6. Хранение документов

6.1. Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерская и другая отчетность подлежат обязательной передаче в архив.

6.2. Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерская и другая отчетность до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

6.3. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

6.4. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская и другая отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

6.5. Первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

6.6. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

6.7. Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерской и другой отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

6.8. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности из бухгалтерской службы и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера или лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

6.9. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности у предприятий, учреждений осуществляется в соответствии с законодательством.

6.10. В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия, учреждения письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также территориальному органу центрального органа исполнительной власти, который реализует государственную налоговую политику, государственную политику в сфере государственного таможенного дела, государственную политику по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, государственную политику в сфере борьбы с правонарушениями во время применения налогового, таможенного законодательства, а также законодательства по вопросам уплаты единого взноса, — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями, в 10-дневный срок.