 7).

* Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 № 2473-VIII.

** Положение о мероприятиях защиты и определении порядка осуществления отдельных операций в иностранной валюте, утвержденное постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 № 5.

*** Постановление Правления НБУ «О работе банковской системы в период ввода военного положения» от 24.02.2022 № 18.

**** Инструкция о порядке валютного надзора банков за соблюдением резидентами предельных сроков расчетов по операциям по экспорту и импорту товаров, утвержденная постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 № 7.