Насамперед нагадаємо: відповідно до п. 3 Методики розрахунку орендної плати за державне майно та пропорції її розподілу, затвердженої постановою КМУ від 04.10.95 р. № 786 (далі — Методика № 786), до плати за оренду індивідуально визначеного майна не включаються витрати на утримання орендованого майна та плата за послуги, які відповідно до укладених угод зобов’язуються надавати орендарю державне підприємство, організація, господарське товариство, на балансі яких перебуває це майно.
Зазначене свідчить про те, що вартість комунальних послуг, спожитих орендарем, не може бути включена до суми орендної плати і повинна сплачуватися орендарем окремо.
Що ж стосується комунального майна, то при здачі його в оренду установам слід керуватись регіональними методиками розрахунку орендної плати, затвердженими відповідними органами місцевого самоврядування.
Як правило, ці методики розробляються на основі Методики № 786 і містять вимогу, яка забороняє включення до орендної плати витрат на утримання орендованого майна.
Таким чином, орендар повинен сплачувати комунальні послуги на підставі окремого договору, укладеного з орендодавцем. Примірна форма Договору про відшкодування витрат балансоутримувача на утримання орендованого нерухомого майна та надання комунальних послуг орендарю затверджена наказом Фонду держмайна від 23.08.2000 р. № 1774.
Під час укладання такого договору орендодавець і орендар визначають порядок розрахунків за спожиті комунальні послуги.
Тепер перейдемо безпосередньо до розрахунків.
Застосування будь-яких норм споживання послуг з водопостачання та водовідведення, що існують у житлово-комунальному господарстві, у вашому випадку неможливе, оскільки приміщення установи, по-перше, не є житловим приміщенням, а по-друге, має прилад обліку.
Отже, кількість спожитих орендарем послуг з водопостачання і водовідведення слід визначати розрахунковим шляхом, використовуючи наявні дані щодо фактичного споживання установою послуг з водопостачання і водовідведення, кількості працюючих та режиму роботи.
У першу чергу розрахуємо, яка кількість спожитої води припадає на кожну особу, що перебувала у приміщеннях установи (в тому числі найманий працівник орендаря), у червні 2015 року. Для цього необхідно поділити кількість фактично спожитої води на кількість осіб, що нею користувались:
23 м3: 46 осіб = 0,5 м3.
Як бачимо, за 20 робочих днів червня 2015 року кожна з осіб, що перебувала в приміщеннях установи, спожила по 0,5 м3 води.
Проте при проведенні розрахунку необхідно врахувати той факт, що режим роботи орендаря не збігається з режимом роботи установи. Так, працівники бюджетної установи перебувають на робочому місці з 9:00 до 18:00, тобто 9 годин на день (з урахуванням перерви, під час якої також можуть використовувати воду), а найманий працівник орендаря працює з 9:00 до 17:00, тобто 8 годин на день.
Виходячи із зазначеного кількість спожитої води найманим працівником орендаря слід розрахувати пропорційно його фактичному перебуванню на робочому місці протягом 8-годинного робочого дня.
Виходить, що за 20 робочих днів червня 2015 року при 8-годинному робочому дні найманий працівник орендаря спожив 0,44 м3води (0,5 м3х 8 : 9), що у грошовому виразі становить 2,50 грн. (0,44 м3х 5,676 грн./м3).
Відповідно кількість послуг з водовідведення, яку необхідно буде відшкодувати орендарю, також становить 0,44 м3, що у грошовому виразі складає 1,41 грн. (0,44 м3х 3,216 грн./м3).
Отже, орендар за червень 2015 року повинен відшкодувати за спожиті послуги з водопостачання та водовідведення 3,91 грн. (2,50 грн. + 1,41 грн.).
Наприкінці зазначимо, що універсальної формули для проведення розрахунків за спожиті комунальні послуги немає і кожен із розрахунків слід проводити виходячи з конкретних обставин, що складаються в установі.