5. Организация документооборота

5.1. С целью упорядочения движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передача в обработку и в архив.

5.2. График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его автоматизации.

5.3. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

5.4. Работники предприятия, учреждения создают и подают первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

5.5. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером или лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, требования которых относительно порядка подачи в место обработки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.