18.12.2025
Почнемо з того, що прямої норми щодо обов’язкової наявності штатного розпису на підприємстві (окрім бюджетної сфери) у законодавстві немає. Немає в ньому й визначення самого поняття «штатний розпис». Про те, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис, йшлося у ст. 64 ГКУ. Але з 28.08.2025 цей Кодекс утратив чинність. Тож навіть така непряма норма, яку раніше використовували контролери для обґрунтування обов’язковості «штатки», наразі вже не працює.
Водночас у численних роз’ясненнях як минулих років (див. лист Мінсоцполітики від 25.04.2013 № 336/13/155-13, лист Мінекономіки від 16.12.2020 № 3512-06/74414-09), так і нещодавніх, контролюючі органи послідовно наполягають на необхідності мати штатний розпис на підприємстві, попри відсутність чітких законодавчих вимог.
Так, зокрема, на думку Мінекономіки, викладену у листі від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09, затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці. При цьому відомство посилається на нормативні документи, в яких опосередковано згадується штатний розпис, — Правила організації діловодства та архівного зберігання документів.., затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, Класифікатор управлінської документації НК 010:2021 та інші.
Що стосується Держпраці, то його фахівці у листі від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а зазначили, що вважають за доцільне наявність у роботодавця штатного розпису. Вони пояснюють це, зокрема, згадуванням штатного розпису в п. 6 Довідника кваліфікаційних характеристик, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336.
Від себе додамо ще такі аргументи. Штатний розпис:
— містить перелік і назви посад (професій), наявних на підприємстві, тому ним зручно користуватися під час прийняття, переведення, звільнення працівників, складання кадрових наказів (розпоряджень), заповнення звітності (наприклад, графи 15 Д5 Об’єднаного звіту тощо);
— фіксує посадові оклади (тарифні ставки) за кожною посадою (професією), що дозволяє контролювати дотримання гарантії щодо виплати мінімальної зарплати, а також планувати витрати підприємства на оплату праці;
— відображає чисельність персоналу і таким чином допомагає визначити та проаналізувати чисельність штатних одиниць за кожною посадою (професією), а також за структурним підрозділом та в цілому по підприємству.
А чи слід мати штатний розпис ФОПам, які використовують працю найманих працівників? Для них чинне законодавство також не передбачає такого обов’язку (див. лист Мінсоцполітики від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133).
Тож складати «штатку» чи ні — як підприємства, так і ФОП, можуть вирішувати самостійно. Проте зі свого боку
радимо усім роботодавцям використовувати штатний розпис у своїй діяльності
Якщо ви згодні з цим, перейдемо разом до наступного кроку — визначення форми та змісту штатного розпису.
Форма. Підприємства небюджетної сфери розробляють форму штатного розпису самостійно, у довільній формі.
Під час його складання доречно взяти за основу форму штатного розпису, затверджену для бюджетних організацій наказом Мінфіну від 28.01.2002 № 57. Її можна пристосувати під специфіку свого підприємства, виходячи з його структури, положення про оплату праці, чисельності працівників тощо.
До того ж при розробці штатного розпису стане у пригоді й уніфікована форма штатного розпису, наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленому протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 № 7.
Певні складові штатного розпису вже були згадані вище у контексті переваг його наявності на підприємстві. Далі поговоримо про них більш детально.
Зміст. Настанови щодо того, яку інформацію повинен містити штатний розпис, надавало свого часу Мінекономіки у листі від 16.12.2020 № 3512-06/74414-09. Відомство зазначало, що це документ, який установлює для підприємства структуру, штати й посадові оклади працівників. Тож
штатний розпис має містити найменування професій (посад), чисельність персоналу і оклади для кожної професії (посади)
Виходячи з усталеної практики, пропонуємо також зазначати в штатному розписі: назви структурних підрозділів і посад (професій) у розрізі кожного такого структурного підрозділу; щодо кожної посади (професії) — код за Класифікатором професій ДК 003:2010 (подробиці нижче), кількість штатних одиниць, надбавки та доплати, які мають постійний характер (за наявності). Не зайвим у штатному розписі буде й місячний фонд заробітної плати.
Хто має розробляти проєкт штатного розпису на підприємстві? Це питання не врегульоване законодавством. Якщо на підприємстві є відділ організації праці та заробітної плати, то зазвичай цим займається саме такий підрозділ. Якщо ж такого підрозділу немає, розроблення штатного розпису можна доручити, наприклад, кадровій службі (інспектору з кадрів) та/або бухгалтерії (окремому бухгалтеру).
Погоджувати з профспілкою проєкт штатного розпису не потрібно, оскільки такої вимоги в законодавстві немає.
Процес складання штатного розпису починайте з визначення структури підприємства.
Структура підприємства. Тут не слід плутати зі штатним розписом такий спеціальний документ, як «Структура і штатна чисельність». Він зазвичай передує складанню «штатки» на великих підприємствах, які мають багато підрозділів, але не замінює її.
Якщо на вашому підприємстві такого документа немає, визначайте структуру підприємства при складанні штатного розпису.
Найменування посад і професій. Обов’язково дотримуйтеся такого головного правила при їх визначенні:
найменування посад, робіт і професій у штатному розписі повинні відповідати професійним назвам робіт, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010
У разі відсутності у Класифікаторі професій ДК 003:2010 професійної назви роботи, яка повністю відповідає покладеним на працівника обов’язкам, обирайте назву професії, яка найбільш повно відповідає трудовим функціям, завданням та обов’язкам, що виконуються чи повинні виконуватися працівником, та утворюйте похідну назву професії (див. роз’яснення Східного міжрегіонального управління Держпраці від 07.11.2025).
Зауважте, що штатний розпис не повинен містити прізвищ працівників, які обіймають ту чи іншу посаду. Це знеособлений документ. Якщо зайняті посади необхідно прив’язати до конкретних працівників, для цього використовують штатно-посадову книгу.
Чисельність (штати). Чисельність штатних одиниць визначайте виходячи з реальних потреб підприємства.
Під штатною одиницею розуміють посадову одиницю, встановлену штатним розписом. Зауважте, що можна встановлювати й неповні штатні одиниці — наприклад, 0,75 чи 0,5. Такий підхід застосовуйте тоді, коли за певною посадою немає потреби в повній зайнятості протягом усього робочого часу.
Одна «ціла» штатна одиниця може бути зайнята як одним працівником, так і кількома. До прикладу, двоє працівників із неповним робочим днем можуть поділити між собою одну штатну одиницю, займаючи по 0,5 кожен. У такому разі вони відпрацьовують по 50 % робочого часу та отримують половину встановленого за посадою окладу.
Важливо —
до штатного розпису слід включати усі посади та професії, які можуть займати працівники, незалежно від умов трудового договору та особливостей умов праці
Отже, не забувайте зазначати в штатному розписі посади (роботи), які обіймають: сумісники; працівниці у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами; працівники, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною до 3/6/16/18 років; працівники, з якими призупинено дію трудового договору; мобілізовані працівники або ті, що проходять військову службу за контрактом; тимчасові та сезонні працівники; працівники, які працюють за строковим трудовим договором, на умовах неповного робочого часу, дистанційно, з гнучким графіком роботи тощо.
За потреби у штатному розписі зазначають і вакантні посади — ті, на які підприємство планує приймати працівників. Адже наявність вакантної штатної одиниці за відповідною посадою (професією) є передумовою для прийняття працівника на роботу (див. лист Мінсоцполітики від 13.09.2019 № 1127/0/204-19).
Оклади / ставки, доплати, надбавки. Порядок формування окладів / тарифних ставок, доплат та надбавок визначають зазвичай у колективному договорі, положенні про оплату праці та інших локальних документах роботодавця. Що стосується штатного розпису, то він не врегульовує, а лише відображає їх установлені розміри.
Разом з цим при складанні штатного розпису зверніть увагу на такі моменти.
1. Якщо у вас у схемі посадових окладів зазначені оклади у певному діапазоні («вилка» окладів), то в штатному розписі вкажіть конкретний розмір окладу працівника у межах «вилки» з урахуванням його особистих якостей, завантаженості та напруженості праці (див. лист Мінсоцполітики від 17.03.2017 № 741/0/101-17/282).
2. У штатному розписі мінімальний оклад / місячна тарифна ставка має бути не меншим за прожитковий мінімум для працездатних осіб станом на 1 січня календарного року (див. ч. 6 cт. 96 КЗпП). Відповідно до Закону України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» від 03.12.2025 № 4695-IХ прожитковий мінімум для працездатних осіб на 01.01.2026 становить 3328 грн. Тож
у штатному розписі на 2026 рік розмір окладу / місячної тарифної ставки працівника не може бути нижчим за 3328 грн
При цьому трудову доплату до рівня мінзарплати в штатному розписі не вказуйте, оскільки її розмір може змінюватися залежно від виконаної норми праці в поточному місяці.
3. У разі, коли для певної посади в штатному розписі передбачена не ціла штатна одиниця, а лише її частина, зазначайте повний посадовий оклад за цією посадою (як для цілої штатної одиниці).
4. Якщо за окремими посадами встановлені доплати та/або надбавки, які є складовими системи оплати праці та носять постійний характер, то їх також доцільно зазначати у штатному розписі.
Якщо встановлені годинні ставки. У випадку застосування на підприємстві годинних тарифних ставок пропонуємо такі три варіанти відображення їх у штатному розписі.
Варіант 1. Вводимо до штатного розпису окрему графу «Годинна тарифна ставка». При цьому в графі «Місячний фонд заробітної плати» проставляємо суму, яка дорівнює добутку годинної тарифної ставки і середньомісячної кількості робочих годин, розрахованої за той календарний рік, на який затверджується штатний розпис.
Варіант 2. Розраховуємо середньомісячну ставку, помноживши встановлену годинну тарифну ставку на середньомісячну кількість робочих годин у календарному році. Отриману суму проставляємо в графі «Оклад (тарифна ставка)». При цьому у виносці або в примітці до цієї графи вказуємо, що за цією посадою (професією) застосовується погодинна оплата праці, та розписуємо порядок розрахунку середньомісячної ставки.
Варіант 3. Розмір годинної тарифної ставки за конкретною посадою (професією) проставляємо в графі «Оклад (тарифна ставка)». У виносці або в примітці до неї зазначаємо, що за цією посадою (професією) застосовується погодинна оплата праці. Графу «Місячний фонд заробітної плати» заповнюємо за аналогією з першим варіантом.
У разі відрядної оплати. Мінсоцполітики у листі від 13.09.2019 № 1127/0/204-19 зазначало, що за посадами (професіями), за якими встановлено відрядну оплату праці, у штатному розписі можна не вказувати розмір оплати, а наводити тільки кількість штатних одиниць. За такого підходу у графі «Оклад (тарифна ставка)» проставляємо прочерк або вписуємо слово «відрядна». А в виносці чи примітці до штатного розпису зазначаємо, що за цією посадою (професією) застосовується відрядна оплата праці відповідно до розцінок, установлених положенням про оплату праці (іншим актом).
Затвердження. Штатний розпис затверджують:
— або шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) з основної діяльності;
— або безпосередньо грифом затвердження.
При цьому датою документа вважається дата його затвердження.
Увага!
У штатному розписі бажано зазначати дату його введення в дію, адже дата затвердження штатного розпису і дата введення його в дію можуть не збігатися
У разі потреби штатний розпис погоджують з організацією вищого рівня. У такій ситуації обов’язково оформлюють гриф погодження.
Підписують штатний розпис, як правило, один із заступників керівника підприємства і керівник фінансової служби (головний бухгалтер).
На рисунку нижче наведено фрагмент штатного розпису підприємства, затвердженого грифом затвердження.
Внесення змін. Якщо зміни не істотні, то достатньо видати наказ про внесення змін до штатного розпису. Якщо змін багато, має сенс викласти штатний розпис у новій редакції.
Відповідно до ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці, зокрема систем і розмірів оплати праці, зміну розрядів і найменування посад, працівник має бути повідомлений у письмовій формі не пізніше ніж за 2 місяці. Однак протягом дії воєнного стану дотримуватися 2-місячного терміну не обов’язково (див. ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ). Тож повідомити працівника слід не пізніше як до запровадження нових умов.
Термін дії та строк зберігання. Зазвичай штатний розпис затверджують на рік, хоч періодичність його затвердження для підприємств небюджетної сфери законодавством не регламентована. Тому можна ввести його в дію на квартал або на півріччя чи взагалі не встановлювати термін дії — тоді він залишатиметься чинним до затвердження нового. Водночас практика показує, що найзручніше затверджувати штатний розпис саме щорічно, особливо при зміні прожиткового мінімуму.
Штатні розписи та переліки змін до них зберігаються підприємствами, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, за місцем їх складання та затвердження — 75 років, в інших організаціях — 3 роки (див. п. 37 Переліку, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, далі — Перелік № 578/5).
Проєкти штатних розписів та інші документи з їх розроблення (довідки, пропозиції, висновки) зберігайте 3 роки (див. ст. 38 Переліку № 578/5).