Особенности первички в электронном виде

Первичные документы могут составляться в бумажной или электронной форме (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете*, п. 1.2 Положения № 88**). Под электронным понимают документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа (ст. 5 Закона об электронных документах***). Документ, составленный в электронной форме, имеет такой же статус (юридическую силу), как и бумажный. Поэтому, в какой форме вести документооборот, предприятие решает самостоятельно, а также по договоренности с контрагентами.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

** Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

*** Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV.

Распечатывать ли электронную первичку?

Нет, обязательной распечатки электронных первичных документов законодательство не требует. Поэтому

А субъекту хозяйствования достаточно обеспечить хранение электронных документов на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях (ст. 13 Закона об электронных документах).

Тем более, что оригиналом электронного документа является именно электронный экземпляр такого документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора (ст. 7 Закона об электронных документах). А вот бумажная распечатка электронного документа оригиналом не считается, а является его копией (БЗ 135.03).

Хотя возможность одновременного создания одного и того же документа и в электронной, и в бумажной форме (если в том есть необходимость) также допускается (ст. 7 Закона об электронных документах). Поэтому если составлен электронный документ (со всеми обязательными реквизитами, в том числе электронной подписью) и идентичный бумажный документ, то каждый из этих документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу (ст. 7 Закона об электронных документах).

А вот обязанность создавать документы одновременно в двух формах (и в бумажной, и в электронной) установлена только для документов постоянного или длительного хранения (более 10 лет) (п. 4 разд. 1 Порядка № 1886/5*).

* Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки для передачи на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5.

Хранение электронных документов

Документы, созданные в электронной форме, следует хранить на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях.

При хранении электронных документов:

1) содержащаяся в них информация должна быть доступной для ее дальнейшего использования;

2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен/получен;

3) при наличии должна сохраняться информация, дающая возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления/получения.

При этом

То есть не меньше сроков, установленных п. 44.3 НКУ и Перечнем, утвержденным приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5. Напомним, что сроки хранения бухпервички, регистров бухучета, финотчетности, других связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов документов, для плательщиков налога на прибыль, юрлиц-единоналожников, неприбыльных организаций увеличили до 5 лет. Подробнее об этом см. «Сроки хранения первички: внесены изменения в Перечень № 578/5» // «Налоги & бухучет», 2024, № 20; «Сроки хранения первички и война: текущее положение дел & будущее» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55; «Сроки хранения первички: от недавних 1095 дней до новых 1825 дней» // «Налоги & бухучет», 2023, № 29.

А вот в случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях в течение установленного срока предприятие обязано продублировать электронные документы на нескольких электронных носителях информации или, если и такие требования выполнить невозможно, то хранить их в виде бумажных копий (ст. 13 Закона об электронных документах).

Дата составления и дата подписания электронной первички

Проблема в том, что дата составления электронного документа и дата подписи могут не совпадать (и даже приходиться на разные периоды). Ведь в законодательстве нет требований о том, что документ должен быть подписан исключительно в периоде составления.

Однако следует учесть, что по бухучетным правилам хозяйственные операции должны быть отражены в учете в периоде их осуществления — т. е. в том отчетном периоде, в котором были фактически совершены (ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Поэтому дата составления первичного документа должна соответствовать дате осуществления хозяйственной операции. А вот

Таким образом, для учетных целей значение имеет не дата подписания первичного документа (в частности, дата наложения электронной подписи), а именно дата (период) осуществления хозоперации, указанная в первичном документе. На это обращают внимание Минфин и налоговики (письма Минфина от 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, ГНСУ от 19.03.2024 № 1488/ІПК/99-00-21-03-02).

О том, что дата составления электронного первичного документа может отличаться от даты наложения электронной подписи, говорится и в п. 187.1 НКУ. В связи с чем прямо оговорено, что для документов, составленных в электронной форме, датой оформления документа, удостоверяющего факт поставки услуг плательщиком, считается дата, указанная в самом документе как дата его составления в соответствии с Законом о бухучете, независимо от даты наложения электронной подписи. Поэтому, в частности, и налоговые обязательства по НДС (если поставка — первое событие) нужно начислять по дате составления электронного документа, а не дате подписания. Подробнее об этом см. «Акт на услугу: НО по дате составления» // «Налоги & бухучет», 2020, № 24 (ср. ).

Таким образом, дата составления первички не должна зависеть от даты подписания. И ожидать подписания электронного документа (чтобы отразить операцию в бухучете по дате подписания) нельзя.

А если же на момент закрытия отчетного периода электронный первичный документ еще не подписан, то, чтобы своевременно отразить операцию в учете (в своем периоде), ее следует задокументировать самостоятельно внутренней первичкой, составив, к примеру, самоакт (п. 2.5 Положения № 88, подробнее о его составлении см. «Первичка отсутствует или опоздала: составляем самоакт» // «Налоги & бухучет», 2022, № 50) или бухгалтерскую справку (письмо Минфина от 21.03.2023 № 41010-07-5/7607, подробнее см. «Опаздывают документы от поставщиков: бухсправка — вместо самоакта, Минфин не против» // «Налоги & бухучет», 2023, № 28).

Подпись внутренних электронных документов

Нет, пренебрегать подписью электронных документов, даже если это внутренние накладные (акты), нельзя. Ведь электронный документ (как и бумажный) считается должным образом оформленным, если содержит все обязательные реквизиты первичного документа. В свою очередь, перечень обязательных реквизитов первичных документов (в том числе составленных в электронной форме) установлен ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.3 Положения № 88. К ним относится и подпись, дающая возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозоперации.

К тому же, как оговорено ч. 3 ст. 6 Закона об электронных документах, наложением электронной подписи и/или печати завершается создание электронного документа. Так что без электронной подписи процесс составления электронного документа нельзя считать завершенным. Поэтому любой первичный документ — не важно, внешний он или внутренний, составлен в бумажной или в электронной форме — должен быть подписан. Иначе

Таким образом, электронный документ без подписи не будет считаться полноценным первичным документом. Поэтому внутренние электронные документы (накладные, акты) оставлять неподписанными нельзя.

Предоставление документов налоговикам

При проведении проверок налоговики имеют право получать от налогоплательщиков надлежащим образом заверенные копии документов (п.п. 20.1.2 и п. 85.4 НКУ). Поэтому

То есть на которых написано словами «Згідно з оригіналом», а также указаны название должности, личная подпись лица, которое удостоверяет копию, его имя и фамилия, дата заверения копии (п. 8 гл. 11 разд. II Правил организации деловодства.., утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).

При этом изготовить бумажные копии электронных документов для предоставления их налоговикам предприятие должно за свой счет (ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88).

Также контролеры при проверке могут ознакомиться с оригиналами электронных документов (БЗ 130.03). Однако изымать оригиналы первичных документов и регистров налоговики не могут (изъятие оригиналов запрещается, кроме случаев, предусмотренных криминальным процессуальным законодательством, п. 85.5 НКУ, ч. 9 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.2 Положения № 88).