Щоб правильно заповнити Звіт № Д4 за наявності різноманітних бухгалтерських помилок, насамперед потрібно визначити, в якому періоді було проведено нарахування тієї чи іншої виплати у бухгалтерському обліку; чи була ця помилка в заповненні ЄСВ-звіту (за ситуації, коли виплата була нарахована, тобто проведена в бухобліку, але у Звіті її відобразили неправильно) або зарплатна помилка (коли бухгалтер донараховує або сторнує суму зарплати, допомоги тощо).
У наведеному прикладі бухгалтер виконав вимогу ч. 4 ст. 19 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV і нарахував допомогу по вагітності та пологах виходячи з двократного розміру мінімальної заробітної плати (далі — МЗП), установленої в місяці настання «декретної» відпустки. Причому нарахування провели до набуття чинності Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про Державний бюджет України на 2015 рік» від 17.09.2015 р. № 704-VIII і всі розрахунки були здійснені виходячи зі старого розміру МЗП — 1218 грн. (до підвищення).
Оскільки в місяці настання страхового випадку МЗП установлена в новому розмірі, то й допомога по вагітності та пологах підлягає перерахунку. Таким чином, у вересні 2015 року була нарахована (проведена у бухобліку) одна сума, а після перерахунку в листопаді виникла необхідність у донарахуванні суми допомоги по вагітності та пологах. Таке донарахування, а отже, і відображення у бухобліку відбулося в листопаді 2015 року.
Ця ситуація не стосується помилок у ЄСВ-звіті. Донарахована сума включається до бази справляння єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) того місяця, в якому було проведено донарахування (провели в бухобліку). Отже, зобов’язання зі сплати ЄСВ виникнуть уже після нарахування доходу у вигляді донарахованої суми допомоги по вагітності та пологах. Тобто коригувати ЄСВ-звіт(и) за минулі звітні періоди із застосуванням коду типу нарахування (графа 10) «2» або «3» не потрібно. Аргументом на користь такого підходу є також п. 9 розд. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435, згідно з яким донарахування зарплати, лікарняних, декретних відображається в тому звітному періоді, в якому воно відбулося. Причому цим Порядком дозволено, зокрема, суми сторнованої допомоги по вагітності та пологах уносити з від’ємним значенням окремим рядком від поточної зарплати із зазначенням місяця, за який проводиться коригування. Донарахована сума допомоги по вагітності та пологах також буде відображена в окремих рядках з поділом за місяцями (із зазначенням місяця, за який донараховують допомогу). Єдина відмінність від сторнованих сум — суми донарахувань уносять з додатним значенням.
Таблиця 1. Сума донарахованої допомоги потрапить до рядків 1.5, 2.4.1 і 4.4. Відповідно ЄСВ у частині нарахувань з таких сум потрапить до рядка 3.4.1, а в частині утримань — до рядка 5.6.
Таблиця 6. Суми донарахованої допомоги по вагітності та пологах покажіть у ЄСВ-звіті за листопад 2015 року з кодом застрахованої особи «42» (графа 9), але не загальною сумою, а з поділом за місяцями. При цьому кількість рядків, що заповнюються, відповідатиме кількості місяців, на які припадає відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами і за які ви донараховуєте допомогу. У графі 11 вкажіть місяці «декретної» відпустки. У графах 17 і 18 — суми донарахованої допомоги, у графах 20 і 21 — суми утриманого (2 %) і нарахованого (33,2 %) ЄСВ. У графах 15 і 16 (кількість днів перебування у трудових відносинах і кількість днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) проставте прокреслення (не заповнюйте, якщо бухгалтерська програма формує ЄСВ-звіт автоматично) — ці дані ви заповнили під час первинного нарахування декретних. Графи 5 — 8, 22 — 25 заповнюєте у звичайному порядку.
Відобразимо все зазначене в цифрах. Візьмемо за основу дані, наведені в запитанні. Перерахунок суми допомоги по вагітності та пологах і ЄСВ, нарахований на неї (утриманий з неї), а також розмір необхідних донарахувань у листопаді 2015 року покажемо в таблиці нижче.
Місяці «декретної» відпустки | Кількість днів «декретної» відпустки | Сума допомоги, нарахованої у вересні 2015 року (МЗП = 1218 грн.), грн. | Сума перерахованої допомоги, грн. | Донарахована сума допомоги у зв’язку зі зміною розміру МЗП, грн. | ЄСВ, нарахований на донараховану допомогу по вагітності та пологах, грн. | ||
МЗП = 1378 грн. | з урахуванням ч. 4 ст. 19 Закону № 1105 | ||||||
«зверху» | «знизу» | ||||||
1 | 2 | 3 = гр. 2 х 80,03 грн.* | 4 = гр. 2 х 90,54 грн.** | 5 | 6 = гр. 5 - гр. 3 | 7 = гр. 6 х 33,2 % | 8 = гр. 6 х 2 % |
Вересень-2015 | 24 | 1920,72 | 2172,96 | 2172,96 | 252,24 | 83,74 | 5,04 |
Жовтень-2015 | 31 | 2480,93 | 2806,74 | 2756,00 | 275,07 | 91,32 | 5,50 |
Листопад-2015 | 30 | 2400,90 | 2716,20 | 2716,20 | 315,30 | 104,68 | 6,31 |
Грудень-2015 | 31 | 2480,93 | 2806,74 | 2756,00 | 275,07 | 91,32 | 5,50 |
Січень-2016 | 10 | 800,30 | 905,40 | 905,40 | 105,10 | 34,89 | 2,10 |
Разом | 126 | 10083,78 | 11408,04 | 11306,56 | 1222,78 | 405,95 | 24,45 |
* Середньоденна зарплата виходячи з МЗП, установленої в місяці настання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (1218 грн. : 30,44). ** Середньоденна зарплата виходячи з МЗП, установленої в місяці настання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (1378 грн. : 30,44). | |||||||
Приклад заповнення таблиці 6 покажемо на рисунку нижче.
Фрагмент заповнення таблиці 6 Звіту за формою № Д4 за листопад 2015 року