Перш за все зазначимо, що добові витрати є окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження. Добові витрати передбачають витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з відрядженням. Про це визначено у п. 15 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59).
При розрахунку сум добових під час відрядження насамперед слід керуватися постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98 (далі — постанова № 98).
Граничний розмір добових для відряджень у межах України, згідно з додатком 1 до цієї постанови становить 30 грн. на день.
Пунктом 2 постанови № 98 визначено, що в разі коли працівники, відряджені в межах України для участі у переговорах, конференціях, симпозіумах з питань, що стосуються основної діяльності підприємства, установи та організації, які відряджають працівників, за умовами запрошення безоплатно забезпечуються харчуванням організаторами таких заходів, добові витрати відшкодовуються у розмірах, що визначаються у відсотках сум добових витрат для відповідної держави згідно з додатком 1 до цієї постанови, зокрема 80 % при одноразовому, 55 % — дворазовому, 35 % — триразовому харчуванні.
У вашому випадку слід розібратися, чи є кава-пауза харчуванням.
На нашу думку, все ж таки є, адже, як усі знають, навіть чай у поїзді вважається харчуванням та оплачується за рахунок добових. Крім того, кава-паузи, як правило, передбачають, окрім самої кави, ще і легкий перекус.
Тож виходить, що у цьому випадку організатори конференції забезпечують учасників 4-разовим харчуванням.
Вважаємо, що у цьому випадку добові слід виплатити у розмірі 10,50 грн. (30 грн. х 35 %). І хоча зниження розміру добових при 4-разовому харчуванні постановою № 98 не передбачено, встановити процент такого зниження самостійно установа не має права. Тож у цьому випадку доцільно скористатися максимальним зниженням добових витрат, передбачених законодавством.
Також нагадаємо, як діяти у випадках, коли вартість харчування відома і, наприклад, включена до вартості проживання.
Так, якщо в рахунку за проживання зазначено конкретну вартість харчування, то установа не повинна оплачувати витрати працівника на харчування. Це випливає з абз. 4 п. 5 розд. II Інструкції № 59, згідно з яким витрати на харчування в цьому випадку оплачуються за рахунок добових.
Наприклад, вартість проживання в готелі за добу становить 230 грн. (з ПДВ). При цьому згідно з рахунком, наданим готелем, до вартості проживання включено вартість сніданку, який коштує 25 грн. У такому разі сума витрат на проживання, що підлягає відшкодуванню працівнику, дорівнює 205 грн. (230 - 25).
Звернемо увагу, що такому працівникові добові витрати виплачуються з розрахунку 30 грн. за добу.