Доначислили больничные: как заполнить Д1

Больничные в Д1

В приложении Д1 Объединенной отчетности суммы больничных отражают в следующем порядке:

1) отдельно от других выплат, начисленных работнику в отчетном месяце;

2) с соответствующим кодом категории застрахованного лица.

Если больничные начисляет обычный работодатель, то в гр. 08 строки с их суммой проставляют код категории застрахованного лица:

— «29» — если нетрудоспособным был работник, к базе начисления которого применяли ставку ЕСВ 22 %;

— «36» — если болел работник с инвалидностью (ЕСВ — 8,41 %);

3) с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится период временной нетрудоспособности работника и за которые начислены больничные (в сумме, приходящейся на такой месяц). Месяц и год, за которые начислена нетрудоспособная выплата, указывают в гр. 10;

4) с указанием количества дней временной нетрудоспособности, приходящихся на соответствующий месяц болезни (в гр. 12).

Если впоследствии работодателю пришлось доначислить больничные работнику за предыдущий отчетный период (в частности, в связи с выявлением ошибок), то суммы доначисленных больничных следует отразить в месяце, в котором были осуществлены такие доначисления (п. 1 разд. IV Порядка № 4*).

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом МФУ от 13.01.2015 № 4.

В рассматриваемой ситуации ошибку в сумме начисленных больничных выявили в октябре 2024 года. Соответственно в этом же месяце она была исправлена (нужная сумма больничных доначислена в бухучете, в том числе больничные за первые 5 дней нетрудоспособности выплачены, корректирующее заявление-расчет подано в ПФУ для получения пособия по временной нетрудоспособности). А значит, сумма доначисленных больничных попадет в приложение Д1, сформированное за октябрь 2024 года.

При этом такое доначисление в приложении Д1 за октябрь 2024 года следует показать так:

— в гр. 08 нужно указать код категории застрахованного лица (см. выше);

— в гр. 10 — месяц, на дни которого приходится временная нетрудоспособность. В рассматриваемой ситуации работодатель доначислил работнику сумму больничных за июль 2024 года. Поэтому в гр. 10 будет стоять «072024»;

— в графах 16 и 17 — доначисленные суммы больничных;

— в гр. 20 — сумму начисленного единого взноса.

Обратите внимание, что гр. 12 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» заполнять не нужно. Ведь в рассматриваемом случае причиной доначисления больничных стала ошибка в исчислении средней зарплаты, а не количестве дней временной нетрудоспособности.

Если бы работодатель проводил исправление из-за неправильно определенного количества дней временной нетрудоспособности, то в гр. 12 нужно было бы прибавить или вычесть (указать со знаком «минус») то количество дней болезни, которое следовало прибавить или которое было лишним. Подробнее, как это сделать, читайте в статье «Больничные в Объединенной отчетности» // «Налоги & бухучет», 2024, № 3 (ср. ).

Пример

Допустим, что сумма зарплаты, начисленная работнику за октябрь 2024 года, составляет 18000 грн.

Определим сумму больничных, которая подлежит доначислению в октябре 2024 года за июль 2024 года из-за выявленной ошибки. Она составляет:

(614,75 - 590,16) × 15 = 368,85 грн.

В связи с этим в приложении Д1 за октябрь 2024 года формируем две строки:

— в первой строке отражаем сумму зарплаты, начисленную работнику за октябрь 2024 года;

— во второй — доначисленную сумму больничных за июль 2024 года (в гр. 10 указываем «072024»). При этом в гр. 12 количество дней временной нетрудоспособности не указываем (ведь здесь ошибки не было).

Заполним приложение Д1 на основании этих данных (см. рисунок).

Фрагмент приложения Д1 за октябрь 2024 года

Заметьте, если в гр. 12 строки с доначисленной суммой больничных не будет указано количество дней временной нетрудоспособности работника, бухгалтерская программа, в которой формируется приложение Д1, может выдать предупреждение об ошибке. Однако обращать на него внимания не следует. Ведь так программа просто напоминает вам о том, что в общем случае гр. 12 должна быть заполнена.