18.12.2025
Начнем с того, что прямой нормы об обязательном наличии штатного расписания на предприятии (кроме бюджетной сферы) в законодательстве нет. Нет в нем и определения самого понятия «штатное расписание». О том, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание, шла речь в ст. 64 ХКУ. Но с 28.08.2025 этот Кодекс утратил силу. Поэтому даже такая косвенная норма, которую ранее использовали контролеры для обоснования обязательности «штатки», сейчас уже не работает.
В то же время в многочисленных разъяснениях как прошлых лет (см. письмо Минсоцполитики от 25.04.2013 № 336/13/155-13, письмо Минэкономики от 16.12.2020 № 3512-06/74414-09), так и недавних, контролирующие органы последовательно настаивают на необходимости иметь штатное расписание на предприятии, несмотря на отсутствие четких законодательных требований.
Так, в частности, по мнению Минэкономики, изложенному в письме от 19.08.2025 № 4701-05/55169-09, утверждение штатного расписания на предприятии является обязательным с учетом необходимости урегулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда. При этом ведомство ссылается на нормативные документы, в которых косвенно упоминается штатное расписание, — Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов.., утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5, Классификатор управленческой документации НК 010:2021 и другие.
Что касается Гоструда, то его специалисты в письме от 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а отметили, что считают целесообразным наличие у работодателя штатного расписания. Они объясняют это, в частности, упоминанием штатного расписания в п. 6 Справочника квалификационных характеристик, утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336.
От себя добавим еще такие аргументы. Штатное расписание:
— содержит перечень и названия должностей (профессий), имеющихся на предприятии, поэтому им удобно пользоваться при приеме, переводе, увольнении работников, составлении кадровых приказов (распоряжений), заполнении отчетности (например, графы 15 Д5 Объединенного отчета и т. п.);
— фиксирует должностные оклады (тарифные ставки) по каждой должности (профессии), что позволяет контролировать соблюдение гарантии по выплате минимальной зарплаты, а также планировать расходы предприятия на оплату труда;
— отражает численность персонала и таким образом помогает определить и проанализировать численность штатных единиц по каждой должности (профессии), а также по структурному подразделению и в целом по предприятию.
А следует ли иметь штатное расписание ФЛП, которые используют труд наемных работников? Для них действующее законодательство также не предусматривает такой обязанности (см. письмо Минсоцполитики от 21.05.2019 № 34/0/23-19/133).
Поэтому составлять «штатку» или нет — как предприятия, так и ФЛП, могут решать самостоятельно. Однако со своей стороны
советуем всем работодателям использовать штатное расписание в своей деятельности
Если вы согласны с этим, перейдем вместе к следующему шагу — определению формы и содержания штатного расписания.
Форма. Предприятия небюджетной сферы разрабатывают форму штатного расписания самостоятельно, в произвольной форме.
При его составлении уместно взять за основу форму штатного расписания, утвержденную для бюджетных организаций приказом Минфина от 28.01.2002 № 57. Ее можно приспособить под специфику своего предприятия, исходя из его структуры, положения об оплате труда, численности работников и т. п.
К тому же при разработке штатного расписания пригодится и унифицированная форма штатного расписания, приведенная в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренном протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 № 7.
Определенные составляющие штатного расписания уже были упомянуты выше в контексте преимуществ его наличия на предприятии. Далее поговорим о них более подробно.
Содержание. Указания о том, какую информацию должно содержать штатное расписание, предоставляло в свое время Минэкономики в письме от 16.12.2020 № 3512-06/74414-09. Ведомство отмечало, что это документ, который устанавливает для предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников. Поэтому
штатное расписание должно содержать наименования профессий (должностей), численность персонала и оклады для каждой профессии (должности)
Исходя из устоявшейся практики, предлагаем также указывать в штатном расписании: названия структурных подразделений и должностей (профессий) в разрезе каждого такого структурного подразделения; по каждой должности (профессии) — код по Классификатору профессий ДК 003:2010 (подробности ниже), количество штатных единиц, надбавки и доплаты, имеющие постоянный характер (при наличии). Не лишним в штатном расписании будет и месячный фонд заработной платы.
Кто должен разрабатывать проект штатного расписания на предприятии? Этот вопрос не урегулирован законодательством. Если на предприятии есть отдел организации труда и заработной платы, то обычно этим занимается именно такое подразделение. Если же такого подразделения нет, разработку штатного расписания можно поручить, например, кадровой службе (инспектору по кадрам) и/или бухгалтерии (отдельному бухгалтеру).
Согласовывать с профсоюзом проект штатного расписания не нужно, поскольку такого требования в законодательстве нет.
Процесс составления штатного расписания начинайте с определения структуры предприятия.
Структура предприятия. Здесь не следует путать со штатным расписанием такой специальный документ, как «Структура і штатна чисельність». Он обычно предшествует составлению «штатки» на крупных предприятиях, имеющих много подразделений, но не заменяет ее.
Если на вашем предприятии такого документа нет, определяйте структуру предприятия при составлении штатного расписания.
Наименования должностей и профессий. Обязательно придерживайтесь такого главного правила при их определении:
наименования должностей, работ и профессий в штатном расписании должны соответствовать профессиональным названиям работ, приведенным в Классификаторе профессий ДК 003:2010
В случае отсутствия в Классификаторе профессий ДК 003:2010 профессионального названия работы, которое полностью соответствует возложенным на работника обязанностям, выбирайте название профессии, которое наиболее полно соответствует трудовым функциям, задачам и обязанностям, которые выполняются или должны выполняться работником, и образуйте производное название профессии (см. разъяснение Восточного межрегионального управления Гоструда от 07.11.2025).
Учтите, что штатное расписание не должно содержать фамилий работников, занимающих ту или иную должность. Это обезличенный документ. Если занятые должности необходимо привязать к конкретным работникам, для этого используют штатно-должностную книгу.
Численность (штаты). Численность штатных единиц определяйте исходя из реальных потребностей предприятия.
Под штатной единицей понимают должностную единицу, установленную штатным расписанием. Учтите, что можно устанавливать и неполные штатные единицы — например, 0,75 или 0,5. Такой подход применяйте тогда, когда по определенной должности нет необходимости в полной занятости в течение всего рабочего времени.
Одна «целая» штатная единица может быть занята как одним работником, так и несколькими. К примеру, двое работников с неполным рабочим днем могут разделить между собой одну штатную единицу, занимая по 0,5 каждый. В таком случае они отрабатывают по 50 % рабочего времени и получают половину установленного по должности оклада.
Важно —
в штатное расписание следует включать все должности и профессии, которые могут занимать работники, независимо от условий трудового договора и особенностей условий труда
Итак, не забывайте указывать в штатном расписании должности (работы), которые занимают: совместители; работницы в отпуске в связи с беременностью и родами; работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком до 3/6/16/18 лет; работники, с которыми приостановлено действие трудового договора; мобилизованные работники или те, которые проходят военную службу по контракту; временные и сезонные работники; работники, которые работают по срочному трудовому договору, на условиях неполного рабочего времени, дистанционно, с гибким графиком работы и т. п.
При необходимости в штатном расписании указывают и вакантные должности — те, на которые предприятие планирует принимать работников. Ведь наличие вакантной штатной единицы по соответствующей должности (профессии) является предпосылкой для приема работника на работу (см. письмо Минсоцполитики от 13.09.2019 № 1127/0/204-19).
Оклады/ставки, доплаты, надбавки. Порядок формирования окладов / тарифных ставок, доплат и надбавок определяют обычно в коллективном договоре, положении об оплате труда и других локальных документах работодателя. Что касается штатного расписания, то оно не регулирует, а лишь отражает их установленные размеры.
Вместе с тем при составлении штатного расписания обратите внимание на следующие моменты.
1. Если у вас в схеме должностных окладов указаны оклады в определенном диапазоне («вилка» окладов), то в штатном расписании укажите конкретный размер оклада работника в пределах «вилки» с учетом его личных качеств, загруженности и напряженности труда (см. письмо Минсоцполитики от 17.03.2017 № 741/0/101-17/282).
2. В штатном расписании минимальный оклад / месячная тарифная ставка должна быть не меньше прожиточного минимума для трудоспособных лиц по состоянию на 1 января календарного года (см. ч. 6 cт. 96 КЗоТ). В соответствии с Законом Украины «О Государственном бюджете Украины на 2026 год» от 03.12.2025 № 4695-IХ прожиточный минимум для трудоспособных лиц на 01.01.2026 составляет 3328 грн. Поэтому
в штатном расписании на 2026 год размер оклада / месячной тарифной ставки работника не может быть ниже 3328 грн
При этом трудовую доплату до уровня минзарплаты в штатном расписании не указывайте, поскольку ее размер может меняться в зависимости от выполненной нормы труда в текущем месяце.
3. В случае, когда для определенной должности в штатном расписании предусмотрена не целая штатная единица, а только ее часть, указывайте полный должностной оклад по этой должности (как для целой штатной единицы).
4. Если по отдельным должностям установлены доплаты и/или надбавки, которые являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер, то их также целесообразно указывать в штатном расписании.
Если установлены часовые ставки. В случае применения на предприятии часовых тарифных ставок предлагаем следующие три варианта отражения их в штатном расписании.
Вариант 1. Вводим в штатное расписание отдельную графу «Годинна тарифна ставка». При этом в графе «Місячний фонд заробітної плати» проставляем сумму, равную произведению часовой тарифной ставки и среднемесячного количества рабочих часов, рассчитанного за тот календарный год, на который утверждается штатное расписание.
Вариант 2. Рассчитываем среднемесячную ставку, умножив установленную часовую тарифную ставку на среднемесячное количество рабочих часов в календарном году. Полученную сумму проставляем в графе «Оклад (тарифна ставка)». При этом в сноске или в примечании к этой графе указываем, что по этой должности (профессии) применяется почасовая оплата труда, и расписываем порядок расчета среднемесячной ставки.
Вариант 3. Размер часовой тарифной ставки по конкретной должности (профессии) проставляем в графе «Оклад (тарифна ставка)». В сноске или в примечании к ней указываем, что по этой должности (профессии) применяется почасовая оплата труда. Графу «Місячний фонд заробітної плати» заполняем по аналогии с первым вариантом.
В случае сдельной оплаты. Минсоцполитики в письме от 13.09.2019 № 1127/0/204-19 отмечало, что по должностям (профессиям), по которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании можно не указывать размер оплаты, а приводить только количество штатных единиц. При таком подходе в графе «Оклад (тарифна ставка)» проставляем прочерк или вписываем слово «відрядна». А в сноске или примечании к штатному расписанию отмечаем, что по этой должности (профессии) применяется сдельная оплата труда в соответствии с расценками, установленными положением об оплате труда (другим актом).
Утверждение. Штатное расписание утверждают:
— либо путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности;
— либо непосредственно грифом утверждения.
При этом датой документа считается дата его утверждения.
Внимание!
В штатном расписании желательно указывать дату его введения в действие, ведь дата утверждения штатного расписания и дата введения его в действие могут не совпадать
В случае необходимости штатное расписание согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации обязательно оформляют гриф согласования.
Подписывают штатное расписание, как правило, один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).
На рисунке ниже приведен фрагмент штатного расписания предприятия, утвержденного грифом утверждения.
Внесение изменений. Если изменения не существенные, то достаточно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Если изменений много, имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции.
В соответствии со ст. 32 КЗоТ об изменении существенных условий труда, в частности систем и размеров оплаты труда, изменении разрядов и наименований должностей, работник должен быть уведомлен в письменной форме не позднее чем за 2 месяца. Однако в течение действия военного положения соблюдать 2-месячный срок не обязательно (см. ч. 2 ст. 3 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ). Поэтому уведомить работника следует не позднее чем до введения новых условий.
Срок действия и срок хранения. Обычно штатное расписание утверждают на год, хотя периодичность его утверждения для предприятий небюджетной сферы законодательством не регламентирована. Поэтому можно ввести его в действие на квартал или на полугодие или вообще не устанавливать срок действия — тогда оно будет оставаться действующим до утверждения нового. В то же время практика показывает, что удобнее всего утверждать штатное расписание именно ежегодно, особенно при изменении прожиточного минимума.
Штатные расписания и перечни изменений к ним хранятся предприятиями, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда, по месту их составления и утверждения — 75 лет, в других организациях — 3 года (см. п. 37 Перечня, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5, далее — Перечень № 578/5).
Проекты штатных расписаний и другие документы по их разработке (справки, предложения, заключения) храните 3 года (см. ст. 38 Перечня № 578/5).